摘 要:內(nèi)部控制是強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范,規(guī)范管理行為,強(qiáng)調(diào)以預(yù)防為主的制度。目前事業(yè)單位的內(nèi)部控制存在諸多弊端,內(nèi)控體系不健全,本文對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析,并就加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制提出幾點(diǎn)建議。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;內(nèi)部控制;存在問(wèn)題;幾點(diǎn)建議
近年來(lái),事業(yè)單位管理水平總體上不斷提升,但是,仍存在管理制度設(shè)計(jì)不完善,實(shí)際執(zhí)行不到位,監(jiān)督走過(guò)場(chǎng)等問(wèn)題。具體表現(xiàn)為有些事業(yè)單位缺乏內(nèi)部控制,資產(chǎn)管理混亂,造成資產(chǎn)損失浪費(fèi);有些事業(yè)單位預(yù)算管理隨意;有些事業(yè)單位利用虛假發(fā)票或掩蓋不合規(guī)支出,或套取資金,設(shè)立“小金庫(kù)”;有些事業(yè)單位甚至采用“白條抵庫(kù)”、虛構(gòu)業(yè)務(wù)等方式貪污挪用財(cái)政資金。此外,出借銀行賬戶、違規(guī)處置國(guó)有資產(chǎn)、對(duì)外投資盲目、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同等現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。在這種情況下,加強(qiáng)和規(guī)范事業(yè)單位的內(nèi)部控制,對(duì)提高事業(yè)單位內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力,具有重大意義。
一、事業(yè)單位內(nèi)部控制的內(nèi)涵
內(nèi)部控制,是指單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo),通過(guò)制定一系列制度、實(shí)施相關(guān)措施和程序,對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控的動(dòng)態(tài)過(guò)程。內(nèi)部控制是現(xiàn)代管理理論的重要組成部分,它是一種強(qiáng)調(diào)以預(yù)防為主的制度,目的在于通過(guò)建立完善的制度和程序防止錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生,合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全完整、財(cái)務(wù)信息真實(shí)準(zhǔn)確,提高公共服務(wù)的效率和效果。
事業(yè)單位的內(nèi)部控制主要包括五大方面內(nèi)容:第一,內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境規(guī)定單位的紀(jì)律和架構(gòu),影響管理目標(biāo)的制定,是單位建立與實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。一般包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計(jì)、人力資源政策等;第二,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是及時(shí)識(shí)別、科學(xué)分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與實(shí)施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。主要包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì);第三,控制活動(dòng)?刂苹顒(dòng)是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,采用相應(yīng)控制措施,將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi),是實(shí)施內(nèi)部控制的具體方式。常見(jiàn)的控制措施有:預(yù)算控制、不相容崗位分離控制、內(nèi)部授權(quán)審批控制、業(yè)務(wù)流程控制、資產(chǎn)保護(hù)控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、信息技術(shù)控制等; 第四,信息與溝通。信息與溝通是及時(shí)、準(zhǔn)確的收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息,確保信息在單位內(nèi)部、單位與外部之間的有效溝通,是實(shí)施內(nèi)部控制的重要條件。信息與溝通 的要件主要包括:信息質(zhì)量、溝通制度、信息系統(tǒng)、反舞弊機(jī)制;第五,內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督是對(duì)內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況監(jiān)督檢查,評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性,對(duì)于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷及時(shí)加以改進(jìn),是實(shí)施內(nèi)部控制的重要保證。
二、事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
第一,事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)部控制的重視程度相對(duì)薄弱。
事業(yè)單位負(fù)責(zé)人在建立一個(gè)有力的控制環(huán)境中起著關(guān)鍵的作用。而目前事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不夠,只注重事業(yè)的發(fā)展,提高自己的“政績(jī)”,忽略了單位的內(nèi)部控制,缺乏對(duì)內(nèi)部控制的了解和掌握;還有一些事業(yè)單位負(fù)責(zé)人錯(cuò)誤的把財(cái)務(wù)部門的預(yù)算控制當(dāng)成企業(yè)的內(nèi)部控制,忽略了財(cái)務(wù)部門對(duì)單位的監(jiān)督作用,多數(shù)單位的會(huì)計(jì)人員僅僅扮演“付款員”的角色,事業(yè)單位雖然明確了各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的開(kāi)支范圍和標(biāo)準(zhǔn),但對(duì)于業(yè)務(wù)招待費(fèi),差旅費(fèi),辦公費(fèi)等不少經(jīng)費(fèi)支出,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后,均采取實(shí)報(bào)實(shí)銷制度,致使監(jiān)督與控制流于形式。
第二,事業(yè)單位內(nèi)部控制制度不完善,沒(méi)有覆蓋所有人員和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。
一是崗位設(shè)置問(wèn)題較多,不合理兼崗位現(xiàn)象較為普遍。不相容崗位分離控制,要求單位合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位,明確劃分職責(zé)權(quán)限,實(shí)施相應(yīng)的分離措施,形成相互監(jiān)督、相互制約的工作機(jī)制。不相容崗位不能合理設(shè)置,容易出現(xiàn)管理漏洞,發(fā)生舞弊行為。但在實(shí)際工作中, 由于事業(yè)單位的編制有限,人手緊張等原因,有些單位有不合理的兼崗現(xiàn)象,不相容職務(wù)未能合理分離。比如: 簽發(fā)支票人員、記錄支票登記薄人員、銀行賬的對(duì)賬工作人員沒(méi)有很好的分離制約。
二是授權(quán)審批制度有待改進(jìn)。 內(nèi)部授權(quán)審批控制,要求單位明確內(nèi)部授權(quán)審批的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等相關(guān)內(nèi)容,建立重大事項(xiàng)集體決策和會(huì)簽制度,相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、**業(yè)務(wù)。但有些事業(yè)單位長(zhǎng)期實(shí)行“一支筆”審批制度,使單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查流于形式。
三是業(yè)務(wù)流程控制體系不完善。業(yè)務(wù)流程控制,要求單位結(jié)合經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的性質(zhì)、范圍、規(guī)模和內(nèi)部控制要求,明確各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程,明確流程中計(jì)劃、審批、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的要求,做到各流程手續(xù)完備,相關(guān)文件、記錄和憑證完整。但有些事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)沒(méi)有明確的審批控制業(yè)務(wù)流程,有些經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的流程控制過(guò)于簡(jiǎn)單,僅僅局限在事后審批上,缺乏事前控制的程序,有些單位費(fèi)用開(kāi)支實(shí)行的都是事后“實(shí)報(bào)實(shí)銷”的制度,報(bào)銷流程都是采取“先審批后審核”的程序。
第三,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較為薄弱,賬務(wù)管理制度不健全。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制,要求單位建立健全本單位會(huì)計(jì)管理制度,強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制,規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告處理程序,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制不健全表現(xiàn)在:一是目前事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相對(duì)簡(jiǎn)單,會(huì)計(jì)核算不規(guī)范,資產(chǎn)家底不清。主要表現(xiàn)在:對(duì)原始憑證的審核粗糙,原始憑證的內(nèi)容填寫不全,財(cái)務(wù)核算處理不規(guī)范,比如預(yù)算外收入掛往來(lái)賬,以此來(lái)掩蓋收益;固定資產(chǎn)管理混亂,財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)制度未能有效執(zhí)行,賬外資產(chǎn)時(shí)有發(fā)生,部分單位沒(méi)有建立起定期財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)制度,有些單位固定資產(chǎn)賬上有但實(shí)際上己經(jīng)不存在了,而實(shí)際使用者的某些固定資產(chǎn)卻尚未作價(jià)入賬,形成賬外資產(chǎn),還存在著不同單位之間的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移,卻未**相應(yīng)手續(xù)。二是有些單位缺乏明確的崗位責(zé)任制度,會(huì)計(jì)人員對(duì)于其所處崗位的職責(zé)內(nèi)容不祥。有些單位的財(cái)務(wù)管理制度不健全,許多財(cái)務(wù)事項(xiàng)的運(yùn)作和管理措施僅是慣例,而沒(méi)有相應(yīng)的成文制度保證,管理的隨意性較大。
第四,預(yù)算控制比較薄弱 。預(yù)算控制,要求單位加強(qiáng)預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析、調(diào)整、決算編報(bào)、績(jī)效評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)的管理,強(qiáng)化對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的預(yù)算約束,實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制。部門預(yù)算有一套嚴(yán)格的程序和系統(tǒng),是事業(yè)單位特有的內(nèi)部控制手段之一。預(yù)算控制較薄弱主要表現(xiàn)為:一是預(yù)算的編制比較粗糙。目前部門預(yù)算的編制一般仍根據(jù)當(dāng)年財(cái)政狀況、上年收支實(shí)績(jī)、預(yù)算單位自身的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)進(jìn)行核定,大部分都還沒(méi)有細(xì)化到具體項(xiàng)目,預(yù)算支出達(dá)不到逐筆進(jìn)行核定的要求。二是預(yù)算剛性不夠。預(yù)算的計(jì)劃性、科學(xué)性不強(qiáng),預(yù)算調(diào)整追加較為頻繁,資金使用缺乏預(yù)見(jiàn)性,削弱了預(yù)算的約束控制力。
第五,監(jiān)督考核機(jī)制不到位。有些事業(yè)單位的內(nèi)部審計(jì)力度不大,直到政府審計(jì)部門來(lái)審計(jì)時(shí),才發(fā)現(xiàn)單位的財(cái)務(wù)管理極為混亂,關(guān)鍵崗位的工作人員多年貪污,挪用公款,數(shù)額甚至達(dá)到數(shù)億元之巨,而單位的負(fù)責(zé)人竟然從未察覺(jué)。目前,內(nèi)審機(jī)構(gòu)大多與會(huì)計(jì)部門平行,依附于執(zhí)行機(jī)構(gòu),權(quán)威性和獨(dú)立性不夠,在審計(jì)內(nèi)容上對(duì)事業(yè)單位內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)執(zhí)行指定職能的效率評(píng)價(jià)涉及不多,無(wú)法起到監(jiān)督資金的使用和管理情況。同時(shí),事業(yè)單位忽視內(nèi)部控制制度與考核掛鉤的監(jiān)督機(jī)制,形成了重考核,輕內(nèi)部控制的現(xiàn)象。
三、健全事業(yè)單位內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議
第一,增強(qiáng)單位負(fù)責(zé)人內(nèi)部控制意識(shí)。按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》(征求意見(jiàn)稿)和《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定,單位領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)單位內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé),單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。要強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人及至些相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí),以及單位財(cái)務(wù)部門在日常工作中適時(shí)宣傳等多種形式,使單位負(fù)責(zé)人真正確立起對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作和內(nèi)部控制制度建設(shè)的“第一責(zé)任人”意識(shí),重視內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度建設(shè),創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。
第二,健全事業(yè)單位內(nèi)控制度制度。事業(yè)單位必須建立健全內(nèi)部控制制度,以確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠,國(guó)家財(cái)產(chǎn)安全穩(wěn)定,不能用一般財(cái)經(jīng)法規(guī)替代內(nèi)控制度。一是單位應(yīng)當(dāng)建立健全崗位責(zé)任制。合理設(shè)置崗位,明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限,確保申請(qǐng)和審批、審批和執(zhí)行、業(yè)務(wù)經(jīng)辦和會(huì)計(jì)核算等不相容崗位相互分離。在具體業(yè)務(wù)分工上,不能由一個(gè)部門或一個(gè)人完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過(guò)程,而必須有其他部門或人員參與,并且與之銜接的部門或個(gè)人能自動(dòng)地對(duì)前面已完成工作的正確性進(jìn)行檢查。二是完善審批控制制度。明確審批的權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施。審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)審批,不得超越權(quán)限審批。重大支出應(yīng)當(dāng)由單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策,重大支出標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)本單位實(shí)際情況確定,不得隨意變更。三是完善業(yè)務(wù)流程控制體系。應(yīng)在整體框架下,系統(tǒng)排查業(yè)務(wù)流程,明確內(nèi)部控制重點(diǎn)和目標(biāo),識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),對(duì)存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)排序,然后分階段,有所側(cè)重地逐步建立健全內(nèi)部控制制度,必要時(shí)可以借助**機(jī)構(gòu)的力量。
第三,完善內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度 。針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制制度疏于建設(shè)的現(xiàn)狀,事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn),完善單位的財(cái)政管理制度,建立科學(xué)財(cái)務(wù)管理體系。
(一)做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。首先堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離,確保不相容機(jī)構(gòu)和崗位之間職責(zé)分明,相互制約、相互監(jiān)督,從而預(yù)防發(fā)生錯(cuò)誤和弊端,做到防范于未然,以保證會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)與完整。其次認(rèn)真抓好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范,使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,避免會(huì)計(jì)工作手續(xù)不嚴(yán)與職責(zé)不清的現(xiàn)象發(fā)生。三是建立完善的會(huì)計(jì)處理程序。按照會(huì)計(jì)處理程序所包括的會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、會(huì)計(jì)憑證的審核傳遞、會(huì)計(jì)核算的方法、會(huì)計(jì)賬簿設(shè)置與記賬要求等內(nèi)容。通過(guò)會(huì)計(jì)處理程序控制、手續(xù)控制和復(fù)核控制等措施,確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、及時(shí)性和完整性。四是嚴(yán)格內(nèi)部核對(duì)制度。對(duì)已完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行復(fù)查核對(duì),是強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的一項(xiàng)基本措施,是控制記錄使其正確可靠的重要方法。會(huì)計(jì)復(fù)查核對(duì)主要在預(yù)算、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性、會(huì)計(jì)資料的合法性、真實(shí)性和財(cái)產(chǎn)物資安全性等方面加以控制。
(二)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的內(nèi)部控制。
事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點(diǎn)之一是資產(chǎn)管理,事業(yè)單位一方面要按照不相容職務(wù)相分離的原則,建立完善的實(shí)物財(cái)產(chǎn)采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、計(jì)量、維修、資產(chǎn)處置崗位責(zé)任制。另一方面要建立嚴(yán)格的財(cái)產(chǎn)清理制度,明確財(cái)產(chǎn)清查的范圍、期限、組織程序,這樣不僅可以改善事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理,保護(hù)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的安全與完整,而且能夠通過(guò)定期或不定期的清查,發(fā)現(xiàn)財(cái)產(chǎn)物資的盈虧,毀損與報(bào)廢情況,及時(shí)查明原因,按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行處理,明確責(zé)任,確保單位的財(cái)產(chǎn)安全完整。
第四,強(qiáng)化事業(yè)單位預(yù)算控制。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的實(shí)際情況,建立健全預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、調(diào)整、決算編報(bào)、績(jī)效評(píng)價(jià)等內(nèi)部預(yù)算管理工作機(jī)制。預(yù)算控制是內(nèi)部控制的重要組成部分,特別是對(duì)有財(cái)政拔款的事業(yè)單位而言,所報(bào)的項(xiàng)目預(yù)算一經(jīng)財(cái)政部門批準(zhǔn), 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)批復(fù)的預(yù)算安排各項(xiàng)收支,確保預(yù)算嚴(yán)格有效執(zhí)行。一方面要加強(qiáng)項(xiàng)目立項(xiàng)和預(yù)算編制的公開(kāi)性和透明度。另一方面要嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算申報(bào)執(zhí)行、審核、監(jiān)督等不相容職務(wù)的分離,防止出現(xiàn)同一個(gè)人就能決定項(xiàng)目立項(xiàng),申報(bào)并執(zhí)行該項(xiàng)目預(yù)算。
第五,加大內(nèi)部控制制度的考核力度。
一是要保證內(nèi)控制度能有效地發(fā)揮作用,就必須對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的檢查和考核,才能了解內(nèi)控制度是否得到有效執(zhí)行,同時(shí)要將其同有關(guān)人員的考核與獎(jiǎng)懲緊密地結(jié)合起來(lái),獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,這樣才能最大限度地調(diào)動(dòng)有關(guān)人員的積極性和主動(dòng)性。在進(jìn)行考核時(shí),重點(diǎn)對(duì)單位內(nèi)部的工作流程執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤,如果一個(gè)單位內(nèi)部工作流程很科學(xué),合理,只要其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,就很快地在后一個(gè)環(huán)節(jié)被發(fā)現(xiàn)。同時(shí)要加大監(jiān)督考核的力度,在實(shí)施考核時(shí)可運(yùn)用內(nèi)部監(jiān)事、審計(jì)、財(cái)會(huì)的監(jiān)督力量,將考核結(jié)果與部門人員的獎(jiǎng)懲掛鉤。
二是加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì),強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的事后控制力度。內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的組成部分,建立內(nèi)部審計(jì)或類似的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)單位內(nèi)部進(jìn)行定期檢查,嚴(yán)格實(shí)行事前、事中、事后監(jiān)督,是強(qiáng)化內(nèi)部管理,防患于未然的重要措施。目前事業(yè)單位的內(nèi)控制度的方法似乎都側(cè)重于事前和事中控制,而對(duì)問(wèn)題出現(xiàn)后的處置很少涉及,一個(gè)有效的內(nèi)部控制制度應(yīng)該是全過(guò)程的,事前控制的目的在于做出正確的決策,制定切實(shí)可行的目標(biāo);事中的控制則是讓單位活動(dòng)按照一定的決策方向,目標(biāo)運(yùn)行;而事后的控制則應(yīng)側(cè)重于分析結(jié)果形成的原因,考核并作評(píng)價(jià),落實(shí)獎(jiǎng)懲,找出存在的弱點(diǎn)及隱患,進(jìn)而達(dá)到對(duì)單位內(nèi)部制度有效性的評(píng)估,并對(duì)欠妥部分做出相應(yīng)的調(diào)整,從而為管理者提供制定未來(lái)計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)。
【參考文獻(xiàn)】
1、《會(huì)計(jì)法》
2、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》(征求意見(jiàn)稿)
3、《高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》
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