摘要：高校教學(xué)檔案是學(xué)�？茖W(xué)管理中重要的信息資源。建立健全的高校教學(xué)檔案管理體制，是高校教師教學(xué)評(píng)估的主要依據(jù)，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和水平的標(biāo)志。要強(qiáng)化高校教學(xué)檔案管理及服務(wù)意識(shí)，努力探索高校教學(xué)檔案管理模式，合理配置和整合教學(xué)檔案信息資源，進(jìn)一步做好高校教學(xué)檔案工作，更好地為高校教學(xué)服務(wù)。

　　關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案;管理;服務(wù);

　　高校教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的記錄，高校教學(xué)檔案管理在學(xué)校整體工作中的重要性也日益突出。正確認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)水平，收好、管好、用好教學(xué)檔案，為高校改革和高校師生做好服務(wù)，進(jìn)一步提升教學(xué)檔案為學(xué)校教育教學(xué)改革及高校評(píng)估服務(wù)的質(zhì)量。

　　一、充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案管理重要作用

　　(一)高校教學(xué)檔案是高等學(xué)校師生在教學(xué)管理與教學(xué)實(shí)踐中形成的真實(shí)記錄，客觀地記錄了學(xué)校創(chuàng)建以來圍繞著教學(xué)活動(dòng)所經(jīng)歷的曲折發(fā)展過程，記錄了廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的許多寶貴經(jīng)驗(yàn)和重要的知識(shí)信息，它完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，真實(shí)地再現(xiàn)了高校各種教學(xué)活動(dòng)的歷史面貌。高校的教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是高校知識(shí)生產(chǎn)十分重要的基礎(chǔ)工作，教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，起著十分重要的作用。因此，高校要切實(shí)重視教學(xué)檔案的重要作用，進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范管理和科學(xué)利用，促進(jìn)教學(xué)改革，提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量。

　　(二)檔案反映教學(xué)活動(dòng)的客觀規(guī)律。高校教學(xué)檔案具有知識(shí)密集、教學(xué)信息集中、數(shù)量多和廣泛的特點(diǎn)。具體表現(xiàn)為：教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生成績、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教材、教學(xué)研究等方面的文字材料和聲像載體。完備齊全的教學(xué)檔案是高校正規(guī)化管理的重要組成部分，始終貫串在教學(xué)管理的全過程和各個(gè)方面，反映了教學(xué)活動(dòng)的客觀規(guī)律。教學(xué)工作在高校教育活動(dòng)中的重要地位，也必須通過教學(xué)檔案的積累來體現(xiàn)的�，F(xiàn)在有的高校檔案館開展現(xiàn)行文獻(xiàn)資料服務(wù)，是一種有益的嘗試，是檔案工作從“幕后”走向“前臺(tái)”的一種有效方式。它可以增強(qiáng)政策工作的透明度，保障廣大教職工和學(xué)生參與學(xué)校民主管理的知情權(quán)。

　　二、全面提升高校教學(xué)檔案服務(wù)水平

　　(一)高校檔案服務(wù)要人性化。

　　要搞好高校教學(xué)檔案管理工作，就要堅(jiān)持以人為本，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。高校的中心工作是教育人、培養(yǎng)人和塑造人，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更多的高素質(zhì)合格人才。作為高校教學(xué)檔案管理部門，其工作更要突出落實(shí)服務(wù)職能，更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展建設(shè)和教育教學(xué)各個(gè)方面。要拓展服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開展工作。根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要和自身?xiàng)l件，因地制宜開展相關(guān)服務(wù)，把檔案部門的資源優(yōu)勢(shì)充分利用起來，把檔案的能量充分發(fā)揮出來，高校教學(xué)檔案工作要提高管理水平，適應(yīng)和服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

　　(二)高校檔案服務(wù)要現(xiàn)代化。

　　現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，為高校檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在高校檔案管理工作實(shí)踐中，能否真正靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案應(yīng)用軟件系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)備為利用者提供服務(wù)，是衡量檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及其運(yùn)用能力的主要標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立教學(xué)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，是檔案管理在信息時(shí)代的重大轉(zhuǎn)型。同時(shí)高校普遍建立了數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校各種信息逐漸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，產(chǎn)生了大量的電子文件，極大地拓展了高校教學(xué)檔案的內(nèi)容，同時(shí)也為高校教學(xué)檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和管理提出了新的要求，使檔案的服務(wù)利用工作從面對(duì)面直接服務(wù)走向遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù);從手工查詢服務(wù)走向自動(dòng)檢索服務(wù);從被動(dòng)等待服務(wù)走向主動(dòng)咨詢服務(wù);從常規(guī)性服務(wù)走向高層次服務(wù);從一般性服務(wù)走向個(gè)性化服務(wù)，充分滿足各類利用者的多方面需求。

　　(三)高校檔案服務(wù)要擴(kuò)大化。高校檔案資料已由過去主要為行政管理服務(wù)擴(kuò)大為行政、教學(xué)、科研等各方面工作提供信息服務(wù)。特別是由于高校一直處在教育教學(xué)和科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，在接觸知識(shí)、獲取信息方面，高校檔案館有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件。圍繞著教學(xué)，高校每年都有很多優(yōu)秀的科研論文、論著和科研成果產(chǎn)生，所有這些都具有較高的科研學(xué)術(shù)水平，是可以而且必須充分利用的重要信息資源。通過開展現(xiàn)行文獻(xiàn)服務(wù)工作，發(fā)揚(yáng)檔案部門圍繞中心服務(wù)大局的優(yōu)良傳統(tǒng)，緊密結(jié)合高等學(xué)校工作實(shí)際，選擇好檔案部門服務(wù)中心工作的切入點(diǎn)和著重點(diǎn)，積極主動(dòng)做好服務(wù)工作為服務(wù)教學(xué)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在建立高校院系級(jí)教學(xué)檔案、學(xué)�？蒲许�(xiàng)目檔案，在充實(shí)館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)等方面做出新的探索。

　　三、建立健全高校教學(xué)檔案信息反饋機(jī)制

　　(一)建立檔案信息反饋機(jī)制。

　　高校教學(xué)檔案工作盡管是高校教學(xué)管理工作中重要的組成部分,但是由于各種原因，目前我國許多高校的教學(xué)檔案管理工作特別是檔案資料的研究利用仍存在一些問題。高校教學(xué)檔案管理工作是一種教學(xué)行為之后的整理歸類和再利用的活動(dòng),屬于事后行為,容易被人們所忽視而不重視它的重要作用。特別是高校教學(xué)檔案往往涉及招生情況、教學(xué)計(jì)劃、科研安排、學(xué)籍管理等方面，具有特定的目的性和時(shí)效性，當(dāng)某項(xiàng)計(jì)劃或特定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，對(duì)由此而形成的檔案資料的研究和再利用價(jià)值有時(shí)不被人們所重視。因此在實(shí)際工作中，需要進(jìn)一步深入研究建立檔案信息反饋機(jī)制，加強(qiáng)與利用者的交流,了解利用者的信息需求,特別是通過核心用戶的信息反饋來靈活調(diào)整服務(wù)的方式、服務(wù)內(nèi)容及信息開發(fā)的角度,充分提高教學(xué)檔案的研究利用價(jià)值。

　　(二)利用檔案信息反饋提升服務(wù)質(zhì)量。

　　加強(qiáng)高校教學(xué)檔案工作，要充分利用信息反饋的功能來進(jìn)一步提高管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量。信息反饋的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)高校教學(xué)檔案主要是為本單位服務(wù)，為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的特點(diǎn)來確定的，必須對(duì)高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式和服務(wù)方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案信息資源的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮教學(xué)檔案工作者的潛能和智慧，樹立開拓進(jìn)取的發(fā)展觀念，以自身的努力增強(qiáng)高校教學(xué)檔案部門的服務(wù)功能和發(fā)展能力。建立健全利用者反饋信息制度是發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案工作中存在問題及發(fā)展方向的最好途徑。為利用者設(shè)立多種形式的反饋渠道,設(shè)置館長信箱、留言板等多種形式的反饋渠道。

　　(三)利用檔案信息反饋改進(jìn)服務(wù)方式。

　　高校教學(xué)檔案管理工作要堅(jiān)持增大開放度，擴(kuò)大利用率的指導(dǎo)方針。要充分利用教學(xué)檔案自身資源，辦展覽，搞宣傳，采用靈活多樣，貼近方便群眾的服務(wù)方式，盡全力為利用者創(chuàng)造一個(gè)良好的利用教學(xué)檔案的環(huán)境，使高校教學(xué)檔案部門真正成為一個(gè)為學(xué)校教學(xué)乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)的信息中心。要改變過去你來我查，被動(dòng)應(yīng)付，坐等服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，積極準(zhǔn)備資料，及時(shí)提供信息，要有超前意識(shí)，緊密結(jié)合實(shí)際，做到學(xué)校的教學(xué)工作擴(kuò)展到哪里，教學(xué)檔案服務(wù)就延伸到哪里。為利用服務(wù)部門提供導(dǎo)向性的服務(wù)功能，有助于高校檔案館進(jìn)行深層次、專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息服務(wù)。

　　四、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，不斷拓展高校教學(xué)檔案服務(wù)領(lǐng)域

　　高校教學(xué)檔案的管理必須堅(jiān)持系統(tǒng)性和完整性。高校教學(xué)檔案采集和建立必須以檔案管理科學(xué)的基本原理為指導(dǎo)，以檔案的原始真實(shí)、系統(tǒng)完整和方便利用為目標(biāo)。要在院、系和教研室各個(gè)層面建立完善的高校教學(xué)檔案歸檔體系和制度，并納入有關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)人員、管理人員的職責(zé)范圍，將高校教學(xué)檔案工作與教學(xué)管理等工作實(shí)行同步管理，確保高校教學(xué)檔案的系統(tǒng)與完整，為更好地拓展高校教學(xué)檔案服務(wù)領(lǐng)域打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　(一)增強(qiáng)教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)意識(shí)。

　　充分利用高校教學(xué)檔案為學(xué)校教學(xué)和科研等工作服務(wù),是高校教學(xué)檔案的生命力所在。高校教學(xué)檔案是否得到充分利用，是否對(duì)學(xué)校工作產(chǎn)生效益,是衡量高校教學(xué)檔案工作做得好壞的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案工作者要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極主動(dòng)開展檔案服務(wù)利用工作。

　　(二)加大高校檔案工作的宣傳力度。

　　高校教學(xué)檔案只有被利用，才能發(fā)揮作用,才能產(chǎn)生教學(xué)檔案利用效益。要加大高校教學(xué)檔案工作的宣傳力度，提高師生和管理人員對(duì)教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，讓廣大教職工重視教學(xué)檔案工作。按照集中統(tǒng)一管理的原則，把分散在教學(xué)部門和個(gè)人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進(jìn)行統(tǒng)一管理，這就是檔案所帶給人的真實(shí)感和歷史凝重感是其他宣傳教育方式所無法替代的，這種方式往往更直觀、更生動(dòng)、更有效。

　　(三)開發(fā)利用檔案資源，服務(wù)教學(xué)科研。

　　高校教學(xué)檔案管理部門要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),主動(dòng)開展工作。學(xué)校檔案管理部門要根據(jù)本單位的中心任務(wù),找準(zhǔn)教學(xué)檔案工作的最佳且入點(diǎn),為各項(xiàng)工作提供全方位、多層次、高水平的服務(wù)。平時(shí)根據(jù)社會(huì)需要和自身?xiàng)l件,因地制宜開展相關(guān)服務(wù),把檔案部門的資源優(yōu)勢(shì)充分利用起來,把檔案的能量充分發(fā)揮出來,把檔案人員的積極性充分調(diào)動(dòng)起來,精心確定檔案服務(wù)的重點(diǎn)方向,拓展教學(xué)檔案服務(wù)領(lǐng)域。同時(shí)高校教學(xué)檔案工作者應(yīng)及時(shí)掌握國內(nèi)、國際最新科研成果和動(dòng)態(tài)，全面了解本校科研人員的科研項(xiàng)目與需求，不失時(shí)機(jī)地提供相關(guān)信息，搞好配合與服務(wù)。還要加快教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),檔案信息化建設(shè)必然加快檔案管理由資料收存向信息傳播轉(zhuǎn)變的革命性變革過程。

　　總之，提供檔案資料的優(yōu)質(zhì)服務(wù)是高校教學(xué)檔案工作者永恒的主題，采取各種措施、方法來保證高校教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)化，對(duì)高校教學(xué)檔案信息服務(wù)的方式方法的創(chuàng)新，都同樣是高校教學(xué)檔案工作者在信息時(shí)代面臨的重大課題。作為高校教學(xué)檔案管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案的重要性,確立服務(wù)意識(shí),優(yōu)化服務(wù)方式，提高服務(wù)層次，使之真正成為利用者的“信息中心”。

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