摘　要：本文作者介紹了高速公路工程竣工資料編制的現(xiàn)狀，分析了高速公路工程竣工資料編制常見的主要問題，提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：高速公路工程;竣工資料;整理工作

1 高速公路工程竣工資料編制現(xiàn)狀

自從第一條高速公路開始建設(shè)以來,高速公路發(fā)展非常迅速,但是,在高速公路竣工驗收中,工程竣工資料的檔案專項驗收經(jīng)常成為焦點問題,常常出現(xiàn)某些項目為了完成項目的竣工驗收,在檔案資料不符合驗收條件的情況下,對存在的問題不得不采取預(yù)留的方式進行檔案的專項驗收。在實際工作中經(jīng)�？梢钥吹�,相當多的項目在工程基本完工后才開始進行項目竣工資料的整理工作,開始組織大量的人員對竣工資料進行整理、整改,有些項目由于工程中的原始記錄不符合檔案規(guī)定的要求,不得已在檔案資料整理時進行資料的全面返工,既造成了資料的真實性問題也會同時造成資料的缺失,令檔案專項竣工驗收無法及時進行。

高速公路的工程竣工資料的檔案竣工驗收是高速公路竣工驗收的一個專項組成部分,按照《公路工程竣(交)工驗收辦法》(交通部令2004年第3號公布)第二十七條“項目法人對試運營期超過3年的公路工程不申請組織竣工驗收的,由交通主管部門責(zé)令改正。對責(zé)令改正后仍不申請組織竣工驗收的,由交通主管部門責(zé)令停止試運營”,第三章竣工驗收第十六條“公路工程進行竣工驗收應(yīng)具備以下條件:(五)對需進行檔案、環(huán)保等單項驗收的項目,已經(jīng)有關(guān)部門驗收合格;”從交通部的要求可以看到,檔案的專項驗收必須在試運營開始后的三年內(nèi)完成,否則,將會出現(xiàn)違規(guī)營運的現(xiàn)象。

2 高速公路工程竣工資料編制常見的主要問題

竣工資料整理過程中常見的主要問題有以下幾個方面：

2.1 套復(fù)

對于同一分部工程在形成工程資料時,先將分部工程的名稱以及相同的填寫完畢,然后復(fù)印,再在復(fù)印件上將分項的不同數(shù)據(jù)錄入;這種原始資料的形成方法不符合檔案對資料需保存原件的要求。

2.2 漏記

檔案資料的記錄要求是將格式內(nèi)需要記錄的地方記錄相應(yīng)的內(nèi)容,但是,資料上往往存在很多該記還沒有記的空白處,或者對于記錄表格中沒有需要填寫內(nèi)容的空格,未按檔案整理規(guī)定對這類空格進行處理。

2.3 記錄不準確或不規(guī)范

記錄數(shù)據(jù)使用的筆不符合規(guī)定要求,屬于易褪色的種類;記錄的內(nèi)容沒有按照統(tǒng)一的要求去記錄,如實測值有時填寫偏差值,有時又填寫完整的數(shù)據(jù);不按照統(tǒng)一要求的編號規(guī)則進行編號;修改記錄不符合規(guī)定的要求等等。

2.4 資料不全

2.4.1 項目前期資料的缺少:項目前期文件比如立項審批文件,環(huán)保、水土保持、林地等等多項專項審批文件的部分缺失;項目征地、三線的遷移、拆遷補償?shù)暮贤��?尤其是拆遷補償部分的原始記錄缺失。

2.4.2 項目實施過程中的資料缺少:除工程計量表附件外的分項開工報告、變更設(shè)計圖紙、工程往來文件、工程計劃、會議紀要以及其他管理性的重要文件要等,缺失較為嚴重是施工日志。

3 常見主要問題的原因分析及其對策措施

3.1 容易出現(xiàn)的場合和情形探究

3.1.1 工程技術(shù)人員認為可以節(jié)省時間和填寫的精力的時候就容易出現(xiàn)“套復(fù)”的問題。

3.1.2 在資料形成過程中,某欄內(nèi)容根據(jù)以往的經(jīng)驗將來可能需要修改的、或者尚未統(tǒng)一明確的要求,暫時不適合填寫的時候,容易出現(xiàn)“漏記”的問題;工程技術(shù)員不知道檔案規(guī)定應(yīng)對空白欄進行處理的時候,容易出現(xiàn)“漏記”的問題。

3.1.3 工程技術(shù)人員不知道檔案規(guī)定原始記錄不能使用容易褪色的筆、或者記錄出現(xiàn)差錯需要修改時,不知道檔案對修改是有規(guī)定的,容易出現(xiàn)“記錄不準確或不規(guī)范”的問題;某些記錄的內(nèi)容需要項目統(tǒng)一,而項目尚未統(tǒng)一、或者統(tǒng)一的時間較遲的情況下,容易出現(xiàn)“記錄不準確或不規(guī)范”的問題。

3.1.4 由于項目實施項目法人制,項目立項的資料形成人員與項目實施的人員往往不一致,項目交接過程中也不重視按照檔案要求去做好相應(yīng)的移交工作時,容易出現(xiàn)“前期工作的原始資料缺失”的問題;征遷工作涉及面較廣、工作零星,一般由地方政府臨時組建指揮部完成,當人員變動較快,工作人員又沒有資料形成、收集、歸檔和整理的經(jīng)驗時,容易出現(xiàn)“前期工作的原始資料缺失”的問題;進入施工高峰期時,現(xiàn)場進度、質(zhì)量、安全、造價等工作量大增,施工以及管理單位均感覺無暇顧及工程檔案資料的形成和歸檔工作,同時如果相應(yīng)工作人員主觀上認為資料只要能滿足工程計量的要求,就及時完成了竣工資料的形成、收集工作的時候,就容易出現(xiàn)“項目實施期間的資料缺失”的問題。

3.2 原因剖析

3.2.1 缺少檔案專業(yè)知識。對于高速公路工程檔案資料編制工作,基本上有自行完成、委托專業(yè)檔案咨詢公司完成或者兩者組合等三種形式,無論何種形式實現(xiàn)工程竣工資料的編制,均需要資料所反映的分項工程所對應(yīng)的作業(yè)人員去完成,而高速公路工程自身就具有專業(yè)面廣、地點分散的特點,涉及人員非常廣泛,這么多人同時具備檔案專業(yè)知識,幾乎是不可能的。雖然項目業(yè)主(或建設(shè)單位)在項目實施過程中采取過措施,比如按照交通部《公路工程竣工資料編制辦法》編制項目實施細則、委托專業(yè)檔案咨詢公司進行檔案知識的培訓(xùn)、聘請檔案專業(yè)人員進行現(xiàn)場指導(dǎo)、要求參建單位配置檔案專業(yè)人員等等;但由于工程檔案資料的形成分散、形成過程時間長、涉及人員廣泛,參加培訓(xùn)的人員以及接受指導(dǎo)的人員幾乎很難全面覆蓋、接受過培訓(xùn)的人員也很難善始善終,因此無法從根本上解決項目進行過程中形成的工程竣工資料具備檔案專業(yè)知識的問題。

3.2.2 資料形成后收集、歸檔、整理計劃不符合實際情況。工程竣工資料形成以后,需要及時收集、歸檔,才能分類整理立卷,由于工程資料在工程實施過程中涉及到工程量的認定、工程質(zhì)量的判定以及各種管理過程的需要,因此,資料形成后由于這些資料尚有一定的使用需求,留在使用的人員手中而不能及時的歸檔,這樣時間越長資料收集、歸檔就更加困難,最終可能會導(dǎo)致文件的缺失。

3.3 可采取的對策

針對工程竣工資料形成分散、過程時間長的特點,需要實施系統(tǒng)性、全面性、計劃性的管理。

3.3.1 首先是在編制《工程竣工資料整理實施細則》時,需要建立一套具有系統(tǒng)性的形成、收集、歸檔、整理的辦法,對資料的形成提出明確的可執(zhí)行的要求,對收集、歸檔不但需要編制收集、歸檔范圍的規(guī)定,同時還需要按照工程實施的進度,根據(jù)資料的特點規(guī)定收集、歸檔的時間,對整理立卷也應(yīng)做出相應(yīng)的規(guī)定。

3.3.2 按照參建單位進場的順序組織培訓(xùn),培訓(xùn)需具有針對性,針對不同崗位的人員在工程竣工資料整理中承擔(dān)的任務(wù)進行培訓(xùn)。

3.3.3 參建單位項目實施初期,組織有檔案專業(yè)和工程專業(yè)人員共同參與的聯(lián)合檢查的形式,實施全面檢查,對檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)由檔案以及工程專業(yè)人員進行復(fù)查,同時最重要的是后期的保持,動態(tài)的管理,實施定期督查,保持形成過程的符合性。

3.3.4 根據(jù)工程項目完成情況,不但要編制收集、歸檔計劃,還需要編制工程竣工資料的內(nèi)部驗收計劃,在過程中實施驗收,有必要時可以采取一步一步封存的措施。比如,軟基處理完成,可以對軟基處理的工程資料組織檔案專業(yè)人員和資料專業(yè)人員進行檢查驗收,驗收結(jié)束可以根據(jù)項目公司管理要求組織現(xiàn)場封存,實現(xiàn)“零存整取”。

4 竣工文件歸檔、整理的具體步驟

4.1 對收集整理的文件材料按建設(shè)項目檔案歸檔范圍進行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重復(fù)的文件材料。需要歸檔的原件一份也不能少，諸如計劃任務(wù)書的批復(fù)、項目任務(wù)書的上報等等，應(yīng)將原件歸檔，以確保項目檔案的完整性。

4.2 將應(yīng)歸檔的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段歸類劃分，在此基礎(chǔ)上，按單項工程予以分開，不同的形成階段，不同的單項工程，文件材料不能混淆在一起。

4.3 同一單項工程內(nèi)，按不同專業(yè)分開排列，如該單項工程是由若干單位工程構(gòu)成，或該項目直接由單位工程組成，則應(yīng)先分單位工程同一單位工程下再分專業(yè)。

4.4 在同一分類層次內(nèi)，根據(jù)不同類型文件材料的形成規(guī)律和查找利用規(guī)律分類組卷，如管理性文字材料按問題——時間分類組卷，圖紙按單位工程——專業(yè)——結(jié)構(gòu)分類組卷;施工文件按形成規(guī)律分類組卷，如原材料、構(gòu)件的出廠證明(需要原件，如不是原件，則需要出廠單位蓋公章)、試驗報告可按結(jié)構(gòu)或批量分類組卷，質(zhì)量檢查、評定記錄按單位、分部、分項工程分類組卷。

4.5 根據(jù)文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個案卷，案卷的厚度規(guī)格一般不小于2cm、不超過5 cm。A3圖紙的厚度應(yīng)為2～3cm(A4檔案盒厚度為2～5cm 、A3檔案盒厚度為3cm)。

4.6 卷內(nèi)排列。如果某一項目形成的文件材料數(shù)量不多，可以組織為一個案卷時，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列。如果圖紙、文字性材料分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進行，文字性材料則應(yīng)遵循反映同一問題、同一結(jié)構(gòu)的文件材料排列在一起的原則，同一案卷中有若干個問題時，按問題的時間順序或重要程度排列。

5 結(jié)束語

工程竣工資料反映工程項目全過程的真實面貌,反映工程建設(shè)程序的符合性,反映了工程實體質(zhì)量的合規(guī)性,特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值;工程竣工資料是養(yǎng)護、維修的依據(jù),是改、擴建工程的參考數(shù)據(jù),是確定造成事故的責(zé)任人的可靠真實依據(jù)。因此工程竣工資料的原始、完整、清晰,不但有利于工程質(zhì)量的提高,而且有利于今后高速公路的發(fā)展,同時也有利于出現(xiàn)質(zhì)量問題時分清、落實責(zé)任。公路工程竣工文件編制要求與工程建設(shè)同步形成、同步實施管理,只要檢查、指導(dǎo)、督促及時,辦法可行,符合項目實際情況,是能夠做好的。

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