計算機軟件在建筑工程管理中的應(yīng)用
　�。�樓宇北歐咨詢管理（北京）有限公司何云濤）
　　摘要：本文介紹了目前市場上用于工程管理的主要計算機軟件產(chǎn)品及一些軟件示例，同時按照項目管理過程的不同階段詳細介紹了各時期工程管理的需求，以及目前軟件的應(yīng)用情況和對管理所起到的重要作用，并且對于尚未完善的部分提出了自己的見解和改進意見。
　　關(guān)鍵字：土木建筑工程；計算機軟件；項目管理；計算機應(yīng)用
　　1緒論
　　1.1工程管理中使用軟件的可能性及必要性
　　計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和寬帶網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用，為計算機技術(shù)在建筑工程管理中的使用打開了廣闊的天地，通常較大的項目參與各方基本上都具備網(wǎng)絡(luò)知識和計算機使用的能力，這也為軟件在工程管理中的使用提供了可能性。
　　計算機軟件和網(wǎng)絡(luò)的使用加快了信息傳遞的速度，提高了信息的準(zhǔn)確和完整性以及可追溯性，更加符合實際的需要，比如施工過程當(dāng)中圖紙的異地傳輸由于受到圖紙尺寸、要求時間等限制，傳真、快遞等傳統(tǒng)方式已經(jīng)無法滿足實際需要，網(wǎng)絡(luò)傳輸成為不二選擇，這也為軟件及網(wǎng)絡(luò)的使用提供了必要性。
　　但網(wǎng)絡(luò)的使用只是計算機技術(shù)在工程管理中所能發(fā)揮作用的冰山一角，在工程中幾乎所有的工作都涉及到成本及各方利益，由于缺乏過往信息傳輸記錄而引起各方之間經(jīng)濟糾紛的事例比比皆是，而這時正是軟件發(fā)揮作用的時候，隨著網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的發(fā)展，通過軟件進行信息傳遞的可靠性及可追溯性得到了很大提高，目前有些項目已經(jīng)完全將軟件系統(tǒng)中的電子文檔或郵件記錄作為正式文件，從而大大節(jié)省了時間，簡化了辦事流程，減少了糾紛，在工程實際中取得了良好效果。
　　1.2目前市場現(xiàn)狀
　　目前市場上已經(jīng)有很多工程管理方面的軟件，項目管理的軟件，如CA-SuperProject，MicrosoftProject，ProjectScheduler，SureTrakProjectManager，TimeLine，High-EndProjectManagementSoftware等，但這些管理軟件多為國外產(chǎn)品，操作相對比較復(fù)雜，且功能與實際需求還是有很大區(qū)別，以使用最為普遍的MSProject為例，我們通常使用最多的僅是用它編制時間計劃，而對資源使用、成本統(tǒng)計等功能由于其配置不夠靈而不能有效使用。在實際工作中，有些公司結(jié)合自身需求開發(fā)的一些內(nèi)部使用的軟件則更加實用并且發(fā)揮最佳的運行效率。
　　1.3目的
　　總體來講，計算機技術(shù)對工程項目管理提供的幫助主要包括以下幾方面：
　�、贁�(shù)據(jù)的儲存、安全；
　　②及時、準(zhǔn)確、迅速和可靠的信息傳輸；
　　③強大的信息查詢檢索功能；
　�、軇犹嵝压δ埽�
　�、葜贫然�的工作流程；
　　本文根據(jù)在建筑行業(yè)及軟件行業(yè)的多年工作經(jīng)歷，總結(jié)了軟件在建筑工程管理過程中實際使用的經(jīng)驗，提供了一些實際工作中用到的軟件實例，并對軟件在工程管理中的應(yīng)用提出自己的意見和建議，希望能為工程管理開發(fā)更好的軟件以及軟件在工程管理中得到更好的應(yīng)用提供幫助。
　　2設(shè)計階段的應(yīng)用
　　在設(shè)計報審階段主要的任務(wù)是進行規(guī)劃、設(shè)計及相關(guān)政府報審，最終目的是獲得通過政府審批，又能滿足建設(shè)方要求的設(shè)計圖紙。在這個過程中采用計算機軟件可以提供的幫助除了進行繪圖及設(shè)計計算外（繪圖與設(shè)計計算和工程概預(yù)算的相關(guān)軟件目前在市場上已經(jīng)是比較成熟了），還包括以下幾個方面：
　　2.1需求確認
　　在工程項目開始進行設(shè)計的時候，如何能夠確認建設(shè)方需求是非常重要的，如果參與工程的其它各方在初期沒有理解建設(shè)方意圖，而到施工將近完成才發(fā)現(xiàn)問題，那么謬之毫厘差之千里，將會給參與各方造成不同程度的損失，返工常常不可避免，不但項目的工期、質(zhì)量、成本受到影響，而且還會對各方情緒以及相互之間的協(xié)作與信任造成不良后果，實際工作中很大部分的扯皮、矛盾均源于此。因此磨刀不誤砍柴工，應(yīng)盡量在設(shè)計之初確認好需求。
　　目前有些項目建設(shè)方有比較詳細具體的需求描述，但通常以文字描述為主，對于有些在國內(nèi)甚至全球采用連鎖方式經(jīng)營的企業(yè)還有比較完備的手冊作為設(shè)計依據(jù)。但如果采用軟件方式進行描述則將會更加準(zhǔn)確和易于理解，以下事例采自某企業(yè)內(nèi)部開發(fā)的需求定義軟件。

　　上述界面主要可分為以下幾個區(qū)域：
　　①房間名稱及編號區(qū)，每個房間都具有編號（由阿拉伯?dāng)?shù)字組成），對于建筑物內(nèi)同一類房間可采用同一編號，如其中個別房間與其它房間要求有些許不同，可以采用編號+英文字母，如001a，001b等，該軟件支持房間復(fù)制，這樣對于這些特殊房間可以在標(biāo)準(zhǔn)房間設(shè)置基礎(chǔ)上稍加修改即可，大大簡化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作。
　�、诙�義房間在建筑物內(nèi)所處位置，該區(qū)域有助于避免與其它類似房間混淆，并且便于快速在圖紙上查找到該房間。
　　③需求分類，分為總體（房間尺寸、室內(nèi)溫濕度、噪聲等要求）、采暖、空調(diào)、給排水、消防、裝修、門窗、照明等。
　�、苄枨笤敿殐�(nèi)容。在該區(qū)域內(nèi)對于每類需求進行了詳細描述，如房間溫、濕度要求，給排水用水點數(shù)及位置、用水量、具體用途、所需溫度、用水來源等，用電點及供電類型（普通市電，UPS，EPS），并且詳細確認每個用電點所用插座的類型，墻、頂、地的裝修要求，門、窗的類型及其五金配件等。
　�、輩R總欄，匯總了房間的基本參數(shù)，如房間大小、高度、溫濕度及噪聲要求等。
　�、拮⒁馐马棧�該區(qū)域主要是在對房間有特殊要求或者需要特別提醒時使用。
　　由此可見，采用軟件描述需求比僅用抽象的文字進行描述更加生動和清晰，同時通過房間編號和位置描述與圖紙對應(yīng)也非常簡單易行。一旦所有需求確認，它將作為一個貫徹項目始終的標(biāo)準(zhǔn)用于設(shè)計、施工、測試驗收，并且通過軟件的權(quán)限和版本管理對需求的修改做出限制，從而為此后各項變更的判定提供了可靠的依據(jù)。
　　2.2設(shè)計問題跟蹤
　　在設(shè)計過程當(dāng)中，設(shè)計師根據(jù)用戶需求和國家、地方相關(guān)規(guī)范要求進行設(shè)計，但在設(shè)計階段還有從各方來的修改意見，這些意見可能來自于政府相關(guān)部門、建設(shè)方內(nèi)部各部門、設(shè)備供應(yīng)商、施工單位等，如果沒有很好的記錄與跟蹤，有些問題和需求很容易被忽視和遺忘。
　　同樣，在施工過程當(dāng)中，現(xiàn)場發(fā)生與設(shè)計相關(guān)的問題也同樣可以采用該軟件進行統(tǒng)一管理。做到各事項來源清晰，負責(zé)人、完成時間、問題描述和最終結(jié)果都有據(jù)可查，同時這些信息還可以與現(xiàn)場發(fā)生的變更進行信息共享，使得由于設(shè)計變更造成費用變更的來龍去脈更加清楚，可以避免很多不必要的糾紛。
　　當(dāng)然，這些問題可以從管理上得到解決，但如果有軟件的協(xié)助則會更加嚴謹和高效，比如能夠為相關(guān)各方人員提供訪問權(quán)限，增強查詢檢索功能等，這樣相關(guān)各方可以及時對問題進行答復(fù)或者查詢問題的解決情況，建設(shè)方也可以通過網(wǎng)絡(luò)實時監(jiān)控設(shè)計進程等。
　　3項目實施階段
　　項目施工在整個項目管理生命周期中參與單位最多，數(shù)據(jù)傳輸量最大，需要處理的問題量也最大。因此在這個階段對于軟件的利用率也最高，以下從幾方面分別描述計算機軟件系統(tǒng)在這一階段的管理中所能起到的作用。
　　3.1文檔資料的存儲
　　隨著計算機硬件的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲成本迅速降低，異地鏡像技術(shù)的廣泛使用使得數(shù)據(jù)的安全性得到很大提升。在工程項目管理團隊中，每個人都有自己的職責(zé)，有些重要的電子文檔或郵件都存放在個人電腦中，如果沒有合理的電子文檔管理措施，會存在以下幾個常見問題：
　　3.1.1當(dāng)發(fā)生人員更換時，可能會發(fā)生過程文件的缺失，給今后的管理工作帶來很多麻煩，甚至給公司帶來經(jīng)濟上損失。因此采用服務(wù)器存儲的方式可以使得管理工作與具體人員關(guān)聯(lián)度減小，也同樣減小了上述風(fēng)險。
　　3.1.2由于管理人員個人習(xí)慣和計算機

使用水平的差異，在其個人電腦上的存放與組織也各不相同，這給工程文件的安全帶來風(fēng)險，同時零散存放的文件也不方便進行查詢、檢索。
　　3.1.3個人電腦易受電腦病毒的侵害，這也是工程文件丟失的常見問題，而將數(shù)據(jù)存放于高安全性的服務(wù)器中則可以有效降低風(fēng)險，保證資料的安全。
　　3.2高效可靠的數(shù)據(jù)傳輸
　　在工程中使用的資料文件，比如圖紙，有時會比較大，而寬帶網(wǎng)絡(luò)的使用提升了傳輸速度，但有時網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定也會影響傳輸?shù)男�率，特別是很多工程建設(shè)地點周邊的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，網(wǎng)絡(luò)的狀況也不夠穩(wěn)定。通過軟件采用斷點續(xù)傳、傳輸中間件等技術(shù)可以有效解決這個問題。
　　可靠的傳輸不但給文檔資料的傳輸帶來保證，同時還可以使得各用戶之間以文件傳輸記錄或者文檔打開的日志作為相互確認的依據(jù)，達成共識后各方之間原本的文件簽署可以由系統(tǒng)收發(fā)文代替，達到無紙化辦公的效果，大大提高了工作效率。
　　同時通過軟件還可以提供一些其它實用功能，比如批量上傳，將要上傳的文檔壓縮成一個文件包，該文件包上傳后系統(tǒng)自動解壓縮并且自動按照文檔編號進行對應(yīng)歸檔，這對于圖紙的上傳是非常有用的，因為上傳的圖紙少則幾十張，多則成百上千張，單個上傳是很難完成的。
　　3.3強大的信息檢索功能
　　強大的信息檢索功能是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的重要功能之一，有了數(shù)據(jù)庫的支持，對于文檔和信息的檢索查詢效率便可達到巨大的提升。實際中使用某軟件的文檔管理和郵件管理的界面，在該系統(tǒng)中每個文檔和郵件在注冊時都定義了其屬性，這樣在搜索時更加方便快捷，文檔編號的使用也使得文檔的管理更加規(guī)范。
　　對于郵件習(xí)慣上不需要進行編號，因此軟件也支持自動編號。同時該系統(tǒng)還支持郵件歷史檢索（圖表2郵件歷史檢索），該功能可以在讀取郵件時了解該郵件前后所有相關(guān)的回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)歷史，因此可以對于一件事情的來龍去脈有一個詳細的了解，這對于一個初次閱讀此郵件的人具有很大的幫助。

　　3.4任務(wù)的自動提醒
　　自動提醒功能是計算機的使用中最常用的功能之一，在施工階段一般瑣事繁多，而遇到配合不佳的相關(guān)單位還會常常以問題回復(fù)不及時為由推委責(zé)任，遇到這種情況時自動提醒功能就顯得尤為重要。
　　目前具有自動提醒功能的軟件比比皆是，但都需要自己輸入需要提醒的事宜，這就需要使用者培養(yǎng)良好的習(xí)慣及時填寫，但即使如此也還是不免會發(fā)生遺漏。而采用軟件進行管理則可以方便地由發(fā)送方或者根據(jù)合同規(guī)定設(shè)定郵件回復(fù)日期要求，系統(tǒng)及時給接收方發(fā)出提醒，避免此類事情的發(fā)生。
　　如果在系統(tǒng)中設(shè)定了工作流，如審批，設(shè)計變更等事宜，在申請郵件發(fā)出后自動轉(zhuǎn)入相關(guān)人員的郵箱并根據(jù)預(yù)先定義設(shè)定回復(fù)期限，則使用起來會更為方便。
　　3.5協(xié)助規(guī)范工作流程
　　規(guī)范化的管理是工程項目成功的一個重要保證，尤其對于大型項目頭緒繁多，組織機構(gòu)比較龐大，各種事務(wù)流程也各不相同，如果沒有比較嚴格的規(guī)范化管理則很容易陷入混亂狀態(tài)。采用軟件進行流程管理就避免了人為失誤和隨意性，再輔助以系統(tǒng)任務(wù)提醒功能，則更易于保證事情的及時解決。

　　如上圖所示即為一個流程的示意，申請人發(fā)出申請后，系統(tǒng)自動將申請發(fā)送給SIP和CPG的負責(zé)人進行申批，在回復(fù)郵件中批復(fù)人可以確認是否同意，并給出自己的意見。如果不同意，則發(fā)起人需要根據(jù)回復(fù)意見或修改后再次申請，或中止事務(wù)；如果SIP和CPG均同意了該申請，則系統(tǒng)將自動將申請及批復(fù)意見轉(zhuǎn)至PM處理，最終當(dāng)Client（業(yè)主）同意后郵件將回到申請人，申請人即可完成后繼工作。各負責(zé)人批復(fù)的時間要求被定義在流程當(dāng)中。
　　4結(jié)論
　　以上僅簡述了計算機在建筑工程管理當(dāng)中的一部分應(yīng)用，事實上計算機軟件和網(wǎng)絡(luò)所能提供的功能還遠不止于此，比如財務(wù)方面的概預(yù)算以及按照實際進度的付款跟蹤，整個招評標(biāo)流程等都可以采用計算機軟件進行管理，實際工作中也已經(jīng)開始有一些應(yīng)用。
　　但是對于單個工程的管理也還遠不能充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，項目管理知識的積累才是計算機系統(tǒng)最大的優(yōu)勢所在�，F(xiàn)在對于大多數(shù)管理企業(yè)來講，一個項目結(jié)束后所做的工作就是將資料或存入倉庫，或刻成光盤存檔，若干時間之后隨著倉庫日漸擁擠或是辦公地點更換，這些資料便當(dāng)做垃圾清理掉了。
　　實際上這是一種極大的知識和經(jīng)驗的浪費，但計算機卻不會遺忘，它像一個巨大無比的倉庫，當(dāng)你將資料進行合理的整理之后，項目留下的經(jīng)驗就像一顆顆珍珠被珍藏起來，等待你的隨時取用，這正是計算機軟件為工程管理所能帶來的最大財富。
　　參考文獻
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