隨著信息網絡時代的進步，生活方式的多元化、社會信息服務對檔案事業(yè)的影響和沖擊，深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。人們對檔案認識的深化和信息技術的廣泛應用，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的環(huán)境和極好的機遇。

　　摘要：檔案標準化是檔案工作規(guī)范化、現代化的基礎性工作。在信息網絡環(huán)境下，檔案館要避免大量重復性概念和事物，就要加強標準規(guī)范的制定與實施。因此，在分析信息網絡環(huán)境下檔案標準化建設特點和發(fā)展趨勢的基礎上，依據檔案管理工作規(guī)律與建設原則，架構了檔案標準規(guī)范體系，建立了與科技進步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務全程管理標準。

　　關鍵詞：檔案,標準化,網絡信息

　　信息網絡不僅體現了檔案管理的目的和接收、利用模式的統(tǒng)一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發(fā)掘擴大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。

　　一、信息網絡環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化管理的作用、意義

　　標準化管理是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。推行標準化管理是國家現代化建設中的一項重要經濟政策，其目的是在經濟、技術、科學管理等社會活動中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。檔案是人類一切生產活動中類型最為豐富多樣的一種，具有很強的繼承性。檔案工作是一項基礎性管理工作，涉及到用戶活動的各個方面，除了為用戶發(fā)展提供檔案信息資料服務外，更重要的是為用戶的生存和發(fā)展積累儲備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網絡信息環(huán)境下，檔案工作作為一個為公眾服務的行業(yè)，在管理的各個環(huán)節(jié)和工作的實踐過程中，都存在著規(guī)范化、標準化服務以及提高服務質量的問題。因此，在生成檔案的諸多環(huán)節(jié)中，應制定和執(zhí)行與管理制度相適應的一系列的工作標準和制度，使檔案管理的諸多環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達到規(guī)范統(tǒng)一，使檔案管理的每個過程從無序到有序，避免未來在同一層次上的重復勞動，保證檔案信息資源在進入計算機時的可處理化，實現檔案信息資源的自動發(fā)、傳、收、儲等，避免檔案工作出現人、財、物的浪費，使有限的資金較大限度地發(fā)揮作用。

　　二、信息網絡環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化的特點分析和發(fā)展現狀

　　信息網絡時代，技術標準顯現出了極大的重要性，標準在國際層面有國際標準組織、在專業(yè)領域有文件/檔案專業(yè)組織、在國家層面有各國檔案機構等分別組織制定檔案信息標準，因而形成了不同層面、領域檔案信息標準，這些組織制定的檔案信息標準十分專業(yè)，吸取了各國檔案工作的最佳實踐經驗，對用戶或系統(tǒng)具有明確的應用針對性，從標準的層次上帶有操作性，或者說具有很強技術性的標準居多，所制定的標準集中反映了人類在這一領域的發(fā)展與應用。從國外檔案規(guī)范化、標準化建設的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索，20世紀90年代中后期以來，檔案標準制定方面的速度明顯加快，尤其是進入21世紀，新制修訂標準數量增長了一倍多，而且發(fā)展速度在不斷加快。如以國際標準的制定為例：從2001年制定的第一個電子文件管理標準至今已發(fā)布了2O余項標準[1]。覆蓋了：文件管理、服務、工作流程、成像領域，以及文件存儲與歸檔五大領域的標準，檔案信息標準體系構架正在形成，實現了標準的系列化與成套性[2]。

　　從1979年頒布《中華人民共和國標準化管理條例》以來，1983年成立了全國檔案工作標準化領導小組，1985年第一個檔案工作國家標準《檔案著錄規(guī)則》頒布實施，1991年成立全國檔案工作標準化技術委員會，同年發(fā)布了《檔案工作標準體系表》[3]；截至2011年底，中國已出臺10多項國家標準、近60項行業(yè)標準，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業(yè)務等工作的各個方面。這些標準相互補充、相互協(xié)調，在規(guī)范檔案工作、提高檔案利用和現代化管理水平等方面發(fā)揮了重要的技術支撐和基礎保障作用。

　　三、信息網絡環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化的建設原則

　　在信息網絡環(huán)境下，檔案標準化體系建立是檔案工作規(guī)范化、現代化的基礎性工作，是一項復雜的系統(tǒng)工程。規(guī)范化、標準化工作不是一個純理論問題，更多的是一個實踐性、應用性的問題，涉及到檔案形成的諸多環(huán)節(jié)，如檔案著錄格式、整理方法、數據庫建設及整個網絡體系結構的標準化，包括統(tǒng)一的術語定義、內部體系結構、數據交換方式、信息流向、軟硬件接口規(guī)范、功能設置、支撐環(huán)境等各項工作，且對設備構成、人員組成、管理方法等均有周密的規(guī)劃和設計。

　　1.遵循性、統(tǒng)一性

　　遵循已有檔案標準的基本內容，保持標準內容前后一致，技術水平一致，盡量不做大的改動，體現出與科技進步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務全程（文件生命周期系統(tǒng)）管理標準特征。例如，制定案卷質量標準，使組卷工作達到應有的水平；制定檔案業(yè)務流程標準，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進館檔案的質量等。設備裝具是檔案館的基礎設備，應按標準化、系列化集中批量生產，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領域內需要協(xié)調統(tǒng)一的重復性事物和概念達到統(tǒng)一，從而避免在實際工作中出現的重復、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進管理水平的提高。

　　2.創(chuàng)新性、穩(wěn)定性

　　不受原標準的一些束縛，根據信息網絡環(huán)境的合理需求，進行必要的創(chuàng)新，所實施的標準在一段時期內保持相對穩(wěn)定。如，數據庫的結構標準，電子文件智能元數據標準，由單體元數據標準轉向元數據語義與語法標準的系統(tǒng)化，電子環(huán)境中檔案元數據交換格式的標準化是受到檔案工作者普遍關注的重點，離開了檔案元數據交換格式的標準化就沒有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數據被讀取時不依賴專用的軟件環(huán)境對檔案元數據交換格式標準的研究充分展現了檔案信息資源共享的發(fā)展前景。3.前瞻性、科學性

　　在信息網絡環(huán)境下圍繞檔案信息化建設實踐，建立科學、有效的檔案管理體系，加強檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗收、歸檔、利用服務一系列相關需求標準，由后端管理標準向前端、全程管理標準過渡，向知識集成管理發(fā)展，延長標準的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數字檔案館功能需求標準、數據庫、電子文件管理系統(tǒng)及其元數據需求標準，電子文件管理逐步轉向文件生命周期全過程處理的檔案數字化系統(tǒng)標準等。且由單一媒體向多種媒體過渡的發(fā)展趨勢，數據庫的結構、代碼編制留有擴充余地，增加一些當前尚未用上而今后可能需要的內容等[4]。各項標準必須能清楚地反映檔案技術水平和組織的結構程序，且每一項具體實施的內容應具有超前性，體現一定的科學引導性和先進性，這樣才能保證檔案信息化建設的科學、高效持續(xù)發(fā)展。

　　4.實效性、安全性

　　在各種標準和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開發(fā)為一體的檔案管理信息服務系統(tǒng)，以計算機網絡、數字加工、信息分析技術等為支持，充分利用網絡技術，收集更新和發(fā)布共享；利用信息分析技術，打破現有數據的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識；利用數字處理技術實現檔案信息數字化，方便共享；利用網絡辦公技術，審核控制檔案資源的使用權限，保證資源安全。

　　四、信息網絡環(huán)境下檔案館規(guī)范化、標準化體系結構

　　在網絡信息環(huán)境下建立檔案規(guī)范化標準體系是檔案標準化的核心內容，檔案規(guī)范化標準體系建立的科學、合理與否直接關系到檔案標準化的工作成敗，研究建立檔案規(guī)范化標準體系，是為了規(guī)范管理業(yè)務領域的數據元，在數據建模、信息采集、加工處理、數據交換的過程中有統(tǒng)一的標準與規(guī)范，最大限度地在網絡信息環(huán)境下實現信息優(yōu)化管理和資源共享，因此，檔案規(guī)范化標準體系的核心由基礎標準、業(yè)務標準、技術標準、管理標準和專業(yè)標準五個部分組成，其中基礎標準：是檔案工作基礎性、指導性的規(guī)范，在制定標準時要經常引用的標準；業(yè)務標準：是檔案規(guī)范化標準體系的主體；技術標準：是在網絡信息環(huán)境下對檔案館設施設備、計算機網絡管理、縮微復制等技術手段進行相應的統(tǒng)一和規(guī)范，以實現檔案現代化的目的；管理標準：是針對檔案工作的組織、程序、職責等提出的行業(yè)工作標準，它對于建立檔案基礎管理、規(guī)范行業(yè)工作質量和作風具有重要意義；專業(yè)標準：是根據不同專業(yè)的特點而設置，突出體現不同專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求，以適應檔案專業(yè)化管理的需要。每部分根據各自的工作要求確定一定的分類層次，制定相應的具體標準，每個規(guī)范化標準部分是整個檔案規(guī)范化標準體系的子系統(tǒng)，它們既是相對獨立的、相對穩(wěn)定的，又是相互聯系、互相作用，動態(tài)發(fā)展的，它不斷在實施和制定過程中修訂、充實和完善，以適應不同時期的工作要求，構成一個科學、系統(tǒng)的標準體系[5]。

　　結語

　　實施檔案規(guī)范化標準化管理，是提高檔案管理質量的有效途徑，是由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現代化科學管理方式的轉變，只有加速檔案工作規(guī)范化標準化，才能有利于改善檔案的基礎管理，有利于檔案工作在網絡環(huán)境下逐步走向智能化，促使檔案現代化制度更加完善和發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]段榮婷.論國際檔條信息標準化現狀、發(fā)展趨勢及中國的對策[J].檔案學研究，2008，（1）.

　　[2]段榮婷.國際檔案信息標準化現狀與發(fā)展趨勢[J].中國檔案，2008，（5）.

　　[3]黃建峰.檔案標準化—21世紀檔案工作發(fā)展趨勢[J].科技檔案，2000，（3）.

　　[4]沈錫臣，蔣東興.高等學校管理信息體系研究與標準制定[J].中國教育信息化，2010，（7）.

　　[5]黃建峰.檔案標準化任務與措施“十五”期間[J].福建檔案，2000，（6）.

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