檔案對于一個國家和民族來說，既是其社會實踐的產(chǎn)物、集體記憶的信息庫、民族文化的資源庫，又是民族文化的紐帶和階梯。高職院校檔案是學(xué)校的寶貴財富，具有憑證、參考和借鑒作用，是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容。檔案管理論文投稿期刊推薦《山西檔案》創(chuàng)刊于1984 年1月，期刊的辦刊宗旨是以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論為指導(dǎo)，堅持四項基本原則。加強檔案的收集、整理、利用和保護工作，為學(xué)校的改革和發(fā)展服務(wù)，推動高職院校教育事業(yè)的全面進步，是高職院校檔案工作人員應(yīng)有的職責(zé)。然而由于學(xué)校人事編制及學(xué)院系部辦公室配備人員設(shè)置等原因，尤其這類由中等專業(yè)學(xué)校轉(zhuǎn)型升格為五年制高職院校，無論是辦公室還是二級學(xué)院幾乎沒有一位是專職檔案員。所以兼職檔案員成為學(xué)校檔案管理的主力軍，兼職檔案員的檔案工作直接決定了學(xué)校的檔案工作。因此，提高學(xué)校兼職檔案員的檔案意識刻不容緩。

　　摘要：兼職檔案員已成為高職院校檔案管理的主力軍，他們的檔案工作直接決定了學(xué)校的檔案工作，提高學(xué)校兼職檔案員的檔案意識刻不容緩。本文簡述了高職院校兼職檔案員檔案現(xiàn)狀及造成兼職檔案員檔案意識缺失的原因，并提出了加強檔兼職檔案管理員檔案意識的措施。

　　關(guān)鍵詞：兼職檔案管理員,檔案意識,提高策略

　　一、高職院校兼職檔案管理員檔案意識現(xiàn)狀

　　高職院校檔案質(zhì)量如何，與兼職檔案員的檔案意識息息相關(guān)。雖然近年來學(xué)校對檔案作用的認(rèn)識有了一定的提高，檔案意識也在一定程度上得到了增強，但由于多種原因，一些兼職檔案員的檔案意識仍然較淡薄，具體表現(xiàn)如下。

　　1.思想輕視，責(zé)任意識不強。

　　兼職檔案員顧名思義是兼職，其他管理工作往往要占據(jù)其大部分工作時間和精力，不能全心從事檔案工作。雖然為了更好地保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量、提高檔案管理水平，大部分高職院校已經(jīng)普遍實行部門立卷制度，但很多兼職檔案員工作負(fù)擔(dān)重、壓力大，自然無暇顧及檔案工作。而且許多兼職檔案員并非“科班出身”，有些壓根不了解檔案收集管理，認(rèn)為檔案對學(xué)校發(fā)展沒多大作用，與平時教學(xué)、科研工作等關(guān)系不大。有的雖有一定的積累意識，但僅把文件材料作為方便自己日后工作的“工具”，將文件資料長期據(jù)為己有，嚴(yán)重影響檔案的完整性。更有甚者，有些兼職檔案員從沒想到文件資料的留存、收集和歸檔，使檔案資料不能得到保存，甚至流失。待學(xué)校迎接相關(guān)檢查時，才想起整理收集，其實已經(jīng)為時已晚。

　　2.顧此失彼，歸檔意識不強。

　　很多兼職檔案員認(rèn)為檔案就是干部人事履歷和黨政文書，平時只注意到關(guān)系本部門發(fā)展的各種紅頭文件的收集，而忽略在科學(xué)研究、比賽、講座等活動中產(chǎn)生的有保存價值的文件材料（包括圖表、表格、照片、音像實物等）都是檔案資源。比如，像教師在從事有關(guān)教學(xué)活動中形成的資料、學(xué)術(shù)活動的情況報告、在校外出版和發(fā)表的各種論著、論文等都是很有價值的檔案材料，但我們的兼職檔案員尚未明確意識到這些材料的寶貴，認(rèn)為這些是老師個人勞動的成果，沒必要把它們收集起來，長此以往，一筆寶貴的檔案資源就白白浪費掉了。

　　3.本末倒置，服務(wù)意識不夠。

　　檔案整理收集，為的是什么？理所當(dāng)然，是為了更多的人更好地利用。如何更好地利用，宣傳乃重中之重。而且檔案宣傳實際上體現(xiàn)的是自身對檔案的再認(rèn)識、再教育。然而兼職檔案員往往不主動做檔案的宣傳工作，認(rèn)為立卷歸檔、鑒定保管才是自己的重要工作。檔案宣傳工作應(yīng)該是檔案部門做的，與己無關(guān)。大多兼職檔案人員只做管理檔案的“看門人”，沒有充分挖掘檔案服務(wù)功能，忽略了檔案編研、檔案教育、檔案信息交流等工作。他們在工作中習(xí)慣于“重保管”、“輕利用”，采取“坐等待客”的服務(wù)方式，這勢必影響到學(xué)校檔案工作的健康發(fā)展。

　　二、提高兼職檔案員檔案意識的策略

　　一般說來，對檔案和檔案工作的認(rèn)識高一些，接觸多一些，檔案意識就會強一些，對檔案和檔案工作就會重視一些。因此，檔案意識可以通過多種有效途徑進行培養(yǎng)和提高。兼職檔案員檔案意識的提高是一個系統(tǒng)工程，不僅取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、單位的檔案工作機制、宣傳的力度，更有賴于兼職檔案員自身綜合素質(zhì)的提高和平時的實踐積累。筆者結(jié)合自己的工作實踐，覺得可從以下幾個方面提高兼職檔案員的檔案意識。

　　1.力求隊伍穩(wěn)定，明確責(zé)任要求。

　　首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視兼職檔案人員的配備，保持其相對穩(wěn)定，這是做好檔案工作的根本。檔案工作最講究延續(xù)性，如果檔案工作人員不停流動，不僅讓檔案工作人員沒有歸宿感，就連檔案管理工作本身也難以為繼。其次要支持他們做好工作，建立必要的獎懲措施，建立檔案工作長效評價機制，充分調(diào)動他們的積極性，明確兼職檔案員的責(zé)任要求。

　　2.高舉宣傳旗幟，提高檔案意識。

　　任何人的檔案意識都來自兩種途徑：外界灌輸、經(jīng)實踐后自我萌生。廣泛宣傳是增強學(xué)校檔案意識的重要手段。檔案的重要性和價值未被人們認(rèn)識，這與宣傳不夠不無關(guān)系。因此，進一步加大檔案工作的宣傳力度，讓學(xué)校師生聽到檔案的聲音，很有必要。兼職檔案員應(yīng)該主動加強對宣傳對象的研究，根據(jù)不同的對象明確宣傳工作的不同內(nèi)容和不同方式，使宣傳工作更具針對性而不浮于表面。一方面，宣傳檔案工作的重要意義，使全校上下達成共識，為檔案工作的開展提供良好的外部環(huán)境。另一方面，通過個人努力和現(xiàn)身說法，起到很好的示范帶動作用。

　　3.提高檔案利用，強化服務(wù)意識。

　　檔案不僅是作為歷史記錄被存放進檔案櫥柜，其價值在于利用。檔案意識的培養(yǎng)源于檔案的應(yīng)用。開放檔案，提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，顯示檔案在各項工作中的作用和價值，是體現(xiàn)檔案工作活力的有效手段，是強化檔案服務(wù)意識的關(guān)鍵。尤其當(dāng)下很多高職院校都在推行數(shù)字化校園管理平臺，各部門都可以和檔案員共享信息資源，擴大檔案收集的范圍，從而使檔案利用不再受時間和空間的限制，使檔案利用者更方便、快捷、直觀地找到需要的信息，這將大大有利于兼職檔案員檔案意識的增強。

　　4.加強實踐操作，培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)。

　　首先，加強檔案知識的學(xué)習(xí)。雖身披“兼職”二字，但專業(yè)法律知識容不得半點疏忽。兼職檔案員平常應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)，以提高自己的法律意識。

　　其次，加強檔案業(yè)務(wù)的實踐。兼職檔案員要隨形勢發(fā)展不斷更新知識結(jié)構(gòu)、改變舊方法習(xí)慣、提高檔案管理實踐能力。要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，熟悉檔案工作管理系統(tǒng)及功能，了解檔案資料收集保管技術(shù)，掌握歸檔文件整理原則及方法等。只有這樣才能準(zhǔn)確把握檔案收集的范圍、內(nèi)容、方法及要求，并根據(jù)檔案的價值載體和狀況，對檔案采取有效和安全方面的保護措施，從而延長檔案的保存時間和保存檔案的原始面貌，充分發(fā)揮檔案的潛在功效，這樣才能提高自身檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。

　　三、結(jié)語

　　只有兼職檔案員具備檔案意識，才會主動掌握“會編”本領(lǐng)，學(xué)會“善編”技巧，夯實“真編”作風(fēng)，才會克服“重藏輕用”的觀念，強化服務(wù)意識，進而才能深刻領(lǐng)會并堅信“檔案就是歷史”、“檔案就是憑證”、“檔案就是信息資源”、“檔案就是財富”、“檔案就是效率”、“檔案就是前進的階段”等理念。

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