摘要：科技的發(fā)展帶我們走入自動識別時代，條形碼技術(shù)屬于自動識別范疇。它是隨著電子技術(shù)的進步，尤其是計算機技術(shù)在現(xiàn)代化生產(chǎn)和管理領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用而發(fā)展起來的一門實用的數(shù)據(jù)輸入技術(shù)。它研究如何把計算機所需要的數(shù)據(jù)用一種條形碼來表示，以及如何將條形碼表示的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C可以自動采集的數(shù)據(jù)。條形碼功能強大，輸入方式具有速度快、準確率高、可靠性強等特點，在商品流通、工業(yè)生產(chǎn)、倉貯標證管理、信息服務(wù)等領(lǐng)域獲得了廣泛的應(yīng)用。

　　MIS（管理信息系統(tǒng)--Management Information System）系統(tǒng)，是一門新興的科學(xué)，其主要任務(wù)是最大限度的利用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加強企業(yè)的信息管理，通過對企業(yè)擁有的人力、物力、財力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，建立正確的數(shù)據(jù)，加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。目前，企業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)已成為企業(yè)進行技術(shù)改造及提高企業(yè)管理水平的重要手段。隨著我國與世界信息高速公路的接軌，企業(yè)通過計算機網(wǎng)絡(luò)獲得信息必將為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，企業(yè)的辦公及管理都將朝著高效、快速、無紙化的方向發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理、MIS、計算機管理系統(tǒng)

　　Abstract: The science and technology development belt we walk into automatic identification era, bar code automatic identification technology belong to category. It is as the electronic technology progress, especially computer technology in modern production and management in the fields of widely used and developed to a practical data input technology. It studied how to put the computer the data they need to say in a bar code, and how to the bar code data into the computer says can be automatically the data. Bar code powerful, input methods of high speed and high accuracy, reliability, etc, in the circulation of commodities, industrial production, the warehouse storage standard management, information service and other bank field obtained widely.

　　MIS (Management Information System-Management Information System) System, is a new science, its main task is to maximize use of modern computer and network communication technology to strengthen enterprise Information Management, through to the enterprise has a human, material and financial resources, equipment and technology resources survey of understanding and to establish correct data, processed, and written into all kinds of Information provided to Management in time, in order to carry on the correct decision-making, and constantly improve the Management level of enterprises and economic benefits. At present, the enterprise computer network has become enterprise technical reform and improves the management level of the enterprise the important means. Along with our country and the information highway standards, the enterprise through the computer network information for the enterprise will bring huge economic benefits and social benefit, enterprise's office and management will be toward efficient, fast, and paperless direction.

　　Key Words: file management, MIS, computer management system

　　

　　中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

　　

　　一、迅猛發(fā)展的檔案管理數(shù)字化

　　1、 信息檔案資源開發(fā)范圍

　　電子文件檔案可以在文件**結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)檔案管理受到信息傳送技術(shù)限制，而企業(yè)檔案資源開發(fā)的對象是有針對性的，主要針對已有的資源和一定關(guān)系內(nèi)的資源。如果在資源管理中引入信息化管理，將幫助企業(yè)突破時間與空間限制，隨時開展檔案資源并提供服務(wù)。

　　2、 信息化促進企業(yè)管理精細化

　　電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

　　二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

　　由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個


                   
      
  
                    　　段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口�，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

　　三、電子文檔的建立

　　電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示；這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日期，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》口試行稿在國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日至13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。

　　關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。”它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。“國際檔案理事會電子文件委員會的定義為”電子文件是一種數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》口GB|T176778-1999口把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。

　　四、機讀文件

　　計算機識別的文件，最早產(chǎn)生于本世紀40-50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化。而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段，弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。

　　五、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

　　因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

　　隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

　　


                   
      

---

轉(zhuǎn)載請注明來自：http://www.jinnzone.com/xingzhengguanlilw/15491.html