【摘要】人事檔案真實(shí)地記載和反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為企業(yè)人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運(yùn)用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求；不斷為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，開創(chuàng)檔案工作的新局面，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨著不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來(lái)檔案管理的工作實(shí)踐，就人事檔案的管理工作談幾點(diǎn)體會(huì)。
　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；現(xiàn)代化；科學(xué)化；完善；與時(shí)俱進(jìn)
　　人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。
　　一、人事檔案在人力資源管理中的作用
　　1.提供真實(shí)可靠的信息
　　企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾�(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過(guò)查閱員工檔案了解每個(gè)員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。
　　2.提供重要的依據(jù)
　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績(jī)效考核，又稱人事考核、績(jī)效評(píng)估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著企業(yè)對(duì)不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
　　3.人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
　　人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的。隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置。
　　二、當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足
　　雖然人事檔案在人力資源管理中起著非常重要的作用，但是當(dāng)前人事檔案管理的確存在著一些不足，并且在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。
　　1、人事檔案材料不全
　　隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案中有些信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少。一些本該有的履歷表、年度考核表沒(méi)有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過(guò)不少了，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，在個(gè)人手中沒(méi)有被及時(shí)歸檔。二是分管人事的部門沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。人事檔案的內(nèi)容不全面，反映一個(gè)人的道德品質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料很少，給企業(yè)選才、識(shí)才帶來(lái)了不便。
　　2、檔案利用價(jià)值不高
　　由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
　　3、 合作意識(shí)淡薄，缺乏與相關(guān)部門的協(xié)作
　　人事檔案管理不是一個(gè)單獨(dú)的實(shí)體，而是與其他很多工作緊密相關(guān)。但是現(xiàn)今很多人事檔案管理與企業(yè)的人力資源管理相脫節(jié)。員工的人事檔案很少能提供人事部門所需要的員工的信息，相應(yīng)的，人事部門也不會(huì)將新的員工人事信息交由檔案部門保管。
　　4、 人事檔案管理的信息化程度不高
　　隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對(duì)較為耗費(fèi)人力、物力。而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學(xué)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。
　　5、人檔分離的情況愈加嚴(yán)重
　　隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)?ldquo;社會(huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒(méi)什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒(méi)有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心的檔案管理費(fèi)。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。
　　三.加強(qiáng)改進(jìn)人事檔案管理工作，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作新要求
　　1、建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度
　　在人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學(xué)化、法律化。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效地鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺。做到分類準(zhǔn)確、排列有序、立卷規(guī)范、裝訂美觀；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用壽命；遵循《查、借閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。遵循《檔案人員崗位責(zé)任制》、《安全制度》、《計(jì)算機(jī)信息維護(hù)制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》、《借閱檔案登記簿》等制度規(guī)定。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度。嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記；查閱、借閱檔案有登記。利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。
　　2、增強(qiáng)服務(wù)合作意識(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)作
　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案管理人員要更新觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案部門要加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，著眼企業(yè)積極參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要，抓緊人才信息庫(kù)建設(shè)，不斷強(qiáng)化人事信息的深度開發(fā)和綜合利用。要加強(qiáng)現(xiàn)有人才評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)的發(fā)展,拓寬人才評(píng)價(jià)的領(lǐng)域。創(chuàng)建專門的人才評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu),專門負(fù)責(zé)人才的綜合測(cè)評(píng),將相關(guān)的信息存入檔案,以備相關(guān)部門使用。
　　3、 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。
　　要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展,就需要對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行不斷地充實(shí)優(yōu)化。一方面要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等的內(nèi)容；另一方面更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。
　　一是能力方面。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料。
　　二是業(yè)績(jī)方面。要及時(shí)將流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績(jī)選人、用人提供必要的依據(jù)。
　　三是誠(chéng)信方面。要規(guī)范流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理,重點(diǎn)記載黨政干部廉潔自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平,以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)者繳納利稅等個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料,并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。
　　人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。只有這樣,才能使流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升,有關(guān)部門可通過(guò)檔案記載確定對(duì)流動(dòng)人員的選拔和培養(yǎng),人們才會(huì)更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“棄檔”現(xiàn)象。
　　4、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)
　　人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。。另外，企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。
　　此外，還要提高全民的檔案意識(shí)。通過(guò)各種手段，如展覽，展現(xiàn)檔案工作的各項(xiàng)職能；利用培訓(xùn)班、各種會(huì)議，以及各種公開場(chǎng)合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過(guò)廣泛的宣傳，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法治意識(shí)，有利于為檔案工作的開展?fàn)I造一個(gè)寬松、和諧的社會(huì)環(huán)境。
　　5、 加大資金投入，確保檔案保管設(shè)施日益完善。
　　檔案部門要不斷改善辦公環(huán)境，加強(qiáng)硬件建設(shè)。按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，包括檔案室、辦公室、接待室、閱檔室；購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火、防塵、防鼠等配套保護(hù)措施；配置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，保證檔案信息不失密、不泄密。
　　6、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。
　　人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個(gè)新臺(tái)階。
　　總之，檔案凝聚著企業(yè)的所有創(chuàng)造、所有知識(shí)，檔案承載著企業(yè)人才的信息，檔案管理不再是無(wú)足輕重。人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運(yùn)用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求；不斷為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，開創(chuàng)檔案工作的新局面，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
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