檔案信息數(shù)字化就是將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化就是在加強檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)最大限度地開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。
檔案信息數(shù)字化是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)
檔案信息數(shù)字化是將各種紙質(zhì)、照片、聲像、膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。在此基礎(chǔ)上，這些信息通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，才能實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，才能真正實現(xiàn)檔案資源的共享。隨著科學(xué)技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是社會發(fā)展的必然趨勢。
一、數(shù)字化檔案應(yīng)具備的條件。
檔案信息數(shù)字化要求對檔案進行分類整理、檔案的交接、標引錄入、圖像掃描與處理、案卷整理、移交儲存等工作全面采用計算機及相關(guān)技術(shù)的支持。主要包含以下內(nèi)容：
(一)檔案分類整理：要求對文檔進行分解整理，包括原件的拆卷、起訂、粘貼頁撕開、頁號編寫有誤的重新編號，并按掃描后的電子文件組織形式進行重新分類，以便于掃描時的批次處理。
(二)檔案交接：分類整理后的檔案應(yīng)以時間先后或其他分類項順序提出、交卷時編寫檔案的頁號、需要掃描錄入的文件頁號及抽取不需掃描的頁面，并按實際頁數(shù)填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。
(三)標引錄入：為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的標準性要求較高，但是要錄入的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上，一些文本域要在多個文件中選擇，所以錄入時需要相關(guān)檔案管理人員進行指導(dǎo)，制作相應(yīng)的錄入說明，確保文本域錄入的準確率。
(四)檔案拆分：檔案拆分前要對檔案進行統(tǒng)一的編號，編制總頁號后，要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號，兩個頁號需用鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時能夠清楚區(qū)別、核實頁數(shù)。檔案拆分時要嚴格按照要求，對不需掃描的頁份進行標注。
(五)檔案的掃描：原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。掃描人員按照要求，填寫移交清單(此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫)并簽字領(lǐng)取，再進行紙件掃描。掃描圖像使用先進的圖像掃描處理軟件(快圖像系統(tǒng))，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時，掃描人員根據(jù)原件的實際情況做相應(yīng)的調(diào)整。
(六)圖像處理：檔案數(shù)字化可采用自動處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過校對系統(tǒng)對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點，在校對時，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時返回前一工序進行改正。
(七)質(zhì)量檢驗：對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質(zhì)量進行全面檢驗。
(八)系統(tǒng)掛接：文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，由系統(tǒng)自動進行文字圖像與系統(tǒng)的匹配掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收。
(九)案卷整理：檔案管理工作嚴格按照國家檔案局規(guī)定的相關(guān)標準和本單位的實際情況進行有序的整理，安排專人負責(zé)案卷合并與整理。
二、數(shù)字化利用系統(tǒng)的功能。
數(shù)字化利用系統(tǒng)應(yīng)該能夠為利用者提供快捷的服務(wù)，為工作人員提供方便的管理。它包括以下一些功能：利用者登記、檔案檢索、檔案借閱管理等功能。
(一)登記、辦卡：利用者來到檔案館(室)后，首先進行登記。對于首次查檔的利用者，在登記時為其辦卡，在將利用者個人信息保存到數(shù)據(jù)庫的同時，將利用者的部分信息(如編號、查檔日期、人數(shù)、利用權(quán)限)保存到卡中，IC卡是利用者利用過程中**各種手續(xù)、上機操作的唯一憑證。對于續(xù)查的利用者，只需刷卡來完成續(xù)查登記。
(二)檢索：完成登記后，利用者可通過兩種方式進行檢索，即機檢方式(IC卡)和手工檢索方式。
(三)借閱：獲準調(diào)卷后，利用者以自己的IC卡為憑據(jù)到閱覽室進行閱覽。 
(四)復(fù)制：在對復(fù)制申請單進行審批后，管理人員即可為利用者復(fù)制相應(yīng)的檔案，并通過計算機計算并打印出利用者利用檔案的收費明細。
這樣就完成了從利用者登記、檢索、借閱、復(fù)制到收費的整個業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了對每一位利用者的服務(wù)及管理，在業(yè)務(wù)流程中生成的數(shù)據(jù)就成為了利用查詢、統(tǒng)計、分析的原始數(shù)據(jù)。
總之，檔案數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提高管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質(zhì)量，取得良好的社會效益和經(jīng)濟效益。不足之處，不能最大限度地開發(fā)利用已開放檔案資源。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理發(fā)展趨勢
檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是采用現(xiàn)代化的管理手段提高工作效率，由于計算機網(wǎng)絡(luò)能與各處相連，且分布面廣，同時具有雙向傳輸功能，不僅能提供檔案信息，還能獲取與檔案相關(guān)的信息，是傳統(tǒng)手工操作及現(xiàn)在檔案部門內(nèi)部的計算機數(shù)字化管理系統(tǒng)無法比擬的。
一、可以實現(xiàn)資源共享。
檔案館計算機數(shù)字化管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)化之后，各地的任何一個終端就可以使用網(wǎng)絡(luò)中任何一個計算機系統(tǒng)儲存的檔案數(shù)據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息將走出檔案館，面向社會，面向大眾，在更廣泛的領(lǐng)域里為更大地利用者服務(wù)。這對于開發(fā)和利用檔案資源，更好地發(fā)揮檔案的作用都有著重要意義。 
二、可以節(jié)約大量資金。
計算機網(wǎng)絡(luò)化后，相對增加了計算機存儲容量，提高了計算機使用效率。可以避免軟件研制方面的重復(fù)勞動，在使用其他軟件時只要送去必要的數(shù)據(jù)，即可獲得需要的結(jié)果，使硬件和軟件得到充分利用，為國家節(jié)約大量資金。
三、可以增強信息開發(fā)能力。
檔案在網(wǎng)上利用的開展，可以解決檔案人員力量薄弱，信息交流渠道不暢的實際問題，從而大大提高開發(fā)和傳遞檔案信息的強度和力度，使檔案工作進入良好的循環(huán)之中，以往檔案人員為開發(fā)檔案資源、檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作，運用檔案網(wǎng)絡(luò)化只許少量人力用在必要的檔案原件查閱工作上，檔案管理人員將有更多時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作上。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)化需要解決幾方面問題
1    解決網(wǎng)絡(luò)財力。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是將檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)輸送到利用者手上，使檔案信息資源達到社會共享。因此建設(shè)檔案信息化必須有一定的財力支持，在一些地方，檔案部門單獨建立網(wǎng)絡(luò)就財力而言是不可能的。為了既節(jié)約資金，又能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，必須在政府建立網(wǎng)站同時借助于政府力量在政府網(wǎng)站上占有一席之地，即把檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站銜接，也就是使用政府網(wǎng)站的服務(wù)器，檔案網(wǎng)站只配備交換機和操作平臺，這樣既省錢、省力又見效快。
2    內(nèi)外網(wǎng)相結(jié)合。
檔案館在建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)是要做到一套機器兩套網(wǎng)絡(luò)，即一套內(nèi)網(wǎng)、一套外網(wǎng)，內(nèi)網(wǎng)在局域網(wǎng)內(nèi)運行，外網(wǎng)可直接加入國際互聯(lián)網(wǎng)。這樣做其一可以加速檔案信息化的進行，檔案館可以集中力量搞好檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對依法開放的檔案直接錄入互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，對未開放檔案入局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫，一旦條件成熟就可以從內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入外網(wǎng)數(shù)據(jù)庫進入互聯(lián)網(wǎng)。其二可使數(shù)據(jù)庫常年進行建設(shè)，不斷充實數(shù)據(jù)含量。其三有利于正確處理檔案保密與開放的關(guān)系。
3    數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題。
檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的核心，各級檔案館應(yīng)當(dāng)集中精力搞好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)要做到：(1)先建立文件級開放目錄中心；(2)后建立未開放檔案文件級目錄中心；(3)對現(xiàn)行機關(guān)的檔案要抓好文檔一體化建設(shè)。在接收到期機關(guān)檔案的同時，接收同期的文件數(shù)據(jù)庫磁盤，然后再根據(jù)開放檔案的有關(guān)辦法對文件數(shù)據(jù)庫進

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