檔案是每個(gè)人或者每個(gè)企業(yè)都有的一個(gè)文件，很多工程項(xiàng)目也是有自己檔案的，關(guān)于檔案的管理，都需要專業(yè)的人員和部門(mén)進(jìn)行管理工作。本文是一篇檔案管理論文范文，主要論述了基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接問(wèn)題及建議。
　　[摘要]“檔案工作無(wú)小事”。目前，即使是基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，檔案工作也已經(jīng)日益成熟化、規(guī)范化、電子化。但由于基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中專業(yè)技術(shù)人員的特殊性，這些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作人員多以兼職人員為主，且流動(dòng)性較高，在面臨檔案交接工作時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)青黃不接的局面，存在不少實(shí)際問(wèn)題。本文旨在從基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)頻繁開(kāi)展的檔案交接工作入手，就其中存在的三種常見(jiàn)的具體問(wèn)題，即機(jī)構(gòu)撤并、整體入館與人員變更提出相對(duì)應(yīng)的對(duì)策和建議，從而幫助新接觸檔案交接工作的檔案工作人員盡快適應(yīng)身份的轉(zhuǎn)變，順利完成檔案交接工作。

　　[關(guān)鍵詞]基層,衛(wèi)生,檔案交接,建議

　　一、機(jī)構(gòu)撤并引起的檔案交接工作

　　(一)機(jī)構(gòu)合并引起的檔案交接工作

　　1.情況概述。以郫縣為例，2003年4月，根據(jù)2002年郫縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)文件要求，郫縣衛(wèi)生防疫站和郫縣血吸蟲(chóng)病防治站兩家基層醫(yī)療衛(wèi)生單位合并新建為郫縣疾病預(yù)防控制中心。郫縣衛(wèi)生防疫站和郫縣血吸蟲(chóng)病防治站兩家單位的原有檔案全部由合并后新建的郫縣疾病預(yù)防控制中心接收。2010年12月，這兩家單位原有檔案又由郫縣疾病預(yù)防控制中心整體移交給郫縣衛(wèi)生局(現(xiàn)郫縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局，下同)。

　　2.存在問(wèn)題。在檔案移交過(guò)程中，由于這兩家單位成立時(shí)間較長(zhǎng)，形成檔案較多，因此在清點(diǎn)過(guò)程中耗時(shí)較長(zhǎng)。檔案移交中則主要存在檔案分類不夠規(guī)范的情況，具體表現(xiàn)為文書(shū)與實(shí)物檔案、文書(shū)與聲像檔案、文書(shū)與科技檔案均未能分開(kāi)，后三類的檔案數(shù)量都一并統(tǒng)計(jì)在文書(shū)檔案中，不利于檔案的清點(diǎn)、保管和利用工作。

　　3.對(duì)策建議。針對(duì)檔案分類不夠規(guī)范的情況，建議負(fù)責(zé)檔案交接工作的人員熟悉并掌握本單位的檔案分類方案，隨后從檔案門(mén)類入手，分類別梳理各類檔案，如將獲縣以上榮譽(yù)稱號(hào)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書(shū)等的實(shí)物類檔案，反映本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重大事件的照片、錄音、錄像、光盤(pán)等的聲像類檔案，購(gòu)置設(shè)備、基建項(xiàng)目等的科技類檔案，分門(mén)別類，與文書(shū)檔案分開(kāi)清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)后再行移交。

　　(二)機(jī)構(gòu)撤銷引起的檔案交接工作

　　1.情況概述。2010年7月，根據(jù)郫縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)文件要求，郫縣衛(wèi)生學(xué)校撤銷。2012年12月，原郫縣衛(wèi)生學(xué)校檔案全部由原郫縣衛(wèi)生學(xué)校移交給郫縣衛(wèi)生局，共計(jì)移交檔案643卷。

　　2.存在問(wèn)題。在檔案移交過(guò)程中，由于檔案數(shù)量不多，檔案交接工作人員對(duì)檔案進(jìn)行了兩次清點(diǎn)。檔案移交中則主要存在會(huì)計(jì)檔案數(shù)目不一致、會(huì)計(jì)檔案保管期限過(guò)長(zhǎng)的情況，具體體現(xiàn)為檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)目與清點(diǎn)數(shù)目不一致、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案實(shí)際已經(jīng)保管23年，不符合檔案保管制度要求。

　　3.對(duì)策建議。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)目不一致的情況，建議檔案交接工作人員細(xì)心查看所有檔案，逐一清點(diǎn)，仔細(xì)核對(duì)檔案數(shù)量;針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限過(guò)長(zhǎng)的情況，由于移交中出現(xiàn)保存期為15年的1989年會(huì)計(jì)檔案仍然存在的情況，建議檔案交接工作人員熟悉、掌握本單位的檔案保管期限，考慮到郫縣衛(wèi)生學(xué)校撤銷的時(shí)間為2010年，因此1995年之前形成的、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)該單獨(dú)列入待銷毀檔案，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。

　　二、整體入館引起的檔案移交工作

　　(一)情況概述

　　2013年5月，由于郫縣檔案局新館落成，根據(jù)郫縣檔案局要求，郫縣衛(wèi)生局向郫縣檔案局整體移交本單位1994―2001年間的檔案(1994年之前的檔案已移交)，共計(jì)移交檔案513卷。另外，郫縣衛(wèi)生局將4家下屬單位(郫縣衛(wèi)生防疫站、郫縣血吸蟲(chóng)病防治站、郫縣衛(wèi)生學(xué)校、郫縣愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì))此前移交給本單位的檔案一并移交給郫縣檔案局，共計(jì)移交檔案527卷。

　　(二)存在問(wèn)題

　　在檔案移交過(guò)程中，由于檔案時(shí)間跨度較長(zhǎng)，移交檔案單位、檔案數(shù)量眾多，為檔案清點(diǎn)、移交工作帶來(lái)不少難度。檔案移交中主要存在全宗卷較多、檔案保管范圍劃分過(guò)細(xì)和各單位檔案相互交叉的情況，具體體現(xiàn)為將文書(shū)檔案中的業(yè)務(wù)類檔案又按照不同職能進(jìn)行了二次劃分，不同單位有相同主題的業(yè)務(wù)檔案，容易造成相互混淆。

　　(三)對(duì)策建議

　　針對(duì)全宗卷較多的情況，建議檔案移交工作人員在進(jìn)行移交前先行了解部門(mén)組織機(jī)構(gòu)沿革，區(qū)分不同單位檔案與同一單位不同門(mén)類檔案;針對(duì)檔案保管范圍劃分過(guò)細(xì)的情況，建議檔案移交工作人員熟悉單位內(nèi)設(shè)科室及科室職能，有效把握業(yè)務(wù)類檔案;針對(duì)各單位檔案相互交叉的情況，建議檔案移交工作人員事先熟悉不同單位的檔案分類方案，了解各單位組織機(jī)構(gòu)沿革，才能有效區(qū)分各單位檔案。

　　三、人員變更引起的檔案移交工作

　　(一)情況概述

　　《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。”[1]在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，檔案人員往往身兼數(shù)職，崗位的流動(dòng)性較高。以筆者所在郫縣衛(wèi)生局為例，2003―2013年10年間，因?yàn)閸徫蛔儎?dòng)、主動(dòng)辭職、適齡生育等多方面原因，從事檔案工作人員已有5次變動(dòng)�？h級(jí)機(jī)構(gòu)尚且如此，鎮(zhèn)級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)情況就更為嚴(yán)重，幾乎每年都有鎮(zhèn)(街道)衛(wèi)生院(社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心)出現(xiàn)檔案工作人員變動(dòng)的情況。

　　(二)存在問(wèn)題

　　檔案工作人員的相對(duì)不穩(wěn)定，以及檔案人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，造成基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)普遍存在檔案交接的困難。

　　(三)對(duì)策建議

　　在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，檔案移交需做到人員、檔案、工作“三到位”。

　　1.人員到位。“檔案工作是一項(xiàng)理論性和專業(yè)實(shí)踐性相結(jié)合的工作。既是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這就需要檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。”[1]

　　首先，檔案工作的特殊性決定檔案人員需具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)出現(xiàn)檔案人員的更換時(shí)，基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)首先選用責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的人員來(lái)接任檔案工作。

　　其次，在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接時(shí)原檔案工作人員在離崗離職前，不應(yīng)迅速交接，建議認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作，通過(guò)“老帶新”模式，新接手人員向原檔案人員詳細(xì)了解移交單位的職能范圍和檔案工作情況，熟悉檔案管理制度和檔案保管范圍，做到業(yè)務(wù)熟練，保證移交工作的順利進(jìn)行。

　　2.檔案到位。“老檔案人員退休前沒(méi)有把應(yīng)歸檔的檔案文件材料收集齊全并妥善整理并草草交接，往往造成檔案材料的積壓和損毀，同時(shí)把許多問(wèn)題遺留給后任，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不符等問(wèn)題，造成責(zé)任不明而無(wú)法追究。”[1]

　　在檔案人員進(jìn)行工作交接時(shí)，應(yīng)將檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、歸檔文件目錄、單位檔案管理機(jī)制等內(nèi)容一并交接，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效銜接與前后一致。建議一是履行手續(xù)，全面清理保管檔案，做到數(shù)目符合;二是對(duì)未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序。

　　3.工作到位。經(jīng)過(guò)檔案交接，新接手檔案工作人員應(yīng)盡快熟悉業(yè)務(wù)范圍，了解單位檔案工作。建議一是熟悉業(yè)務(wù)，及時(shí)摸清本單位檔案現(xiàn)狀，了解、熟悉中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局第8號(hào)令等檔案相關(guān)法律法規(guī)，凡是“反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料”均屬于歸檔范圍。[2]二是明確職責(zé)，“交接雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按規(guī)定**，使基層檔案工作前后銜接起來(lái)”。[3]

　　綜上所述，只有重視基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接工作，有的放矢，針對(duì)機(jī)構(gòu)撤并、整體入館、人員變更不同情況，做好人員、檔案、工作“三到位”，才能順利做好基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接工作。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　[1]朱麗.檔案在移交過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2013(01).

　　[2]中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局第8號(hào)令.

　　[3]段琴.基層單位檔案交接工作之我見(jiàn)[J].陜西檔案，2008
　　檔案管理論文發(fā)表期刊推薦《黑龍江檔案》是黑龍江省檔案局、黑龍江省檔案館、黑龍江省檔案學(xué)會(huì)主辦的集指導(dǎo)生、學(xué)術(shù)性于一體的檔案專業(yè)期刊。本刊宗旨是以馬列主義、毛澤東思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹“三個(gè)代表”重要思想，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，宣傳貫徹黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策、法律法規(guī)我，探索檔案工作規(guī)律，交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，傳播檔案工作信息，公布檔案史料，打造集業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)術(shù)研究和歷史文化、知識(shí)趣味為一體的資訊平臺(tái)，推動(dòng)檔案工作發(fā)展，更好地為中心工作為大局服務(wù)，為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

---

轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明來(lái)自：http://www.jinnzone.com/shehuixuelw/57466.html