以人為本，進一步加強和規(guī)范檔案管理工作
　　劉琳王磊
　　山東省鄒平縣經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會，山東鄒平，256200
　　檔案工作是一項基礎(chǔ)性的工作，各項事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案，它是人類文明發(fā)展史的見證，同時為社會發(fā)展儲備和提供大量信息及素材資源。隨著社會的發(fā)展和改革開放的不斷深入，檔案在各項工作中也發(fā)揮著越來越重要的作用，對檔案工作的要求也越來越高。但在實際工作中，檔案工作也存在著一些不符合檔案工作客觀規(guī)律的薄弱環(huán)節(jié)。
　　一、當前檔案工作存在的問題及原因分析
　　檔案室的各類材料來源于各個部門的形成材料，只有部門的文件材料完整、準確、系統(tǒng)，才能保證檔案工作的“有米下鍋”，否則，檔案室也是難為“無米之炊”。材料收集、歸檔工作做的不到位的問題產(chǎn)生的原因是方方面面的，有檔案管理制度不完善的問題，有檔案工作網(wǎng)絡不健全及檔案意識不夠強的問題等等，但主要還是檔案室自身的問題，是檔案室的服務觀念和檔案管理科學化的問題。檔案工作的第一步就是收集、整理歸檔材料，但現(xiàn)在檔案室坐等材料送上門比較多，缺乏深入部門主動服務的意識，比如沒有和部門檔案兼職人員很好的交流和溝通，也很少協(xié)助部門檔案兼管人員做好形成文件的整理和預立卷工作，當然也包括現(xiàn)有的檔案管理制度過于簡單和籠統(tǒng)以及檔案工作網(wǎng)絡的不健全等等，這些都說明了中心的檔案管理工作以符合科學發(fā)展觀的眼光來看的話，還存在著許多不符合檔案工作客觀規(guī)律的環(huán)節(jié)。
　　二、以人為本，進一步加強和規(guī)范檔案管理工作
　　隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和日益普及，以往檔案管理的傳統(tǒng)模式、傳統(tǒng)手工作業(yè)方式和服務方式已經(jīng)嚴重滯后。如何改善這一環(huán)節(jié)，只有堅持以人為本，建立健全各項規(guī)章制度，通過政治學習、法律學習、職業(yè)道德培養(yǎng)、專業(yè)知識學習、智能管理，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能走出一條檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新之路。
　　1、以人為本，提高檔案管理人員的檔案意識
　　（1）提高檔案管理人員的檔案意識。檔案工作是一項枯燥乏味、煩瑣單調(diào)的工作，它不等同于其它一些立竿見影的工作，是滯后一段時間甚至若干年后才能體現(xiàn)出效益來，因為沒有成就感、缺乏挑戰(zhàn)性，從事檔案工作的同志積極性不高，另外檔案知識培訓對象狹隘，許多從事與文件打交道的同志對檔案知識不熟悉，平時歸檔意識不強，麻痹大意，文件材料**完畢后，沒有及時歸還檔案室，時間一長，就會忘記，容易造成材料遺失。為了增強大家的檔案意識，適當在單位全辦會上抽出一些時間集中學習討論檔案知識不失為良策。文件材料從產(chǎn)生到最后成為檔案，其間始終處于流動狀態(tài)，這需要途經(jīng)各點的責任人妥善保管利用。另外，檔案工作是“功在當代、利在千秋”的工作，從事檔案工作的同志應當感到榮譽，樹立主人翁思想，積極把檔案工作一絲不茍做好。
　　（2）建章立制，強化檔案管理責任意識
　　凡事離不開制度約束，要做好檔案工作，必須要有檔案管理制度保駕護航。我辦原有八個檔案管理制度，由于歷史的局限性，有些檔案規(guī)章制度已逐漸不能適應人防辦日益擴展職能的需要，不合適的地方刪改，需要彌補的地方則增添。根據(jù)目前單位自擬的分類大綱，細化分解任務，落實科室，乃至到人。會計出納檔案由財務室負責整理歸檔，工程檔案由建管站負責整理歸檔，特種載體、設備、文書檔案由我室整理歸檔。上述職能科室均應編寫該年度全引目錄，最后在年底歸入檔案室合并存檔。
　　2、以人為本，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)和創(chuàng)新能力
　�。�1）提高檔案管理人員自身素質(zhì)。
　　檔案管理人員這里指具體操作整理歸檔的經(jīng)辦人員。會計檔案目前由會計核算中心代做，估且不論。工程檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作。人防工程如參照“建設工程文件歸檔整理規(guī)范”有所刪節(jié)再增添人防專項資料外，要熟悉掌握標準非一日之功。因此，工程檔案專業(yè)人員要加強歸檔業(yè)務培訓、考核，真正做到懂行，確保工程檔案收集齊全。文書檔案目前采用電子文件成檔與紙質(zhì)文件存檔雙軌制，我室工作人員要在做好傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上，積極學習計算機網(wǎng)絡知識，熟悉公文電子收發(fā)系統(tǒng)，掌握完成電子檔案全過程管理的新的工作流程。
　　（2）愛崗敬業(yè)履行好職責
　　公文電子文件是微電子技術(shù)下的伴生物，是公文發(fā)展的歷史必然趨勢。它加快了閱卷進程，促進了機關(guān)的辦公效率；保護紙質(zhì)文件，延長了紙質(zhì)文件檔案保存期限；降低了成本，減輕勞動強度；實現(xiàn)了快速檢索，體現(xiàn)了機關(guān)廉潔高效的工作作風。因此，它必將取代紙質(zhì)文件，獨占鰲頭。我室依據(jù)公文電子文件的特性重新確定了工作構(gòu)思。
　　第一、做好電子文件收發(fā)文工作。由于政府公文收發(fā)系統(tǒng)還處于完善階段，目前僅局限于部門間公文傳輸，由于部門內(nèi)部公文傳輸模塊尚未建設好，針對上述情況，我室利用內(nèi)部局域網(wǎng)中網(wǎng)絡鄰居的文件共享功能進行簡單的文件傳輸，由于只是簡單的復制與移動，公文辦公流程中的擬稿、審核、批閱、簽發(fā)、校對、印發(fā)不能得到實現(xiàn)。目前只由等待信息服務中心加快部門內(nèi)部公文傳輸模塊建設步伐，盡早實現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡自動化辦公。
　　第二、做好計算機文檔檢索工作。公文通過政府公文收發(fā)系統(tǒng)接收后，我室按照文件來源、時間進行分類保存，同時利用常用公文處理軟件，制作出簡單的檢索表，通過超級鏈接功能，進行查閱。計算機檢索不等同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檢索，它具有速度快、準確率高的特點，把傳統(tǒng)的全引目錄索引與計算機檢索結(jié)合起來，可以使本來煩燥的查找過程變得輕松、方便。
　　第三、做好年度檔案立卷工作。實行電子文件歸檔后，紙質(zhì)文件材料仍須按原有要求做好年度歸檔工作。今后一段時期內(nèi)將實行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代電子檔案并存的雙軌制檔案管理模式。我室按照辦擬定的《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》做好電子文件歸檔，對本辦印發(fā)的文件及上級相關(guān)文件做好電子文件、紙質(zhì)文件雙歸檔，紙質(zhì)文件檔案標題同與之對應的電子文件檔案的標題、內(nèi)容相同，以后將逐步過渡到電子文件歸檔數(shù)取代紙質(zhì)文件歸檔數(shù)，為最終實現(xiàn)真正意義上的電子文件歸檔打好基礎(chǔ)。電子文件歸檔是采用克錄機刻在光盤上永久保存，紙質(zhì)檔案則采用整理裝訂成冊，在此過程中，我室盡量做到認真仔細，一絲不茍。發(fā)現(xiàn)遺漏或出現(xiàn)差錯時，及時更正，確保光盤、立卷質(zhì)量。
　　3、以人為本，做好檔案信息保密、安全工作
　　人防工作是一項保密性要求很高的事業(yè)，為了防止機密文件泄密，我辦建立了檔案保管、保密制度及檔案人員崗位責任制，實行專人負責制。平時落實值班工作，在走廊道口安裝了一個攝像頭進行24小時錄像監(jiān)控；在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲劑，切實做好防盜、防火、防蛀工作。
　　為了保證內(nèi)部局域網(wǎng)辦公信息的安全，進行了網(wǎng)絡安全設置；為防止網(wǎng)絡病毒對局域網(wǎng)的破壞和侵蝕，安裝了網(wǎng)絡殺毒軟件，待有條件時再安裝硬件防火墻進行物理隔離，進一步加強局域網(wǎng)絡的安全保密工作。
　　4、以人為本，做好檔案創(chuàng)新、開發(fā)和利用工作
　　檔案工作并非單純?yōu)榱朔e累齊全的歷史資料，最終目的還是為了開發(fā)利用，為社會主義建設事業(yè)提供服務，如何充分發(fā)揮它的借鑒作用和有效證據(jù)作用，就需要我們化大量的心思去研究。目前檔案內(nèi)的《鄒平縣人民防空志》、2002年縣政府批轉(zhuǎn)了縣人防辦、發(fā)展計劃局、建設局、財政局《關(guān)于結(jié)合民用建筑修建防空地下室的實施意見》等等規(guī)范性文件，為我縣開展人防工作提供了大量的人防政策和數(shù)據(jù)，也為各級領(lǐng)導決策、服務經(jīng)濟建設和服務社會公眾提供了廣闊的空間。為了方便大家查閱，更好地提供服務，我室制定了形式多樣的查閱方式。如閱覽、外借、復制、證

---

轉(zhuǎn)載請注明來自：http://www.jinnzone.com/jisuanjixinxiguanlilw/1132.html