基于工程資料管理工作中的問題及預(yù)防措施研究
廖靜
摘要；施工文件也就是我們通常說的工程資料,它是施工單位在工程施工過程中形成的與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體文件。施工單位已越來越重視這項工作。
關(guān)鍵詞：工程資料; 重要性; 現(xiàn)狀; 對策
前言
一個項目工程要保證一流的工程質(zhì)量，其內(nèi)涵也包括一流的工程資料質(zhì)量，而工程資料的形成質(zhì)量又直接受到施工管理水平高低直接或間接的影響。工程資料作為工程驗收和保證今后工程項目安全運行的重要文件，是工程項目在運行過程中檢修、維修工作的重要依據(jù)，所以，建設(shè)過程中必須保證資料完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實的記述和反映施工和竣工驗收的全過程，做到原始資料圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時又要按規(guī)范、標準填寫，使之符合歸檔要求。
一、資料管理存在的主要問題
1、施工綜合管理文件原件不齊全。
由于空間和時間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。例如：有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時又把關(guān)不嚴，同樣造成了原始文件遺失。
2、工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象。
隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現(xiàn)場驗收后，沒有按照國家行業(yè)標準規(guī)定要求**書面簽字，結(jié)果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。
3、施工資料格式不規(guī)范。
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，例如：有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動。
4、施工原始資料書寫不規(guī)范。
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，例如：有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
5、施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范。
交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了資料的使用價值。
6、單位工程多與技術(shù)、質(zhì)量人員少之間的矛盾
　　施工單位的特殊性,使得我們經(jīng)常會出現(xiàn)同時施工幾個單位工程的情況,有時工程還在不同的城市。這就與車間技術(shù)人員編制間產(chǎn)生了矛盾。每個車間就只有幾個技術(shù)人員、質(zhì)量檢查員的編制,而他們每天光審圖、到現(xiàn)場解決技術(shù)難題、檢查構(gòu)件質(zhì)量等工作就需要耗費很多的時間,資料制作大多數(shù)時候都是利用午休和下班后的時間。
二、相關(guān)的預(yù)防措施
　　1、從工程項目立項抓起是做好工程資料的前提。
目前，工程建設(shè)項目大多實行項目法人負責制的管理模式，項目法人既然對整個項目負責，自然也就意味著對項目的竣工資料負責，從工程項目立項開始就設(shè)立工程項目資料管理機構(gòu)和管理人員，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。
2、完善資料管理制度
針對公司特點逐步完善資料管理制度。項目部及各專業(yè)組、施工班組、車間有關(guān)職能部門應(yīng)有專人負責項目資料的制作、收集、整理與保管工作,并將其納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和工程技術(shù)人員職責考核范圍,做到職績掛鉤,獎懲兌現(xiàn)。
3、加強過程控制是保證工程資料真實有效的手段。
工程項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實負起責任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位高標準、嚴要求做好工程檔案資料。
4、分工明確,責任到人
公司將工程資料的編制按專業(yè)、管理部門的不同進行了劃分,并將每張表格的填寫都落實到人,這樣做大大提高了各項資料制作的及時性、準確性、真實性。如：現(xiàn)場工序交接檢查憑證由分管該項目的現(xiàn)場管理人員負責傳遞,使用完畢后交給該工程資料員保管。如工程流轉(zhuǎn)過程中該項資料缺失或滯后,影響到施工,就直接追究現(xiàn)場管理人員的責任。
　　5、運用合同法律手段是做好工程資料工作的重要保證。
工程項目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項重要內(nèi)容單獨列一條款，對工程文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、工程資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。
6、重視檔案知識宣傳教育是確保工程資料質(zhì)量的有力措施。
工程項目管理單位就應(yīng)高度重視和加強檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進行檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項目對竣工資料整理編制、工程項目驗收的基本要求進行培訓(xùn)。使工程項目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項目一開始就用規(guī)范化、標準化來嚴格要求，提高施工管理水平。通過舉辦檔案知識、資料填寫等各種培訓(xùn)班,組織全公司機關(guān)部室、車間分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)員、質(zhì)量員、資料員、材料員認真學(xué)習(xí)有關(guān)知識,提高大家對資料工作的認識,增強大家的責任意識,從而引起大家對資料工作足夠的關(guān)注和重視。
　　7、嚴格把住竣工驗收關(guān)，使工程資料發(fā)揮憑證作用。
進行竣工驗收的一個重要條件必須是工程資料達到項目要求，因此在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴把審查驗收關(guān)，對各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。總之，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理部門、工程項目專兼職資料管理員、項目主管部門檔案管理人員要密切配合，確保工程資料檔案的真實性和準確性。使工程資料在工程項目決算時，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。
8、制定相應(yīng)的激勵機制
將資料的制作、收集、整理與歸檔工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和工程技術(shù)人員、質(zhì)量檢查人員職責考核范圍,做到職績掛鉤,實行重獎重罰,對確保各項工程資料的及時性、完整性、準確性和歸檔質(zhì)量起著積極的作用。
(1)目標激勵。利用目標激勵是一種行之有效的管理辦法。根據(jù)在手工程情況建立資料管理目標,然后將目標逐層分解、細化,落實到每位相關(guān)人員�？己藘冬F(xiàn)的時間視情況而定。
(2)物質(zhì)激勵。在我們還沒有實現(xiàn)物質(zhì)極大豐富的時候,物質(zhì)激勵還是一種重要的激勵形式。所以利用物質(zhì)激勵是切實可行的。其方法主要有:一是建立資料管理獎勵基金。根據(jù)實際情況可設(shè)綜合獎和單項獎。二是建立經(jīng)濟責任制,定期考核兌現(xiàn)。
四、結(jié)語
　　工程資料管理工作是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項重要工作，是一項系統(tǒng)工程，是涉及各個專業(yè)技術(shù)部門的一項復(fù)合性工作，要保證工程資料完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及驗收的全過程，就必須不斷加強業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設(shè)一流工程項目提供資料方面的保證。
參考文獻
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