1引言

1.1摘要:干部人事檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)能對(duì)各類人員檔案進(jìn)行綜合管理的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)。它既能管理干部檔案，又能管理職工檔案。通過使用該系統(tǒng)，使得檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，管檔人員將從繁重、冗雜的事務(wù)性工作中解脫出來，大大減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了管檔人員的工作效率以及檔案的利用效率。

關(guān)鍵詞：干部檔案;檔案管理系統(tǒng);人事檔案

1.2定義

中文全稱：干部人事檔案管理系統(tǒng)

英文全稱：Archive System

本報(bào)告用到的術(shù)語符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《軟件工程術(shù)語(GB/T11475-1995)》。

1.3參考資料

有關(guān)的參考文件：

《干部人事檔案管理系統(tǒng)》長(zhǎng)沙三希軟件有限公司編寫的使用手冊(cè)

GB9385-88 計(jì)算機(jī)軟件需求說明編制指南

GB8567-88 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南

GB/T11457-1995 軟件工程術(shù)語

2總體設(shè)計(jì)

2.1需求規(guī)定

2.1.1系統(tǒng)功能

干部人事檔案管理系統(tǒng)包括七個(gè)部分：系統(tǒng)管理、人員花名冊(cè)管理、檔案目錄管理、檔案及材料轉(zhuǎn)遞、檔案利用及原件管理、管檔單位及人員管理、法律法規(guī)查詢。

2.1.2系統(tǒng)性能

充分考慮干部人事檔案管理系統(tǒng)的需求特色，做到功能齊全;要求操作方便快捷，性能優(yōu)越;系統(tǒng)要能在干部人事檔案管理系統(tǒng)可能出現(xiàn)的各種環(huán)境下具有很好的穩(wěn)定性;系統(tǒng)特別強(qiáng)調(diào)安全性，杜絕非法入侵，系統(tǒng)要能夠使用過程中可能出現(xiàn)的災(zāi)難，具有很強(qiáng)的容錯(cuò)能力。

2.1.2.1可維護(hù)性

考慮到應(yīng)用的多變性，系統(tǒng)采用層次化設(shè)計(jì)思想，每層實(shí)現(xiàn)特定的功能，并通過標(biāo)準(zhǔn)接口向上層提供透明的服務(wù)，因此，最大限度的實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)各模塊的功能獨(dú)立性，每一層的改動(dòng)不影響其它層次。

2.1.2.2可擴(kuò)展性

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初要考慮到系統(tǒng)以后的擴(kuò)展，除了采用層次結(jié)構(gòu)，保證功能實(shí)現(xiàn)與通訊接口最大限度的獨(dú)立，在與通信平臺(tái)的接口設(shè)計(jì)上盡量標(biāo)準(zhǔn)化，以實(shí)現(xiàn)和新系統(tǒng)的無縫連接。

2.1.2.3安全性原則

系統(tǒng)的管理系統(tǒng)與維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置了用戶管理權(quán)限，采用帳號(hào)管理，對(duì)管理員采取有效的管理，最大限度降低內(nèi)部管理、操作失誤帶來的不必要的損失。

2.1.2.4穩(wěn)定性

在系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性方面，運(yùn)行狀態(tài)適時(shí)監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)異常情況通過運(yùn)維系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理員;

2.1.3數(shù)據(jù)管理能力要求

數(shù)據(jù)管理能力要求能滿足干部人事檔案管理系統(tǒng)使用規(guī)模的數(shù)據(jù)處理需求，歸檔庫(kù)大小不限。

2.1.4其他專門要求

出于系統(tǒng)安全性等考慮!系統(tǒng)采用了128位非對(duì)稱加密算法的加密密鑰處理，同時(shí)采用手寫簽名方式，因此對(duì)于密鑰和簽名圖像管理需要系統(tǒng)管理人員專門處理。

2.3基本設(shè)計(jì)概念和處理流程

2.3.1系統(tǒng)管理

模塊一：管檔方式

人員分類

目前在干部人事檔案管理中，所管人員是按某種分類來管理的，常見的分類有：

①.對(duì)于組織系統(tǒng)，一般只管理干部檔案，人員相對(duì)比較單一，但所管干部涉及到的單位很多，且具有一定規(guī)模。

②.對(duì)于企事業(yè)單位，既要管理干部檔案，又要管理職工檔案，人員相對(duì)復(fù)雜一些，但一般只管理本單位或下屬二級(jí)機(jī)構(gòu)或企業(yè)的人員檔案。

2、庫(kù)房分區(qū)：

⑴.庫(kù)房分區(qū)的信息內(nèi)容

⑵.“庫(kù)房分區(qū)”窗口的操作

3、檔案存放方式：

人員檔案一般按某種順序存放在庫(kù)房中，以便于檢索和查找。目前，檔案存放在庫(kù)房中一般按姓名特征或手工編號(hào)來順序擺放。

模塊二;單位部門設(shè)置

單位設(shè)置：

單位是指所管檔案人員涉及到的單位。

部門設(shè)置：

部門是指本單位內(nèi)設(shè)的部門、處室、科室等。

用戶設(shè)置：

用戶是指使用該軟件系統(tǒng)的人員，一般為信息(檔案)處、檔案科、檔案室的管檔人員，包括領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人。

權(quán)限設(shè)置：

當(dāng)建立某用戶帳號(hào)后，并不意味著該用戶就能使用該系統(tǒng)了，應(yīng)定義其權(quán)限后，該用戶才能使用有權(quán)限的部分或全部功能。

系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理員具有所有權(quán)限，且任何用戶不能修改。

檔案目錄模板設(shè)置：

檔案目錄模板提供了一種初始的檔案目錄結(jié)構(gòu)。

2.3.2人員花名冊(cè)管理

花名冊(cè)的建立與管理

檔案人員名冊(cè)是按分類來管理的，系統(tǒng)允許對(duì)不同分類人員使用不同的信息項(xiàng)，這是有需要的，如：對(duì)于干部與工人，其信息項(xiàng)可能不一樣，干部一般有職務(wù)和級(jí)別，工人則沒有，但我們可能更關(guān)心工人的一些其它特征。

檔案人員的工作單位、管理類別、職務(wù)等信息發(fā)生變化時(shí)，需要及時(shí)修改人員基本信息。

人員查找與綜合查詢

該功能用于在檔案人員花名冊(cè)、人員檔案目錄等功能中定位和查找某人，可以根據(jù)人員的姓名、姓名拼音索引、箱號(hào)或者人員檔案的編號(hào)進(jìn)行查找。

綜合查詢用于設(shè)置比較復(fù)雜的查詢條件在花名冊(cè)中查找滿足條件的人員。“綜合查詢”的結(jié)果可能是滿足條件的一批人員。

職務(wù)和工資變動(dòng)登記

職務(wù)變動(dòng)登記包括：?jiǎn)挝幻�稱、職務(wù)名稱、任職時(shí)間、免職時(shí)間、任職批準(zhǔn)文電號(hào)、免職批準(zhǔn)文電號(hào)。

工資變動(dòng)登記內(nèi)容包括：?jiǎn)挝幻�稱、職務(wù)名稱、職務(wù)工資、級(jí)別工資、執(zhí)行時(shí)間、批準(zhǔn)機(jī)關(guān)及文號(hào)。

檔案轉(zhuǎn)移

檔案轉(zhuǎn)移，又稱之為檔案轉(zhuǎn)庫(kù)。是指當(dāng)人員檔案的歸檔特征發(fā)生變化時(shí)，人員檔案的分類所發(fā)生的變化。

花名冊(cè)打印

花名冊(cè)打印用于打印不同“人員檔案分類”下檔案人員花名冊(cè)和花名冊(cè)對(duì)照表。一般情況下，檔案人員花名冊(cè)及對(duì)照表一年或兩年打印一次，以備查閱。

姓名整理與目錄查看

2.3.3檔案目錄管理

完成人員檔案花名冊(cè)的維護(hù)工作后，就要對(duì)不同分類的不同人員建立檔案目錄，即某人的檔案材料中具體包含的材料內(nèi)容，這樣，即可以使得每個(gè)人的檔案中的材料一目了然，便于查找，同時(shí)，又方便檔案目錄的增加、刪除、修改操作。

檔案目錄管理主要的功能包括檔案材料目錄分類歸檔、材料分類錄入、修改、刪除等維護(hù)功能和檔案目錄的打印功能

檔案目錄整理窗口由三部分組成，分別是：

檔案人員分類

人員花名冊(cè)窗口

檔案目錄整理

查詢花名冊(cè)

未歸檔人員整理

錄入原件

目錄打印

整理完某人的檔案目錄后，即可打印其檔案目錄。

2.3.4檔案及材料管理

檔案轉(zhuǎn)入

干部人事檔案管理部門按管理規(guī)定接收檔案時(shí)必須進(jìn)行登記。

檔案轉(zhuǎn)出

在轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，如果此人檔案狀態(tài)異常(已轉(zhuǎn)出、已借出、缺檔、無此人、在庫(kù))，系統(tǒng)會(huì)提示相應(yīng)的信息，確定后系統(tǒng)依然支持下步操作，但明細(xì)窗口中字體會(huì)變成紅色，以提醒用戶。

2.3.6管檔單位及人員管理

管檔單位及人員管理是為了實(shí)現(xiàn)具有宏觀管理職能的組織部門對(duì)下級(jí)管檔單位、管檔人員的全員管理，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行宏觀指導(dǎo)，對(duì)管檔人員進(jìn)行持證上崗資格認(rèn)證等管理。

檔案及保密

中華人民共和國(guó)檔案法

中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法

全國(guó)人大常委會(huì)關(guān)于修改《中華人民共和國(guó)檔案法》的決定

中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法

干部人事檔案

干部檔案工作條例

中央組織部關(guān)于修訂《干部檔案工作條例》的說明

文書檔案

機(jī)關(guān)檔案工作條例

機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范

中央檔案館接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)

行業(yè)管理

科學(xué)技術(shù)檔案工作條例

科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法

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