檔案管理論文發(fā)表期刊推薦《團(tuán)結(jié)》雜志由中國(guó)國(guó)民黨革命委員會(huì)中央委員會(huì)主管主辦，主編吳先寧先生，刊物顧問組里的人物都是社會(huì)名流，如民革中央副主席萬鄂湘、國(guó)務(wù)院發(fā)展研究中心 辦公廳主任劉世錦、全國(guó)政協(xié)研究室主任卞晉平、全國(guó)人大常委會(huì)研究室主任尹中卿、中國(guó)人民大學(xué)行政管理研究所所長(zhǎng)毛壽龍、中共中央黨校政黨比較研究中心主 任王長(zhǎng)江、清華大學(xué)法學(xué)院副院長(zhǎng)王振民、中共中央統(tǒng)戰(zhàn)部研究室主任莊聰生等，皆非引車賣漿者流可比也。
　　【摘 要】聲像檔案是指事物的主體在各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、磁盤、光盤、磁介質(zhì)、光介質(zhì)、錄音帶、錄像帶等不同材料的載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分，是對(duì)紙質(zhì)檔案的完善和發(fā)展，它在極大地豐富檔案信息載體的同時(shí)，也促進(jìn)人們從更廣泛的角度去認(rèn)識(shí)聲像檔案，進(jìn)而深入分析、研究聲像檔案的組成和發(fā)展，更好地掌握和利用聲像檔案這一信息資源。

　　【關(guān)鍵詞】聲像檔案,管理,利用

　　1.聲像檔案的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀

　　聲像檔案是指以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式，具有一定保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶等為載體，留在正片上的檔案。傳統(tǒng)的檔案大多以紙質(zhì)為載體，缺乏形象性、直觀性，而聲像檔案能直接記錄事物的過程，直觀事物信息。這就使人們從更廣泛的角度認(rèn)識(shí)聲像檔案，從而更全面、更深入地分析、研究聲像檔案。

　　1.1數(shù)碼照片的存儲(chǔ)和收集

　　數(shù)碼相機(jī)雖具有不計(jì)成本，存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，但它不如在電腦上查看過癮。因此，建議每次活動(dòng)結(jié)束后，就將照片存入光盤，這樣既看著方便，又防止丟失。

　　在數(shù)碼照片的收集過程中，我們不但要將檔案管理人員拍攝的照片整理歸檔，同時(shí)也要收集其它部門拍攝的照片。在收集過程中如發(fā)現(xiàn)有重大活動(dòng)、重要會(huì)議上形成的照片沒能及時(shí)歸檔，檔案專職人員應(yīng)立即通過電話進(jìn)行追蹤并索要。拍攝人員也應(yīng)及時(shí)將精選的照片傳遞到檔案管理人員手中。這樣可大大地提高照片檔案的收集率，確保照片檔案的完整與安全。

　　1.2數(shù)碼照片的篩選和整理

　　照片的價(jià)值是由圖像的原始性、真實(shí)性以及質(zhì)量決定的。照片的收集歸檔要進(jìn)行挑選，剔除那些沒有歸檔價(jià)值的照片，選取具有代表性的照片歸檔，同一場(chǎng)景的照片僅留一到兩張，歸檔的每一張照片都要有質(zhì)量保證。對(duì)其它部門發(fā)送來的數(shù)碼照片，檔案管理人員要及時(shí)整理、編輯，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、是由、拍攝者等。其中主要人物要特別指明所處位置，避免因時(shí)間過長(zhǎng)，照片過多，造成照片的混淆和丟失。

　　1.3數(shù)碼照片的分類和編輯

　　數(shù)碼照片的分類按工程進(jìn)行分類。不同工程的數(shù)碼照片分別進(jìn)行整理。每一個(gè)工程建立一個(gè)文件夾，對(duì)文件夾內(nèi)的照片文件一般可按時(shí)間先后進(jìn)行排列，并按其順序進(jìn)行編號(hào)。同一會(huì)議、同一個(gè)測(cè)試形成的數(shù)碼照片排列在一起。

　　1.4數(shù)碼照片的沖印和刻盤

　　對(duì)整理好的照片，除需用于紙質(zhì)文件中的照片一次沖洗外，其它的照片均刻錄成光盤形式存放，且一式三套，一套封存保管，一套供借閱使用，一套異地保存�？啼浐玫拿刻坠獗P應(yīng)放在堅(jiān)硬的惰性塑料盒內(nèi)，且一并放在專用的磁盤柜中保存。

　　1.5數(shù)碼照片的保存

　　由于數(shù)碼聲像檔案剛剛興起不久，其管理體制亦不是很健全，使得檔案部門與有關(guān)產(chǎn)生聲像檔案的業(yè)務(wù)部門之間缺乏協(xié)調(diào)、溝通、統(tǒng)一，多數(shù)業(yè)務(wù)部門對(duì)聲像檔案的處理處于一種比較自由散漫的狀態(tài)。加之業(yè)務(wù)部門人員檔案意識(shí)薄弱，導(dǎo)致部分聲像檔案沒能及時(shí)移交檔案室統(tǒng)一管理。另外，隨著單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)，亦造成部分聲像檔案的流失。

　　再由于聲像檔案存儲(chǔ)載體的不一般性，決定了它的保存要求必須具備恒溫、防磁、防火、防光、防震、防有害氣體等諸多條件，所以，就目前而言，大多數(shù)單位不具備良好的聲像檔案的保管條件和設(shè)備，這一點(diǎn)，急需解決。

　　2.聲像檔案的管理對(duì)策及應(yīng)用

　　對(duì)于聲像檔案的管理，首先應(yīng)制定聲像檔案的管理制度。在制定聲像檔案管理制度的同時(shí)，應(yīng)充分考慮聲像檔案的特殊性。在對(duì)聲像檔案的保管環(huán)境、排列方式、備份內(nèi)容、借用方式和手續(xù)等條件應(yīng)制定具體的管理?xiàng)l件。其次，檔案部門應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，積極主動(dòng)地收集聲像檔案，并對(duì)聲像檔案材料從制作、采編導(dǎo)收集歸檔等一系列過程都要有嚴(yán)格的控制措施，層層把關(guān)，收集到質(zhì)量高的聲像檔案。最后要考慮聲像檔案存儲(chǔ)載體的物理壽命受貯存地點(diǎn)環(huán)境的影響而變化，一定要放到合適的地方。另外，對(duì)聲像檔案要定期倒帶、復(fù)制，進(jìn)行轉(zhuǎn)存處理。錄音、錄像帶等磁性載體，檔案倒帶間隔為4年，每10年復(fù)制一次，光盤等數(shù)字存儲(chǔ)載體一般每4年轉(zhuǎn)存一次，并將檢查結(jié)果登記備案。對(duì)于受損的聲像檔案，要進(jìn)行翻拍、補(bǔ)救或更新，以免聲像檔案丟失。

　　沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展，檔案工作亦是如此。因此，檔案部門應(yīng)該解放思想，更新觀念，要有創(chuàng)新意識(shí)。對(duì)聲像檔案不能只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理，而是要有計(jì)劃、有目的、有組織地做好編研、開發(fā)、利用工作。在遵循“價(jià)值性、實(shí)用性、精練性、特色性”原則的前提下，通過各種渠道收集有價(jià)值的聲像檔案，努力發(fā)掘聲像檔案的價(jià)值，為社會(huì)提供利用。

　　3.開發(fā)聲像檔案，服務(wù)改革發(fā)展

　　聲像檔案作為檔案信息資源之一，如今已被廣泛地利用著。其一，去年，我所進(jìn)行軍工單位保密資格認(rèn)證，我們檔案部門利用聲像檔案舉辦圖片展覽和匯編《保密知識(shí)圖片》、《xx工程畫展》等方式，多渠道、多方面的進(jìn)行保密宣傳，取得了良好的效果。其二，前不久，利用聲像檔案，我所科技人員為所里承攬一項(xiàng)重大科研項(xiàng)目。為了承接航空飛天任務(wù)，科技人員向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工程進(jìn)展情況，為了有效、直觀地闡明學(xué)術(shù)觀點(diǎn)，他們采用了PPT加照片的形式，用較短的時(shí)間說明了問題，完成了任務(wù)。其三，在工程投標(biāo)、項(xiàng)目課題論證等方面，我們均采用了圖文并茂的PPT和彩色膠印的方式方法，有效地展開了雄厚的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，為我所在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中承攬了多項(xiàng)高科技的工程項(xiàng)目。

　　另外，我們還利用聲像檔案為我所質(zhì)量審查立了汗馬功勞。檔案部門為迎接一年兩次的質(zhì)量審查，我們利用圖片注釋的形式，展覽展示工程進(jìn)展情況。為順利通過質(zhì)量審查，提供了有效的服務(wù)。

　　建立好的聲像檔案，是樹立良好的形象，提高單位的知名度，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段和有效的途徑。我們利用聲像檔案為單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并集中體現(xiàn)了兩個(gè)文明建設(shè)，弘揚(yáng)民族文化，為創(chuàng)造更多的效益贏得了更大的發(fā)展空間。因此，加強(qiáng)聲像檔案管理，十分必要。

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