摘要：文檔資料的整理及檔案管理是企業(yè)管理的一項重要工作，特別是在工程建設過程中，組織規(guī)范的工程資料對于工程本身的建設以及后期的運行維護都有著重要的意義。工程檔案是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務。

關鍵詞：技術資料;工程檔案;工程項目管理 ;檔案資料

一、工程技術資料管理中存在的問題。

建筑工程施工技術資料是工程項目有關各方在建設管理、質量控制以及技術措施等方面的原始記錄，是工程竣工驗收的重要依據(jù)，也是日后維修、擴建、改建、重建的重要檔案依據(jù)。也是反映工程質量和管理水平的依據(jù)。工程技術資料是建筑施工中的一項重要組成部分，一套完整的建設工程技術資料，應當真實反映建設的全部過程，從工程項目建議書、可行性研究報告直至工程竣工結束。工程技術資料可分工程前期審批資料、過程施工資料、竣工資料，其中，過程施工技術資料是對工程進行檢查、維護、管理的參考資料，更是建設單位與施工單位對工程上進行竣工決算的有力憑證。當前工程技術資料管理中存在一些較為普遍的問題。

1、存在較為普遍的問題

工程前期審批資料是建設單位在項目申報時產生的資料，從項目建議書、可行性研究直到領 出工程項目施工許可證為止，需經過十幾家自治區(qū)市級行政職能部門的審批蓋章，每一個職能部門又會產生很多資料，由于建設單位工程項目管理班子基本缺乏施工技術資料管理知識，而工程項目前期審批過程比較長，涉及的行政職能部門較多，沒有專職人員系統(tǒng)整理會造成資料管理混亂。過程施工資料是工程施工過程產生的資料，是施工活動中過程控制的重要體現(xiàn)。由于施工單位施工班子配備不齊全，現(xiàn)場不設專職資料員的現(xiàn)象較為普遍，通常施工資料由技術負責人代做工程技術資料或有資料員兼職，造成各項資料內容書寫簡單，字體不規(guī)范，技術術語使用不標準，簽字蓋章殘缺不全;施工資料與實際進度和建設情況不符：施工材料早已在工程中使用，但相應的產品合格證、質保單好材料復試結果還未上報監(jiān)理審核;施工技術資料存在不完整、不真實現(xiàn)象，有些項目不能在一個分項/分部工程結束后及時整理好收集有關資料，而是集中事后收集整理補齊，某些單位為保證資料在時間部位上的延續(xù)好資料的整潔，可能將填寫的日期有提前現(xiàn)象，造成資料的真實性;建設、監(jiān)理、施工單位在進行工程資料收發(fā)時未按規(guī)定**交接手續(xù)，無文字記錄;資料匯總分類不明確，資料前后順序有誤，卷內有重復資料等等。

2、存在問題的處理措施和方法

工程技術資料是各個階段逐步形成的，時間跨度很大，一個項目的建設往往需一年甚至幾年的時間，而整個工程建設過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是專業(yè)技術人員，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。建設單位在前期審批過程中產生的資料應有專人負責保管，資料進出應有明確的書面登記，做好臺賬。等到前期審批工作完成后應整理完成，并裝訂成冊，這樣便于資料保存和保證資料的完整性，也極大地方便了在施工過程中工程技術人員的資料查詢。根據(jù)施工資料產生于施工過程的特點，在資料整理收集過程中， 應明確人員分工，具體細化有關人員的責任，相互配合，及時反饋有關信息，各部門專業(yè)技術人員負責本專業(yè)的原材料、分部分項工程的隱蔽工程驗收及有關施工資料收集、匯總及整理，定期將整理完的施工資料交給專職資料員，由資料員按規(guī)范要求對施工資料進行分類整理和歸檔。只有這樣才能保證施工資料與現(xiàn)場施工進度相符，也保證了資料的真實性。工程竣工驗收后，建設單位應及時組織規(guī)劃、環(huán)保、人防、衛(wèi)生、消防等驗收，直至完成房屋產權證的申領工作。?

工程技術資料是工程建設過程中每個建設階段，每一道施工工序、分項、分部工程的原始記錄。有關職能部門對工程進行財務審計是在審核整個工程技術資料的基礎上，對工程前期審批、工程招投標、工程決算進行審查，以驗證工程建設是否符合規(guī)范要求。監(jiān)理工程師對工程的驗收是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。

3、推行全面科學化系統(tǒng)的管理

建設工程施工資料是指在工程建設過程中，建設單位、施工單位、監(jiān)理單位從立項到建成交付使用過程中，所形成的應歸檔保存的文件、文件記錄、圖紙、表格、音響制品等形式與載體的信息記錄。施工資料的形成、收集、整理，已逐步實現(xiàn)計算機管理。

我們應結合工程實際，完善檢測手段，強化過程管理，提高科技含量，規(guī)范組卷方法的原則，充分考慮到建筑工程施工資料管理的科學化、規(guī)范化和信息化，強化了工程建設各方主體對工程施工資料的管理職責。補充了國家現(xiàn)行施工質量驗收規(guī)范中對施工資料增加的內容，統(tǒng)一了組卷的原則和方法。提出了工程施工資料計算機管理的要求。這就要求施工單位配備計算機和工程技術資料軟件，做好各方面人才的培訓再教育工作，提高綜合素質，進行全面的施工質量控制，比如施工組織設計應在施工前完成，由技術部門編寫并經施工單位的技術負責人審批，填寫《施工組織設計(方案)審批表》，再報項目監(jiān)理機構和建設單位審批后實施。建筑安裝工程的重要設備，系統(tǒng)調試，空載和負荷運行應編制安裝調試、試運行方案等等。只有圖紙會審，施工組織設計，技術交底、隱蔽驗收，分部分項單位工程檢驗評定記錄、竣工驗收、質量回訪等等一系列工作，都做到科學、系統(tǒng)的管理，才能收到顯著效果，保證技術資料的真實性。

二、工程項目管理部門檔案資料質量的控制

工程項目管理是以工程項目為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個臨時性的專門性的柔性組織，對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制，以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理和項目目標的綜合協(xié)調與優(yōu)化。它可以被稱為一項復雜的管理過程。工程項目管理的目標是完成工程項目任務，其中包括工程檔案的審核與歸檔。工程項目管理部門檔案資料質量的控制重點在以下三個方面：施工圖設計文件(含變更)、廠家資料、現(xiàn)場施工文件。

1、施工圖設計文件(含變更)質量的控制：

施工圖設計文件由設計院編制，是現(xiàn)場施工的依據(jù)，也是編制竣工圖的依據(jù)。各設計院所出的變更單也基本存在工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等與規(guī)定的有所差異，重號、缺號情況較為普遍，并有大量的傳真件、大量的變更內容。同時，代材單、變更單不注明原圖號，給編制竣工圖增加了難度。

做好設計文件質量的控制，首要的一點是資料人員要了解各設計院的特點，做好驗核工作，驗核的要求包括：

①清單與實物是否相符，目錄與內容是否一致;

②圖紙的工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等是否與規(guī)定的一致;

③本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯誤，代材單、變更單、工程聯(lián)絡單是否規(guī)范、有無重號或空號，存在哪些復印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。來目錄時核對該目錄及目錄下的所有文件，來分目錄時核整個專業(yè)的所有文件，來總目錄或總分目錄時核整個裝置或單元的所有文件。驗核應做到：發(fā)現(xiàn)問題及時進行匯總、處理，不能及時處理的應做好跟蹤。所有設計文件存在的問題都應在項目中間交接前全部解決。

2、廠家檔案質量的控制

廠家檔案資料包含了物資供應中心采購部分(即甲方采購)及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門經過一段時間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領取及驗核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項目名稱、設備儀器儀表名稱及位號、資料名稱等，并進行驗核清單與實物是否對應，每臺設備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求(整潔、清晰、簽章齊全)，壓力容器應同時有竣工圖章和壓力容器設計資格章等。并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機泵的隨機資料除了泵本身的性能曲線、使用說明書等外，一般應有電機的使用說明書(利舊除外);新氫壓縮機組應包括壓縮機部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當?shù)奶嵝�，結果發(fā)現(xiàn)廠家不按合同匯總移交，EPC單位質檢人員不認真把關，造成隨機資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價，但在一定程度上影響了歸檔時間。

3、施工文件質量的控制

檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內容體現(xiàn)在項目圖紙之中，若干套圖紙構成一個完整的項目，這一點，項目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項目管理單位應做好：下達計劃要科學，圖紙發(fā)放要嚴格按計劃，資料的歸檔嚴格根據(jù)圖紙的發(fā)放情況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作。

如何在項目管理過程中進行檔案資料質量的控制，對國內的工程項目管理來說是一個盲點，工程建設自然不能獨善其身，需要有一個循序漸進的過程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一管理，即使工程管理更結合檔案的要求進行，又使檔案人員更接近工程、了解工程，減少雙方之間的重復工作，雖然對本已滿負荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可通過適當?shù)脑鰡T解決;對于專門的項目管理單位、施工單位，應培訓檔案資料人員，讓資料人員同時既是檔案專業(yè)人員，又是工程或工程管理人員，使之更好地架起檔案與工程的橋梁，以確保工程檔案的完整、準確，都為較為妥善的辦法。而解決的根本還在于：將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個工作人員發(fā)揮最大的優(yōu)勢，盡職盡責地完成工程項目，規(guī)范的檔案自然就水到渠成。

三、重視工程檔案工作

1、要重視工程檔案工作，理解檔案工作的意義。

搞好工程檔案的意義至少有三層。其一、工程檔案是工程建設的一個縮影，因此及時回收檔案資料,加強檔案管理，有利于及時了解工程建設情況，并加強工程管理。工程檔案的前期工作為工程建設管理提供必要的工程決策信息，因此工程檔案管理的好壞反映工程管理工作的好壞。其二、加強工程檔案工作的管理，有利于加強對工程的監(jiān)督。因此加強作為工程管理基礎的工程檔案管理，將有利于抑制當前工程領域的腐敗。其三、真實的檔案資料是一個工程項目的歷史，是一種重要的資源，通過檔案積累有利于對其研究，提高以后的工程管理理論水平。由此可見工程檔案的重要性。

2、要建立領導負責制，配置專門的檔案室，專人嚴格履行檔案工作各項制度。

工程建設必須在工程初始起步時即嚴格按照規(guī)定建立檔案工作領導負責制，并有專人做檔案工作。便于對工程檔案工作加強研究，并按照有關工程檔案工作規(guī)定嚴格執(zhí)行。實踐中，我們先充分學習、研究了有關工程檔案制度。配置專門檔案室后，我們馬上依據(jù)有關國家、行業(yè)檔案規(guī)章，制定了自己的實用的《工程檔案工作制度》、《立卷工作制度》、《歸檔工作制度》，對整體檔案整理工作進行了指導。

3、要在工程有關合同中訂立檔案管理條款，加強檔案的合同管理。

工程合同有“計劃”的功能和“工程法律”的功能。如果能在工程合同中增加訂立有關工程檔案管理條款，將使得之后的工程檔案管理做到“有法可依”。從工程合同的層面上有效管理工程檔案，那當然會顯著提高了工程檔案管理的水平和工程整體管理的水平。內地實際工程管理中鮮有合同中訂立檔案管理條款，這就需要我們努力做好檔案工作，在積累一定經驗后逐步實踐這一條。

4、平時要作好工程文件材料的立卷工作，及時檢查發(fā)現(xiàn)解決問題。

工程建設中所涉及的所有工程建設單位工作人員，往往檔案資料工作不在同一水平線上。因此及時調查了解各單位的具體情況，可以做到宣傳先進，讓后進向先進學習。這樣有利于提高工程檔案的整體水平，也有利于提高工程管理水平。

實踐中，往往由于我們歸檔不及時，給立卷階段的工作留下了空隙，從而影響到了整個工程檔案工作和工程管理工作效果。這主要是由于工程建設中不少工程管理人員存在工程建設與工程檔案“兩張皮”的思想，從而嚴重影響到了工程資料建立工作的質量。只有充分認識工程檔案資料與建設工程“一一對應”，是工程不可缺少部分的本質屬性，我們才可能真正做好檔案資料工作。因此，要把立卷階段的工作做出成效，我們必須提高工程建設所有參與人員對工程檔案的認識水平，堅持嚴格的工程管理，并且要加快后一階段的歸檔回收工程資料工作。

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