從館藏檔案現(xiàn)狀談對(duì)城建檔案價(jià)值鑒定的認(rèn)識(shí)
張玉

計(jì)算機(jī)信息管理論文,計(jì)算機(jī)論文,發(fā)表計(jì)算機(jī)論文網(wǎng),計(jì)算機(jī)論文
【摘要】城建檔案館經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作已步入正軌，館藏檔案門類日漸完善，檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，利用需求呈多層次、多元化，使得館藏檔案數(shù)量和質(zhì)量的矛盾日益突出，檔案的鑒定已迫在眉睫，開(kāi)展館藏檔案鑒定工作已成為許多城建檔案館面臨的新課。
【關(guān)鍵詞】館藏檔案 現(xiàn)狀 檔案價(jià)值 鑒定 認(rèn)識(shí)
【正文】城建檔案館經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作已步入正軌，館藏檔案門類日漸完善，檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，利用需求呈多層次、多元化，使得館藏檔案數(shù)量和質(zhì)量的矛盾日益突出，檔案的鑒定已迫在眉睫。由于受到諸多方面因素的影響，到面前為止，許多城建檔案館還是把主要精力放在檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)上，對(duì)于館藏檔案價(jià)值的鑒定工作多處于停滯狀態(tài)。城建檔案事業(yè)要發(fā)展，館藏質(zhì)量要提高，館藏要優(yōu)化，只有通過(guò)對(duì)館藏城建檔案價(jià)值的鑒定，做到分清玉石、去粗取精、有效地解決館藏檔案數(shù)量和質(zhì)量，才能使整體的檔案處于最佳的管理狀態(tài)，才能更好地實(shí)現(xiàn)城建檔案的有效利用。筆者就從館藏檔案現(xiàn)狀談對(duì)城建檔案價(jià)值的鑒定作粗淺的認(rèn)識(shí)，以期同行的教正。
館藏檔案的現(xiàn)狀：現(xiàn)象一、館藏檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，占用了檔案庫(kù)房和裝具，影響了正常的接收工作。筆者所在單位成立于1987年，到1997年10年間，館藏檔案數(shù)量為10，831卷，排架總長(zhǎng)度288.09米；2007年館藏檔案數(shù)量已增加到50,860卷，排架總長(zhǎng)度1152.88米。到目前為止，新接收進(jìn)館的檔案已沒(méi)有地方存放，只好把庫(kù)藏長(zhǎng)期不用的檔案移出�，F(xiàn)象二、檔案存而不鑒，鑒而不毀。隨著現(xiàn)代化城市建設(shè)快速發(fā)展的推進(jìn)，城建檔案館保存的檔案數(shù)量與日俱增，目前，館藏檔案中部分城建檔案所反映的實(shí)體已不復(fù)存在，失去保存價(jià)值；一部分短期保存的檔案也已超過(guò)了保存期限，但檔案仍儲(chǔ)存于庫(kù)房?jī)?nèi)，致使庫(kù)存檔案顯得臃腫龐雜起來(lái)。現(xiàn)象三、阻礙館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我館已開(kāi)始實(shí)施數(shù)字檔案館計(jì)劃，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備，但挑選什么檔案進(jìn)行數(shù)字化呢？是我館目前遇到的一個(gè)棘手問(wèn)題，那就是對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化前的鑒定。
二、影響城建檔案價(jià)值鑒定工作開(kāi)展的原因：
1、八十年代，對(duì)于中小城市來(lái)說(shuō)，城建檔案館剛剛起步，豐富館藏是館藏建設(shè)的主導(dǎo)思想，由于對(duì)“豐富館藏”的片面理解，致使檔案館重?cái)?shù)量輕質(zhì)量，對(duì)進(jìn)館檔案的接收范圍也就隨意擴(kuò)大，使一些不應(yīng)該進(jìn)館的檔案也接受進(jìn)館。
2、各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)館藏檔案鑒定工作沒(méi)有列入工作計(jì)劃，沒(méi)有提出具體的業(yè)務(wù)工作要求和實(shí)施意見(jiàn)，更談不上有具體的量化考核指標(biāo)和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，使檔案館對(duì)開(kāi)展這項(xiàng)工作缺乏外在壓力。
3、檔案館人員少、任務(wù)重、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，以開(kāi)展的工作已夠忙的，不愿再開(kāi)展新的業(yè)務(wù)工作。
4、鑒定工作沒(méi)有具體可操作的標(biāo)準(zhǔn)，又無(wú)經(jīng)驗(yàn)，鑒定尺度難以把握，雖然城建檔案的價(jià)值鑒定從理論上講應(yīng)以全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)分析檔案的價(jià)值，但在實(shí)際工作中，往往會(huì)由于每個(gè)人看問(wèn)題的角度、觀點(diǎn)、理解上的差異對(duì)同一份文件材料的保存價(jià)值產(chǎn)生不同的看法，下不同的結(jié)論，使鑒定工作難以順利開(kāi)展。
5、對(duì)城建檔案鑒定工作產(chǎn)生畏難情緒，怕負(fù)責(zé)任、怕勞而無(wú)功。原因是檔案鑒定工作同其他各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作不同，檔案價(jià)值鑒定涉及檔案的存毀，關(guān)系到檔案的命運(yùn)，所以館藏矛盾再突出，問(wèn)題再大，反正檔案還在庫(kù)房里，但是一旦鑒定錯(cuò)了，處置失誤，則不可挽回，責(zé)任重大，勞而無(wú)功。
三、開(kāi)展對(duì)城建檔案價(jià)值鑒定的必要性：
城建檔案價(jià)值鑒定工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理的客觀需要，對(duì)提高館藏檔案的質(zhì)量，安全保管城建檔案，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，充分發(fā)揮城建檔案的作用都有重要意義。
1、通過(guò)鑒定，可以提高館藏檔案質(zhì)量，發(fā)揮城建檔案的作用。保管城建檔案的主要目的，是為了更好地發(fā)揮城建檔案的作用，服務(wù)于社會(huì)。如不對(duì)館藏城建檔案進(jìn)行鑒定，把已失去保存價(jià)值的檔案同有價(jià)值的檔案混雜在一起，不僅使館藏檔案臃腫龐雜，而且還給查找利用帶來(lái)不便，檔案的作用也就得不到充分發(fā)揮。通過(guò)鑒定，可以對(duì)不完整、不準(zhǔn)確的部分采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，以保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮城建檔案的作用。
2、通過(guò)鑒定，可以提高管理工作水平，便于城建檔案的安全保管。如不對(duì)館藏檔案進(jìn)行鑒定，把已失去保存價(jià)值的檔案同有價(jià)值的檔案一起保管，不僅過(guò)多地占據(jù)了庫(kù)房的保管空間，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，而且還妨礙了檔案保管條件的改善，影響了檔案的安全管理。鑒定工作能把檔案分清主次，對(duì)價(jià)值大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，一旦發(fā)生自然災(zāi)害便于進(jìn)行重點(diǎn)轉(zhuǎn)移和搶救，另外還可以騰出庫(kù)房空間和裝具妥善保管有價(jià)值的檔案。
3、通過(guò)鑒定，可以減少計(jì)算機(jī)存貯前的準(zhǔn)備工作量及計(jì)算機(jī)信息的存貯量，為電子計(jì)算機(jī)、光盤儲(chǔ)存、檔案縮微等現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，更好的實(shí)現(xiàn)城建檔案的有效利用。
四、對(duì)館藏城建檔案價(jià)值鑒定的認(rèn)識(shí)：檔案的保存價(jià)值，取決于檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用的需要。即檔案這種客體對(duì)主體——利用者需要的滿足，檔案也只有與主體的需要發(fā)生關(guān)系時(shí)才產(chǎn)生其價(jià)值，如果保存在庫(kù)內(nèi)的檔案根本不被人所需要和利用，它們就毫無(wú)價(jià)值可言。由此可見(jiàn)，我們?cè)阼b定城建檔案的價(jià)值時(shí)，必須尊重歷史，根據(jù)其形成的時(shí)代背景、歷史條件，具體分析檔案的內(nèi)容和形式。同時(shí)又要從城建檔案在城市建設(shè)中所起的作用、建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、建筑物的結(jié)構(gòu)、造型、技術(shù)水平以及在城市中所處的地位等方面來(lái)分析、評(píng)定其保存價(jià)值。具體要從以下幾方面來(lái)認(rèn)識(shí)：1、要解放思想、提高認(rèn)識(shí)。館藏檔案也要“吐故納新”，即一方面要不斷地接收新產(chǎn)生的有保存價(jià)值的城建檔案材料，另一方面又要不段地剔除過(guò)期的、失去保存價(jià)值的檔案材料。只有這樣，才能夠提高館藏檔案的質(zhì)量，保持館藏優(yōu)化，更好地發(fā)揮城建檔案的作用。2、要正確認(rèn)識(shí)豐富館藏中質(zhì)與量的關(guān)系。衡量館藏是否豐富的標(biāo)準(zhǔn)是“數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化”二者不可偏廢，在強(qiáng)調(diào)豐富館藏的同時(shí)必須強(qiáng)調(diào)優(yōu)化，因?yàn)榇_定檔案去留的根據(jù)是檔案的保存價(jià)值，而不是檔案數(shù)量的多少，要正確認(rèn)識(shí)質(zhì)與量的關(guān)系，始終堅(jiān)持?jǐn)?shù)量與質(zhì)量并重。3、要全面認(rèn)識(shí)館藏檔案的狀況，摸清家底，制定計(jì)劃，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要做好對(duì)館藏檔案價(jià)值的鑒定，必須從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，摸清家底，制訂出切實(shí)可行的工作計(jì)劃，內(nèi)容包括：（1）、庫(kù)藏城建檔案狀況的統(tǒng)計(jì)分析；（2）、本次鑒定工作的目的、范圍、具體要求；（3）、較為完整的、科學(xué)的鑒定方案，并成立由館長(zhǎng)或付館長(zhǎng)、相關(guān)部門的專業(yè)技術(shù)人員、城建檔案工作人員組成的鑒定小組，具體組織實(shí)施對(duì)本次的鑒定工作。4、要正確認(rèn)識(shí)城建檔案保管期限表的作用。建設(shè)部編制的《城建檔案保管期限規(guī)定》是開(kāi)展城建檔案價(jià)值鑒定工作的依據(jù)和指導(dǎo)性文件。但是我們?cè)诰唧w劃定城建檔案保管期限時(shí)，應(yīng)根據(jù)本市、本館的實(shí)際情況，制定較為詳盡的、適應(yīng)本市、本館的城建檔案保管期限表。如果沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就可能使檔案價(jià)值鑒定工作發(fā)生過(guò)寬或過(guò)嚴(yán)的現(xiàn)象，由于期限表對(duì)不同來(lái)源、不同內(nèi)容、不同形式的檔案文件規(guī)定了不同的保管期限，它標(biāo)準(zhǔn)明確、界限清楚，有利于檔案鑒定工作的順利進(jìn)行。5、各級(jí)檔案行政管理部門要正確認(rèn)識(shí)館藏檔案價(jià)值鑒定的重要性。要把城建檔案價(jià)值鑒定工作納入到每年的目標(biāo)考核工作中去，使城建檔案鑒定工作經(jīng)�；�、制度化、改變“突擊鑒定”的作法，并指定專人負(fù)責(zé)，要在本單位培養(yǎng)一支精干的檔案鑒定隊(duì)伍，進(jìn)行日常的檔案鑒定工作，取其精華、去其糟粕，真正做到隨時(shí)向社會(huì)提供準(zhǔn)確、可靠的城建檔案材料。
總之，城建檔案價(jià)值鑒定工作就是要做到不讓沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料歸檔，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案通過(guò)鑒定，予以淘汰，有效地解決館藏檔案數(shù)量和質(zhì)量，達(dá)到館藏檔案優(yōu)化目的。同時(shí)城建檔案價(jià)值鑒定工作又是一項(xiàng)極為嚴(yán)肅、重要的工作，具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。因此，我們必須以科學(xué)的、實(shí)事求實(shí)的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，要不斷的摸索、總結(jié)鑒定工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，切實(shí)做好城建檔案價(jià)值的鑒定工作。
 

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