摘　要：本文作者介紹了高速公路工程竣工資料編制的現(xiàn)狀，分析了高速公路工程竣工資料編制常見(jiàn)的主要問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高速公路工程;竣工資料;整理工作

1 高速公路工程竣工資料編制現(xiàn)狀

自從第一條高速公路開(kāi)始建設(shè)以來(lái),高速公路發(fā)展非常迅速,但是,在高速公路竣工驗(yàn)收中,工程竣工資料的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收經(jīng)常成為焦點(diǎn)問(wèn)題,常常出現(xiàn)某些項(xiàng)目為了完成項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收,在檔案資料不符合驗(yàn)收條件的情況下,對(duì)存在的問(wèn)題不得不采取預(yù)留的方式進(jìn)行檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收。在實(shí)際工作中經(jīng)常可以看到,相當(dāng)多的項(xiàng)目在工程基本完工后才開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目竣工資料的整理工作,開(kāi)始組織大量的人員對(duì)竣工資料進(jìn)行整理、整改,有些項(xiàng)目由于工程中的原始記錄不符合檔案規(guī)定的要求,不得已在檔案資料整理時(shí)進(jìn)行資料的全面返工,既造成了資料的真實(shí)性問(wèn)題也會(huì)同時(shí)造成資料的缺失,令檔案專項(xiàng)竣工驗(yàn)收無(wú)法及時(shí)進(jìn)行。

高速公路的工程竣工資料的檔案竣工驗(yàn)收是高速公路竣工驗(yàn)收的一個(gè)專項(xiàng)組成部分,按照《公路工程竣(交)工驗(yàn)收辦法》(交通部令2004年第3號(hào)公布)第二十七條“項(xiàng)目法人對(duì)試運(yùn)營(yíng)期超過(guò)3年的公路工程不申請(qǐng)組織竣工驗(yàn)收的,由交通主管部門責(zé)令改正。對(duì)責(zé)令改正后仍不申請(qǐng)組織竣工驗(yàn)收的,由交通主管部門責(zé)令停止試運(yùn)營(yíng)”,第三章竣工驗(yàn)收第十六條“公路工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收應(yīng)具備以下條件:(五)對(duì)需進(jìn)行檔案、環(huán)保等單項(xiàng)驗(yàn)收的項(xiàng)目,已經(jīng)有關(guān)部門驗(yàn)收合格;”從交通部的要求可以看到,檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收必須在試運(yùn)營(yíng)開(kāi)始后的三年內(nèi)完成,否則,將會(huì)出現(xiàn)違規(guī)營(yíng)運(yùn)的現(xiàn)象。

2 高速公路工程竣工資料編制常見(jiàn)的主要問(wèn)題

竣工資料整理過(guò)程中常見(jiàn)的主要問(wèn)題有以下幾個(gè)方面：

2.1 套復(fù)

對(duì)于同一分部工程在形成工程資料時(shí),先將分部工程的名稱以及相同的填寫(xiě)完畢,然后復(fù)印,再在復(fù)印件上將分項(xiàng)的不同數(shù)據(jù)錄入;這種原始資料的形成方法不符合檔案對(duì)資料需保存原件的要求。

2.2 漏記

檔案資料的記錄要求是將格式內(nèi)需要記錄的地方記錄相應(yīng)的內(nèi)容,但是,資料上往往存在很多該記還沒(méi)有記的空白處,或者對(duì)于記錄表格中沒(méi)有需要填寫(xiě)內(nèi)容的空格,未按檔案整理規(guī)定對(duì)這類空格進(jìn)行處理。

2.3 記錄不準(zhǔn)確或不規(guī)范

記錄數(shù)據(jù)使用的筆不符合規(guī)定要求,屬于易褪色的種類;記錄的內(nèi)容沒(méi)有按照統(tǒng)一的要求去記錄,如實(shí)測(cè)值有時(shí)填寫(xiě)偏差值,有時(shí)又填寫(xiě)完整的數(shù)據(jù);不按照統(tǒng)一要求的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào);修改記錄不符合規(guī)定的要求等等。

2.4 資料不全

2.4.1 項(xiàng)目前期資料的缺少:項(xiàng)目前期文件比如立項(xiàng)審批文件,環(huán)保、水土保持、林地等等多項(xiàng)專項(xiàng)審批文件的部分缺失;項(xiàng)目征地、三線的遷移、拆遷補(bǔ)償?shù)暮贤��?尤其是拆遷補(bǔ)償部分的原始記錄缺失。

2.4.2 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的資料缺少:除工程計(jì)量表附件外的分項(xiàng)開(kāi)工報(bào)告、變更設(shè)計(jì)圖紙、工程往來(lái)文件、工程計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要以及其他管理性的重要文件要等,缺失較為嚴(yán)重是施工日志。

3 常見(jiàn)主要問(wèn)題的原因分析及其對(duì)策措施

3.1 容易出現(xiàn)的場(chǎng)合和情形探究

3.1.1 工程技術(shù)人員認(rèn)為可以節(jié)省時(shí)間和填寫(xiě)的精力的時(shí)候就容易出現(xiàn)“套復(fù)”的問(wèn)題。

3.1.2 在資料形成過(guò)程中,某欄內(nèi)容根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)將來(lái)可能需要修改的、或者尚未統(tǒng)一明確的要求,暫時(shí)不適合填寫(xiě)的時(shí)候,容易出現(xiàn)“漏記”的問(wèn)題;工程技術(shù)員不知道檔案規(guī)定應(yīng)對(duì)空白欄進(jìn)行處理的時(shí)候,容易出現(xiàn)“漏記”的問(wèn)題。

3.1.3 工程技術(shù)人員不知道檔案規(guī)定原始記錄不能使用容易褪色的筆、或者記錄出現(xiàn)差錯(cuò)需要修改時(shí),不知道檔案對(duì)修改是有規(guī)定的,容易出現(xiàn)“記錄不準(zhǔn)確或不規(guī)范”的問(wèn)題;某些記錄的內(nèi)容需要項(xiàng)目統(tǒng)一,而項(xiàng)目尚未統(tǒng)一、或者統(tǒng)一的時(shí)間較遲的情況下,容易出現(xiàn)“記錄不準(zhǔn)確或不規(guī)范”的問(wèn)題。

3.1.4 由于項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目法人制,項(xiàng)目立項(xiàng)的資料形成人員與項(xiàng)目實(shí)施的人員往往不一致,項(xiàng)目交接過(guò)程中也不重視按照檔案要求去做好相應(yīng)的移交工作時(shí),容易出現(xiàn)“前期工作的原始資料缺失”的問(wèn)題;征遷工作涉及面較廣、工作零星,一般由地方政府臨時(shí)組建指揮部完成,當(dāng)人員變動(dòng)較快,工作人員又沒(méi)有資料形成、收集、歸檔和整理的經(jīng)驗(yàn)時(shí),容易出現(xiàn)“前期工作的原始資料缺失”的問(wèn)題;進(jìn)入施工高峰期時(shí),現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度、質(zhì)量、安全、造價(jià)等工作量大增,施工以及管理單位均感覺(jué)無(wú)暇顧及工程檔案資料的形成和歸檔工作,同時(shí)如果相應(yīng)工作人員主觀上認(rèn)為資料只要能滿足工程計(jì)量的要求,就及時(shí)完成了竣工資料的形成、收集工作的時(shí)候,就容易出現(xiàn)“項(xiàng)目實(shí)施期間的資料缺失”的問(wèn)題。

3.2 原因剖析

3.2.1 缺少檔案專業(yè)知識(shí)。對(duì)于高速公路工程檔案資料編制工作,基本上有自行完成、委托專業(yè)檔案咨詢公司完成或者兩者組合等三種形式,無(wú)論何種形式實(shí)現(xiàn)工程竣工資料的編制,均需要資料所反映的分項(xiàng)工程所對(duì)應(yīng)的作業(yè)人員去完成,而高速公路工程自身就具有專業(yè)面廣、地點(diǎn)分散的特點(diǎn),涉及人員非常廣泛,這么多人同時(shí)具備檔案專業(yè)知識(shí),幾乎是不可能的。雖然項(xiàng)目業(yè)主(或建設(shè)單位)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中采取過(guò)措施,比如按照交通部《公路工程竣工資料編制辦法》編制項(xiàng)目實(shí)施細(xì)則、委托專業(yè)檔案咨詢公司進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)、聘請(qǐng)檔案專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、要求參建單位配置檔案專業(yè)人員等等;但由于工程檔案資料的形成分散、形成過(guò)程時(shí)間長(zhǎng)、涉及人員廣泛,參加培訓(xùn)的人員以及接受指導(dǎo)的人員幾乎很難全面覆蓋、接受過(guò)培訓(xùn)的人員也很難善始善終,因此無(wú)法從根本上解決項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中形成的工程竣工資料具備檔案專業(yè)知識(shí)的問(wèn)題。

3.2.2 資料形成后收集、歸檔、整理計(jì)劃不符合實(shí)際情況。工程竣工資料形成以后,需要及時(shí)收集、歸檔,才能分類整理立卷,由于工程資料在工程實(shí)施過(guò)程中涉及到工程量的認(rèn)定、工程質(zhì)量的判定以及各種管理過(guò)程的需要,因此,資料形成后由于這些資料尚有一定的使用需求,留在使用的人員手中而不能及時(shí)的歸檔,這樣時(shí)間越長(zhǎng)資料收集、歸檔就更加困難,最終可能會(huì)導(dǎo)致文件的缺失。

3.3 可采取的對(duì)策

針對(duì)工程竣工資料形成分散、過(guò)程時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn),需要實(shí)施系統(tǒng)性、全面性、計(jì)劃性的管理。

3.3.1 首先是在編制《工程竣工資料整理實(shí)施細(xì)則》時(shí),需要建立一套具有系統(tǒng)性的形成、收集、歸檔、整理的辦法,對(duì)資料的形成提出明確的可執(zhí)行的要求,對(duì)收集、歸檔不但需要編制收集、歸檔范圍的規(guī)定,同時(shí)還需要按照工程實(shí)施的進(jìn)度,根據(jù)資料的特點(diǎn)規(guī)定收集、歸檔的時(shí)間,對(duì)整理立卷也應(yīng)做出相應(yīng)的規(guī)定。

3.3.2 按照參建單位進(jìn)場(chǎng)的順序組織培訓(xùn),培訓(xùn)需具有針對(duì)性,針對(duì)不同崗位的人員在工程竣工資料整理中承擔(dān)的任務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)。

3.3.3 參建單位項(xiàng)目實(shí)施初期,組織有檔案專業(yè)和工程專業(yè)人員共同參與的聯(lián)合檢查的形式,實(shí)施全面檢查,對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)由檔案以及工程專業(yè)人員進(jìn)行復(fù)查,同時(shí)最重要的是后期的保持,動(dòng)態(tài)的管理,實(shí)施定期督查,保持形成過(guò)程的符合性。

3.3.4 根據(jù)工程項(xiàng)目完成情況,不但要編制收集、歸檔計(jì)劃,還需要編制工程竣工資料的內(nèi)部驗(yàn)收計(jì)劃,在過(guò)程中實(shí)施驗(yàn)收,有必要時(shí)可以采取一步一步封存的措施。比如,軟基處理完成,可以對(duì)軟基處理的工程資料組織檔案專業(yè)人員和資料專業(yè)人員進(jìn)行檢查驗(yàn)收,驗(yàn)收結(jié)束可以根據(jù)項(xiàng)目公司管理要求組織現(xiàn)場(chǎng)封存,實(shí)現(xiàn)“零存整取”。

4 竣工文件歸檔、整理的具體步驟

4.1 對(duì)收集整理的文件材料按建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍進(jìn)行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重復(fù)的文件材料。需要?dú)w檔的原件一份也不能少，諸如計(jì)劃任務(wù)書(shū)的批復(fù)、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)的上報(bào)等等，應(yīng)將原件歸檔，以確保項(xiàng)目檔案的完整性。

4.2 將應(yīng)歸檔的文字材料、圖表、圖紙，按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段歸類劃分，在此基礎(chǔ)上，按單項(xiàng)工程予以分開(kāi)，不同的形成階段，不同的單項(xiàng)工程，文件材料不能混淆在一起。

4.3 同一單項(xiàng)工程內(nèi)，按不同專業(yè)分開(kāi)排列，如該單項(xiàng)工程是由若干單位工程構(gòu)成，或該項(xiàng)目直接由單位工程組成，則應(yīng)先分單位工程同一單位工程下再分專業(yè)。

4.4 在同一分類層次內(nèi)，根據(jù)不同類型文件材料的形成規(guī)律和查找利用規(guī)律分類組卷，如管理性文字材料按問(wèn)題——時(shí)間分類組卷，圖紙按單位工程——專業(yè)——結(jié)構(gòu)分類組卷;施工文件按形成規(guī)律分類組卷，如原材料、構(gòu)件的出廠證明(需要原件，如不是原件，則需要出廠單位蓋公章)、試驗(yàn)報(bào)告可按結(jié)構(gòu)或批量分類組卷，質(zhì)量檢查、評(píng)定記錄按單位、分部、分項(xiàng)工程分類組卷。

4.5 根據(jù)文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個(gè)案卷，案卷的厚度規(guī)格一般不小于2cm、不超過(guò)5 cm。A3圖紙的厚度應(yīng)為2～3cm(A4檔案盒厚度為2～5cm 、A3檔案盒厚度為3cm)。

4.6 卷內(nèi)排列。如果某一項(xiàng)目形成的文件材料數(shù)量不多，可以組織為一個(gè)案卷時(shí)，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列。如果圖紙、文字性材料分別組卷時(shí)，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進(jìn)行，文字性材料則應(yīng)遵循反映同一問(wèn)題、同一結(jié)構(gòu)的文件材料排列在一起的原則，同一案卷中有若干個(gè)問(wèn)題時(shí)，按問(wèn)題的時(shí)間順序或重要程度排列。

5 結(jié)束語(yǔ)

工程竣工資料反映工程項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)面貌,反映工程建設(shè)程序的符合性,反映了工程實(shí)體質(zhì)量的合規(guī)性,特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值;工程竣工資料是養(yǎng)護(hù)、維修的依據(jù),是改、擴(kuò)建工程的參考數(shù)據(jù),是確定造成事故的責(zé)任人的可靠真實(shí)依據(jù)。因此工程竣工資料的原始、完整、清晰,不但有利于工程質(zhì)量的提高,而且有利于今后高速公路的發(fā)展,同時(shí)也有利于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)分清、落實(shí)責(zé)任。公路工程竣工文件編制要求與工程建設(shè)同步形成、同步實(shí)施管理,只要檢查、指導(dǎo)、督促及時(shí),辦法可行,符合項(xiàng)目實(shí)際情況,是能夠做好的。

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