信息管理論文企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)
發(fā)布時間：2014-04-02 11:27所屬分類：計算機信息管理論文瀏覽：1次加入收藏 查看PDF文件后下載PDF文件
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管為重點向以檔案
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
摘要：企業(yè)檔案管理的信息化程度標志著一個企業(yè)的現(xiàn)代化程度，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化成為新形勢下企業(yè)實現(xiàn)檔案管理改革的重點方向和發(fā)展目標。本文從企業(yè)檔案管理信息的概念出發(fā)，通過分析檔案管理信息化的意義以及現(xiàn)狀，找出當前檔案管理信息化面臨的問題，并提出相應(yīng)的對策，從這幾個方面對新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)作初步探究。
關(guān)鍵詞：檔案管理,信息化
一、檔案管理信息化的意義
信息化建設(shè)的程度反映了一個國家、地區(qū)、企業(yè)及社會經(jīng)濟發(fā)展的綜合實力，也是衡量企業(yè)管理水平的重要指標。檔案信息資源作為企業(yè)最重要的信息資源之一，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。
1.有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本。通過提高信息資源開發(fā)利用效率和擴大信息資源開發(fā)利用范圍，使企業(yè)能以降低信息成本實現(xiàn)共享管理成本，充分利用成員企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費用，降低生產(chǎn)成本，促進企業(yè)快速發(fā)展。
2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統(tǒng)的檢索方式下，費時費力，檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。
3.擴大了檔案服務(wù)范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據(jù)的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員，為社會了解企業(yè)提供了基礎(chǔ)，從而擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高
二、新時期檔案管理信息化的現(xiàn)狀
信息化使企業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化，近年來我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了長足的發(fā)展，但是仍有巨大的發(fā)展空間，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用能力仍有待進一步地加強。
1.信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加速了企業(yè)的檔案管理正在從傳統(tǒng)方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變，計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，同時也極大地推動了檔案管理工作的發(fā)展，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使得企業(yè)的檔案管理部門都在發(fā)生著重大的改變，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息資源的共享。
2.在市場經(jīng)濟中，企業(yè)檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了一定程度上提高，信息資源量逐漸增加，開放途徑也越來越多，使得信息資源建設(shè)的規(guī)模不斷擴大并趨于成熟。
3.檔案管理系統(tǒng)雖然在我國市場經(jīng)濟中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但仍沒有形成完善的規(guī)模和體系，實現(xiàn)不了對檔案的一體化管理。同時，由于對檔案信息化的標準和規(guī)范的建設(shè)也不夠完善，所以無法從根本上保證企業(yè)檔案管理的與時俱進。
4.企業(yè)的檔案管理的信息化工作需要綜合素質(zhì)較高的人才，但在現(xiàn)實中，檔案管理人員對于計算機技術(shù)的掌握知識有限，并且操作能力較低，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。
三、新時期檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
在信息高速發(fā)展的時代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案信息化建設(shè)逐漸成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性工作，但是在建設(shè)和管理的過程中仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在以下方面。
1.雙套制問題
盡管檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)大面積展開并取得相當?shù)某删�，但是在人們的檔案思維中，依舊是對紙質(zhì)的檔案心存依賴，認為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國家機關(guān)對已經(jīng)頒布的國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準中，都規(guī)定要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的，信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。
2.企業(yè)員工素質(zhì)有待提高
許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時的接受現(xiàn)代化的培訓以至于技術(shù)水平有限，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息技術(shù)處理能力，這使得檔案管理人員素質(zhì)成為制約信息化發(fā)展的重要因素。
3.標準和規(guī)范問題
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，并且檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這些都嚴重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
4.檔案信息化管理的安全意識較差
檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此重視對檔案的管理就至關(guān)重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經(jīng)濟損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。
四、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的主要措施
企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)是企業(yè)和社會發(fā)展的需要，是檔案管理發(fā)展的一種趨勢，因此，對企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要予以高度的重視，要切實給予人力、財力和物力上的支持，確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)得以有效的實施，使其更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。針對在建設(shè)檔案管理信息化的過程中出現(xiàn)的問題，提出實現(xiàn)檔案管理信息化的四項主要措施。1.提高對檔案管理信息化的認識。傳統(tǒng)的檔案管理工作處于一個封閉的空間里，管理者的思想觀念和管理工作都處于一個落后的階段，面對這種局面，應(yīng)重點加強管理者在觀念上的認識。管理者必須意識到，在商品經(jīng)濟激烈競爭的今天，檔案作為全社會最大的共享信息資源，在經(jīng)濟決策中起著至關(guān)重要的作用。
2.加強人才機制建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、辦事細心的工作態(tài)度，還要具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因此必須重視檔案人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時代的復(fù)合型檔案管理隊伍。
3.制定檔案管理信息化標準。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個過程。要統(tǒng)一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統(tǒng)一國家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。
4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護屏障。一方面，在企業(yè)檔案管理的建設(shè)初期一定要注意紙質(zhì)檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證企業(yè)信息的安全、完整；另一方面，要充分保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全，數(shù)據(jù)庫的自動備份、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒防范、嚴格的查閱權(quán)限和安全的加密保護功能都是企業(yè)需重點關(guān)注的問題。
五、總結(jié)
隨著信息科技的不斷發(fā)展，以及我國經(jīng)濟的快速進步，檔案管理信息化已成為經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展的保障。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)各部門之間的相互協(xié)調(diào)，需要企業(yè)高層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術(shù)等各個角度進行宏觀規(guī)劃和微觀操作。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身特點發(fā)揮在資本、技術(shù)等各方面的優(yōu)勢，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進一步提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息保障。
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