淺談實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化_檔案論文范文

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淺談實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化
徐寶瑞李莎
摘要：文檔工作一體化旨在實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作從組織制度和工作流程的一體化，最終實(shí)現(xiàn)提高文檔工作的效益。
關(guān)鍵詞：文秘檔案一體化
本文所稱的文檔一體化管理，是指把現(xiàn)行文件、檔案納入到一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行管理。該系統(tǒng)有統(tǒng)一的工作制度、統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心，使現(xiàn)行文件管理和檔案管理不再分野，從組織制度上和工作程序上使原本相對(duì)獨(dú)立而在不少環(huán)節(jié)上又互相雷同的兩種管理體系真正交融在一起，發(fā)揮系統(tǒng)的整體功能，從而減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡(jiǎn)稱《公文格式》)和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《公文處理辦法》)等法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，本文試就現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的規(guī)范接軌作一些探討。
1 現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的“一體兩面”關(guān)系
現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，是檔案的主要來(lái)源。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說(shuō)沒(méi)有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案�？梢�(jiàn)，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體的兩個(gè)方面，既緊密相聯(lián)，又相對(duì)獨(dú)立。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案界提出了文檔一體化的管理模式，這種管理模式便是文秘工作和檔案工作“一體兩面”關(guān)系的實(shí)際反映和科學(xué)應(yīng)用。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須從文秘工作和檔案工作的全局出發(fā)，從公文的生成、制法到歸檔管理的全過(guò)程中使用文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，特別是公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，保證文檔實(shí)體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作的信息共享和規(guī)范銜接。
2 當(dāng)前文秘工作和檔案工作銜接方面存在的主要問(wèn)題
2.1原稿不齊全，編號(hào)不規(guī)范
公文原稿的收集整理是公文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。有時(shí)候，辦文過(guò)程很規(guī)范，但實(shí)際歸檔時(shí)，卻只有定稿，缺了原稿或修改稿，從某種意義上講，修改稿特別是有領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具有存檔價(jià)值。還有的歸檔材料是傳真件，不經(jīng)過(guò)復(fù)印就存檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清。公文編號(hào)的差錯(cuò)一般則是由于登記不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確造成的，漏號(hào)、重號(hào)等亂號(hào)情況的出現(xiàn)，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。
2.2版面記錄不全，附件不規(guī)范
在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件只有主題詞而無(wú)抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門(mén)和發(fā)文時(shí)間，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編，給文件歸檔擬寫(xiě)案卷標(biāo)題增加了難度。有的“附件”字樣標(biāo)識(shí)不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號(hào)不一致，附件單獨(dú)裝訂時(shí)不標(biāo)識(shí)正文字號(hào)和排列序號(hào)，嚴(yán)重影響公文的規(guī)范立卷和歸檔。
2.3文種使用不當(dāng)，**程序不規(guī)范
出現(xiàn)“決定”和“意見(jiàn)”不分，“通知”和“通告”混用，有的該用“請(qǐng)示”卻用了“報(bào)告”，有的“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合二為一成“請(qǐng)示報(bào)告”，給公文受理機(jī)關(guān)帶來(lái)不便，影響了公文作用的發(fā)揮。公文的**程序雖說(shuō)是一個(gè)嚴(yán)密的體系，但在日常工作中，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無(wú)復(fù)核，不登記就印發(fā)等無(wú)序現(xiàn)象仍然存在，從而為檔案工作留下后患。
3 實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作銜接“標(biāo)準(zhǔn)化”措施
文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說(shuō)高水平的檔案管理必須建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上，現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作是一個(gè)整體。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代科學(xué)管理的客觀要求。
3.1增強(qiáng)“文檔一體化”意識(shí)
“文檔一體化”旨在加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的提前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案工作的優(yōu)劣，是衡量一個(gè)單位文明程度的重要標(biāo)志，文秘工作是檔案工作的基礎(chǔ)，今天的文件，就是明天的檔案。所以，一個(gè)有責(zé)任心的文秘人員頭腦中都要有“檔案”二字，在**每一件公文時(shí)，都要有一絲不茍地按公文形成的標(biāo)準(zhǔn)**的責(zé)任感，向單位檔案室移交符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的公文。
3.2明確部門(mén)職責(zé)，檔案立卷前移
文書(shū)部門(mén)立卷是《檔案法》早就明確的一個(gè)基本制度；《公文處理辦法》也規(guī)定，公文**完畢后，由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)“及時(shí)整理歸檔”。公文歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，又是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，是文秘工作和檔案工作真正意義上的銜接點(diǎn)。文秘人員應(yīng)對(duì)**完畢的文件材料進(jìn)行集中統(tǒng)一的保管，根據(jù)歸檔原則和方法，在檔案人員的指導(dǎo)和幫助下編寫(xiě)《歸檔目錄》，及時(shí)“對(duì)號(hào)入座”，使文件的歸檔工作日常化。這樣，既可方便平時(shí)查閱，又有利于年終的歸檔。所以，文書(shū)部門(mén)歸檔主要是指做好平時(shí)的歸檔工作，做到及時(shí)收集，及時(shí)歸檔，切忌拖拉積壓。特別是一年一度的經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議或幾年一次的黨代會(huì)、人大換屆等大型會(huì)議，檔案人員與文秘人員必須提前介入會(huì)議，將會(huì)議所有文件收集齊全歸檔；幾個(gè)單位聯(lián)合**的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或副本。需要指出的是，當(dāng)工作人員因故調(diào)離工作崗位，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定將本人暫存、借用的公文材料全部及時(shí)清交，以保證檔案材料的完整齊全。
3.3應(yīng)用全面質(zhì)量管理理論控制“文檔一體化”整個(gè)過(guò)程
全面質(zhì)量管理理論認(rèn)為產(chǎn)品質(zhì)量是生產(chǎn)過(guò)程的成果，好的產(chǎn)品質(zhì)量是在設(shè)計(jì)和生產(chǎn)等過(guò)程完成的，而不是靠最后檢驗(yàn)出來(lái)的。根據(jù)這一思想，全面質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)把影響產(chǎn)品質(zhì)量的各種隱患始終控制于產(chǎn)品生產(chǎn)的過(guò)程中。
文秘工作與檔案工作也是通過(guò)公文制作、歸檔、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等過(guò)程來(lái)完成的，每個(gè)過(guò)程之間環(huán)環(huán)相扣，一個(gè)過(guò)程出問(wèn)題就會(huì)影響到下一個(gè)工作環(huán)節(jié)。比如文書(shū)部門(mén)及業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有按照《檔案法》的規(guī)定按期如數(shù)將制成的公文連同底稿移交到檔案室，致使檔案室保存的公文不齊全，待檔案室將不齊全的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的公文移交到檔案館時(shí)，便造成了利用者應(yīng)當(dāng)查找到的原始公文，也因文秘人員沒(méi)有移交這些原始公文而未能查到，造成了一些疑難問(wèn)題缺少解決憑證，損害了文秘、檔案工作者的形象。因此，過(guò)程控制就是要對(duì)諸如文秘人員向檔案室移交公文過(guò)程中的每項(xiàng)工作過(guò)程進(jìn)行控制，努力提高移交、接收檔案的質(zhì)量，確保檔案中具有保存價(jià)值公文的齊全。通過(guò)工作過(guò)程的有效控制，使文秘工作與檔案工作的銜接能有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，規(guī)范運(yùn)作，互相促進(jìn)，互相監(jiān)督，共同提高。
3.4強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理
一要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。無(wú)淪文秘工作還是檔案工作，每個(gè)環(huán)節(jié)中的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一的觀念，明確認(rèn)識(shí)各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是全過(guò)程管理的前提。二要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《檔案法》、《公文格式》和《公文處理辦法》等法律法規(guī)對(duì)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求以及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是全過(guò)程管理的根本法，全體檔案人員和文秘人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。三要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立一支高素質(zhì)的、相對(duì)穩(wěn)定的文秘和檔案工作隊(duì)伍。四要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序**公文。制度和程序要盡可能細(xì)化，簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。比如，要嚴(yán)格執(zhí)行公文的行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用的文件；不但在公文正式印制前對(duì)審批簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進(jìn)行復(fù)核，而且在印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)按程序再次復(fù)審；在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號(hào)、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)方面嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)把握；發(fā)揮“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等隨文卡片的控制作用；合理確定文件的發(fā)布范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時(shí)嚴(yán)格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄濫送。
3.5適當(dāng)投入，提高人員裝備和技術(shù)水平
在建立一支有較強(qiáng)的政治覺(jué)悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍的同時(shí)，要配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)“全過(guò)程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都要體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高企事業(yè)單位檔案的質(zhì)量。