探析高校基建資料室工作管理
劉小民1 劉永行1,2
(1.延安大學(xué)基本建設(shè)處 陜西延安 716000;2.西安科技大學(xué) 陜西西安 710054)
[摘要]本文從當(dāng)前高校資料室工作的特點(diǎn)服務(wù)性、系統(tǒng)性、繁雜性。人員建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、管理制度三個(gè)方面如何建設(shè)及其重要性。
[關(guān)鍵詞]基建；資料室；管理

1.引言
隨著我國高校教育管理體制改革步伐的加快，我國高校原有的規(guī)模和設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足適應(yīng)教學(xué)發(fā)展的需要。各高校積極投入新校區(qū)建設(shè)，進(jìn)入大規(guī)模建設(shè)時(shí)期，工程建設(shè)項(xiàng)目不斷增加。相應(yīng)基建檔案在建設(shè)過程中就大量產(chǎn)生，它是工程建設(shè)過程各方面全面真實(shí)的記錄和描述，它對于該工程竣工以后，對工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建、擴(kuò)建等的依據(jù)和憑證。國家檔案局頒布了《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》對驗(yàn)收的范圍、要求和驗(yàn)收程序等作了原則上的規(guī)定，相應(yīng)地當(dāng)?shù)爻墙?a href='http://www.jinnzone.com/dagl/' target='_blank'>檔案管理機(jī)構(gòu)也做了一些規(guī)章制度，但基本建設(shè)資料收集整理管理是一項(xiàng)非常龐大、繁瑣、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，也是一項(xiàng)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作。這使得高校資料室顯得越來越重要，經(jīng)濟(jì)、高效的資料室建設(shè)迫在眉睫。
2資料室管理工作的基本特點(diǎn)
2.1服務(wù)性。這是資料室工作的最重要的特點(diǎn)。其的任務(wù)是為建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的資料存放、收集整理、施工管理及造價(jià)人員查閱、移交完整的基建城建檔案等活動(dòng)服務(wù)的，服務(wù)的好壞是衡量資料室管理工作的一個(gè)重要標(biāo)志。
2.2系統(tǒng)性。檔案資料是伴隨建設(shè)程序的過程產(chǎn)生，因而它是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程。檔案管理員必須做好前期、設(shè)計(jì)、施工、竣工等每個(gè)階段中各個(gè)環(huán)節(jié)上資料的收集、歸檔、整編等一系列工作。
2.3繁雜性。資料室工作所涉及工程專業(yè)知識(shí)范圍較廣，工作較繁雜，因?yàn)楣芾韱T要對不同專業(yè)檔案整編要求、歸檔的時(shí)間等有所了解和熟知檔案規(guī)程。
3.資料室的建設(shè)管理
資料室的建設(shè)應(yīng)包括人員建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)三個(gè)方面：
3.1資料室管理人員應(yīng)具備的素養(yǎng)
3.1.1思想素養(yǎng) 作為資料管理人員，要有為工程管理服務(wù)思想意識(shí)，因?yàn)槠涫腔�建管理對外交流形象的重要組成部分。同時(shí)，對工作一定要任勞任怨、兢兢業(yè)業(yè)，要明確資料室管理工作制度、職責(zé)。根據(jù)工程的進(jìn)度做好資料的收集和整理的一系列的工作，這是確保資料歸檔質(zhì)量重要基礎(chǔ)和前提。
3.1.2業(yè)務(wù)素質(zhì) 當(dāng)代科技突飛猛進(jìn)，要求人們不斷地在業(yè)務(wù)知識(shí)方面“充電”。如辦公實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理、無紙化辦公等。為了適應(yīng)形勢的需要，要求資料管理人員知識(shí)不斷更新，業(yè)務(wù)更加精益求精，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，提高了查閱、服務(wù)的效率和節(jié)約歸檔成本。
3.2資料室設(shè)施建設(shè)
資料是建設(shè)項(xiàng)目非常重要的組成部分，它的保存至關(guān)重要。因此在設(shè)施建設(shè)和器材的選購上，要充分地了解并提出設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)模的建議，做到布局合理，經(jīng)濟(jì)適用，保障安全，確保設(shè)施具有針對性、質(zhì)量達(dá)標(biāo)、安全供給，同時(shí)定期安全檢查，如防火、防霉、防水等，對檢查的結(jié)果要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、處理并記錄。
4.建立完善的資料室管理制度
完善的資料管理制度是形成資料成果的保障，同時(shí)也是資料室工作管理的重要內(nèi)容，應(yīng)抓好以下幾方面工作：
4.1工作檔案管理制度。人員考核記錄和工作記錄，資料定期歸檔，做到明確專人負(fù)責(zé)與工程同步進(jìn)行地收集前期、施工、竣工資料的整理工作、及時(shí)做好移交和歸檔、切實(shí)保證各階段收集整理資料的質(zhì)量，做到內(nèi)容齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確、用語規(guī)范、字跡清楚、結(jié)論明確和連續(xù)性。
4.2人員管理制度。行之有效的健全的人員管理制度能充分發(fā)揮資料管理員的能動(dòng)性，提高積極性，保證資料室建設(shè)和管理的有效性和時(shí)效性，同時(shí)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。各類人員崗位職責(zé)制度、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)罰制度等是它的重要的組成部分。
4.3資料管理制度。對資料的歸檔、借閱、保密、復(fù)印、損壞、丟失賠償處罰等制度。基本信息收集、整理、匯總實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，與領(lǐng)導(dǎo)資源共享，從而提高工作效率。
5.結(jié)束語
綜上所述，資料室建設(shè)應(yīng)高校領(lǐng)導(dǎo)重視、各科室等外部因素的支持，配備一定數(shù)量思想政治覺悟高業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的管理人員，成立管理機(jī)構(gòu)，完善各項(xiàng)制度。

參考文獻(xiàn)：
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[2]劉小合 對煤炭基建項(xiàng)目資料收集整理工作的認(rèn)識(shí)[J]. 中州煤炭, 2001年第4期:31-33.
[3]孔霞 談基建工程項(xiàng)目檔案工作[J]. 一重技術(shù), 2005年第1期:75-76.

[作者簡介]
1.劉小民(1974.4) 男 陜西米脂人 工程師 研究方向:高校辦公室管理
2.劉永行(1981.7) 男 陜西佳縣人 助理工程師 研究方向:土木工程施工與管理;在讀碩士 研究方向：巖土工程

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