基于工程資料管理工作中的問題及預(yù)防措施研究-項(xiàng)目管理論文

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基于工程資料管理工作中的問題及預(yù)防措施研究
廖靜
摘要；施工文件也就是我們通常說的工程資料,它是施工單位在工程施工過程中形成的與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體文件。施工單位已越來越重視這項(xiàng)工作。
關(guān)鍵詞：工程資料; 重要性; 現(xiàn)狀; 對(duì)策
前言
一個(gè)項(xiàng)目工程要保證一流的工程質(zhì)量，其內(nèi)涵也包括一流的工程資料質(zhì)量，而工程資料的形成質(zhì)量又直接受到施工管理水平高低直接或間接的影響。工程資料作為工程驗(yàn)收和保證今后工程項(xiàng)目安全運(yùn)行的重要文件，是工程項(xiàng)目在運(yùn)行過程中檢修、維修工作的重要依據(jù)，所以，建設(shè)過程中必須保證資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實(shí)的記述和反映施工和竣工驗(yàn)收的全過程，做到原始資料圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時(shí)又要按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)填寫，使之符合歸檔要求。
一、資料管理存在的主要問題
1、施工綜合管理文件原件不齊全。
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。例如：有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
2、工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象。
隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收后，沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求**書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
3、施工資料格式不規(guī)范。
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，例如：有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動(dòng)。
4、施工原始資料書寫不規(guī)范。
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，例如：有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
5、施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范。
交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了資料的使用價(jià)值。
6、單位工程多與技術(shù)、質(zhì)量人員少之間的矛盾
　　施工單位的特殊性,使得我們經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)同時(shí)施工幾個(gè)單位工程的情況,有時(shí)工程還在不同的城市。這就與車間技術(shù)人員編制間產(chǎn)生了矛盾。每個(gè)車間就只有幾個(gè)技術(shù)人員、質(zhì)量檢查員的編制,而他們每天光審圖、到現(xiàn)場解決技術(shù)難題、檢查構(gòu)件質(zhì)量等工作就需要耗費(fèi)很多的時(shí)間,資料制作大多數(shù)時(shí)候都是利用午休和下班后的時(shí)間。
二、相關(guān)的預(yù)防措施
　　1、從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做好工程資料的前提。
目前，工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的竣工資料負(fù)責(zé)，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。
2、完善資料管理制度
針對(duì)公司特點(diǎn)逐步完善資料管理制度。項(xiàng)目部及各專業(yè)組、施工班組、車間有關(guān)職能部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的制作、收集、整理與保管工作,并將其納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和工程技術(shù)人員職責(zé)考核范圍,做到職績掛鉤,獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。
3、加強(qiáng)過程控制是保證工程資料真實(shí)有效的手段。
工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
4、分工明確,責(zé)任到人
公司將工程資料的編制按專業(yè)、管理部門的不同進(jìn)行了劃分,并將每張表格的填寫都落實(shí)到人,這樣做大大提高了各項(xiàng)資料制作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。如：現(xiàn)場工序交接檢查憑證由分管該項(xiàng)目的現(xiàn)場管理人員負(fù)責(zé)傳遞,使用完畢后交給該工程資料員保管。如工程流轉(zhuǎn)過程中該項(xiàng)資料缺失或滯后,影響到施工,就直接追究現(xiàn)場管理人員的責(zé)任。
　　5、運(yùn)用合同法律手段是做好工程資料工作的重要保證。
工程項(xiàng)目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對(duì)工程文件材料歸檔范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、工程資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。
6、重視檔案知識(shí)宣傳教育是確保工程資料質(zhì)量的有力措施。
工程項(xiàng)目管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案資料的基本知識(shí)宣傳和教育工作，有計(jì)劃、有措施、分期分批對(duì)工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項(xiàng)目對(duì)竣工資料整理編制、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行培訓(xùn)。使工程項(xiàng)目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。通過舉辦檔案知識(shí)、資料填寫等各種培訓(xùn)班,組織全公司機(jī)關(guān)部室、車間分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)員、質(zhì)量員、資料員、材料員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí),提高大家對(duì)資料工作的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)大家的責(zé)任意識(shí),從而引起大家對(duì)資料工作足夠的關(guān)注和重視。
　　7、嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程資料發(fā)揮憑證作用。
進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件必須是工程資料達(dá)到項(xiàng)目要求，因此在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等�？傊诳⒐を�(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理部門、工程項(xiàng)目專兼職資料管理員、項(xiàng)目主管部門檔案管理人員要密切配合，確保工程資料檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。使工程資料在工程項(xiàng)目決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。
8、制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制
將資料的制作、收集、整理與歸檔工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和工程技術(shù)人員、質(zhì)量檢查人員職責(zé)考核范圍,做到職績掛鉤,實(shí)行重獎(jiǎng)重罰,對(duì)確保各項(xiàng)工程資料的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和歸檔質(zhì)量起著積極的作用。
(1)目標(biāo)激勵(lì)。利用目標(biāo)激勵(lì)是一種行之有效的管理辦法。根據(jù)在手工程情況建立資料管理目標(biāo),然后將目標(biāo)逐層分解、細(xì)化,落實(shí)到每位相關(guān)人員。考核兌現(xiàn)的時(shí)間視情況而定。
(2)物質(zhì)激勵(lì)。在我們還沒有實(shí)現(xiàn)物質(zhì)極大豐富的時(shí)候,物質(zhì)激勵(lì)還是一種重要的激勵(lì)形式。所以利用物質(zhì)激勵(lì)是切實(shí)可行的。其方法主要有:一是建立資料管理獎(jiǎng)勵(lì)基金。根據(jù)實(shí)際情況可設(shè)綜合獎(jiǎng)和單項(xiàng)獎(jiǎng)。二是建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,定期考核兌現(xiàn)。
四、結(jié)語
　　工程資料管理工作是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)合性工作，要保證工程資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過程，就必須不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設(shè)一流工程項(xiàng)目提供資料方面的保證。
參考文獻(xiàn)
[1]　席相霖1現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理實(shí)用手冊[M]1北京:新華大學(xué)出版社,2004
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