淺談建材檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)審工作

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淺談建材檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)審工作
陳曉平

為保證管理體系按照體系文件的要求運(yùn)行，為了促進(jìn)管理體系規(guī)范有序的運(yùn)作，建材檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)自己的質(zhì)量活動(dòng)開(kāi)展內(nèi)部審核，驗(yàn)證質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性和有效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，制定糾正和預(yù)防措施，建立持續(xù)的改進(jìn)機(jī)制。
1.內(nèi)審工作存在的問(wèn)題
(1)實(shí)驗(yàn)室各職能部門(mén)對(duì)內(nèi)審的概念理解不清。表現(xiàn)為對(duì)內(nèi)審的程序不熟悉，造成內(nèi)審目的不明確、計(jì)劃不詳盡和重點(diǎn)不突出。在內(nèi)審報(bào)告中對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題描述不清、定性不準(zhǔn)，沒(méi)有將該解決的問(wèn)題列入內(nèi)審內(nèi)容，“模糊操作、流于形式”的內(nèi)部審核，根本解決不了實(shí)際問(wèn)題。
(2)實(shí)驗(yàn)室各職能部門(mén)對(duì)審核工作不夠重視。在實(shí)際工作中，并沒(méi)有完全按照質(zhì)量管理體系中有關(guān)內(nèi)部審核的規(guī)定程序辦事，有的實(shí)驗(yàn)室甚至一年也難得進(jìn)行一次內(nèi)審，即使進(jìn)行也只是在計(jì)量認(rèn)證檢查前補(bǔ)一份內(nèi)審資料，這種臨時(shí)應(yīng)付的態(tài)度使得內(nèi)審工作形同虛設(shè)。
(3)實(shí)驗(yàn)室各職能部門(mén)準(zhǔn)備不充分，內(nèi)審資料不完整。有的實(shí)驗(yàn)室在質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中，基本不做質(zhì)量體系文件和標(biāo)準(zhǔn)的宣貫工作，不注意提高全員的質(zhì)量意識(shí)，誤認(rèn)為內(nèi)審只是實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人的工作。因而內(nèi)審時(shí)，缺乏全員參與質(zhì)量體系改進(jìn)的積極性和主動(dòng)性，來(lái)自各部門(mén)的信息質(zhì)量不高，往往是報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)，對(duì)于較敏感或難以解決的問(wèn)題避重就輕、避實(shí)就虛，這樣的內(nèi)審工作當(dāng)然不可能收到應(yīng)有的效果。
(4)內(nèi)部審核和后續(xù)工作的質(zhì)量都不高。內(nèi)部審核的質(zhì)量直接影響著質(zhì)量管理體系的有效性，內(nèi)部審核的水平不高，工作做得不到位，發(fā)現(xiàn)不了存在的問(wèn)題，從而影響質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。即使在內(nèi)審檢查中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，但如果責(zé)任不清、計(jì)劃性不強(qiáng)、糾正與預(yù)防措施制定得不具體，沒(méi)有責(zé)任部門(mén)去跟蹤落實(shí)，也不做驗(yàn)收和效果評(píng)價(jià)，這樣的內(nèi)審?fù)瑯悠鸩坏酵晟坪透倪M(jìn)質(zhì)量體系的作用。
2.正確理解內(nèi)審的含義
2.1內(nèi)審的定義
內(nèi)部審核是實(shí)驗(yàn)室自身必須建立的評(píng)價(jià)機(jī)制，是對(duì)所策劃的體系、過(guò)程及運(yùn)行的符合性、適宜性和有效性進(jìn)行的系統(tǒng)、定期的審核，是保證管理體系的自我完善和持續(xù)改進(jìn)的工作過(guò)程。它是實(shí)驗(yàn)室自己進(jìn)行的，用于內(nèi)部的審核，稱(chēng)第一方審核，簡(jiǎn)稱(chēng)為“內(nèi)審”。
2.2內(nèi)審的目的
(1)驗(yàn)證質(zhì)量管理體系運(yùn)行的持續(xù)符合性和有效性。通過(guò)內(nèi)審檢查，確定實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的質(zhì)量管理體系要素(過(guò)程)是否符合文件化要求和滿(mǎn)足規(guī)定目標(biāo)的有效性，以證實(shí)質(zhì)量體系運(yùn)行的持續(xù)有效性。
(2)是保證質(zhì)量體系正常運(yùn)行和改進(jìn)的需要。通過(guò)有效的內(nèi)部審核可發(fā)現(xiàn)質(zhì)量體系的不足，并針對(duì)不足采取改進(jìn)措施，為改進(jìn)質(zhì)量體系創(chuàng)造機(jī)會(huì)。
(3)是一種重要的管理手段。進(jìn)行內(nèi)審有助于管理者正確了解各部門(mén)的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，評(píng)定優(yōu)劣。特別是在發(fā)生質(zhì)量事故和客戶(hù)申訴時(shí)，內(nèi)審更有助于查清問(wèn)題，分清是非和責(zé)任，以利于糾正。管理者將根據(jù)內(nèi)審情況和其他輸入信息，做出改進(jìn)和完善質(zhì)量體系目標(biāo)的決策，作為管理評(píng)審的輸入內(nèi)容之一。
(4)是第二方審核和第三方評(píng)審前的準(zhǔn)備。在第二方審核或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證等第三方評(píng)審之前，通過(guò)模擬性的內(nèi)審，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，并加以糾正，為順利通過(guò)第二方審核和第三方評(píng)審掃清障礙，有利于外審獲得較好的結(jié)果。
3.內(nèi)審的一般程序
內(nèi)部審核不同于外部審核，其程序應(yīng)由實(shí)驗(yàn)室按照審核的基本要求和自身特點(diǎn)制定。內(nèi)審流程簡(jiǎn)明可行，嚴(yán)格完整，閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)。質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核一般分為5個(gè)階段：內(nèi)審的策劃與準(zhǔn)備、內(nèi)審的實(shí)施、編寫(xiě)內(nèi)審報(bào)告、跟蹤審核驗(yàn)證、內(nèi)審總結(jié)。
3.1內(nèi)審的策劃與準(zhǔn)備
開(kāi)展內(nèi)部審核前，應(yīng)有一個(gè)策劃過(guò)程。策劃結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面文件，主要包括審核計(jì)劃、審核組、審核工作文件和資料、通知審核等。通過(guò)內(nèi)審策劃，審核計(jì)劃得到批準(zhǔn)，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核確定的審核組和各受審核部門(mén)應(yīng)充分了解審核計(jì)劃及其內(nèi)容，明確分工，準(zhǔn)備各類(lèi)工作文件和記錄，以備在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)使用。審核準(zhǔn)備是一個(gè)重要的階段，準(zhǔn)備工作做得越細(xì)致，現(xiàn)場(chǎng)審核就可能越深入，就能為內(nèi)審的順利實(shí)施起到良好的鋪墊作用。
3.2審核實(shí)施
審核實(shí)施以召開(kāi)首次會(huì)議為開(kāi)端。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則、文件、檢查表和計(jì)劃安排，審核員運(yùn)用各種審核策略和技巧進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)檢查、核實(shí)，把收集到的客觀證據(jù)適時(shí)記人“現(xiàn)場(chǎng)審核記錄表”，通過(guò)對(duì)審核證據(jù)、審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整理分析和判斷，并經(jīng)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核中認(rèn)定的受審方確認(rèn)，即可開(kāi)具不合格項(xiàng)報(bào)告，得出審核結(jié)論，最后以末次會(huì)議結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核，同時(shí)根據(jù)做出的審核評(píng)價(jià)和結(jié)論，給出糾正措施和要求。審核組長(zhǎng)應(yīng)對(duì)審核的全過(guò)程實(shí)施控制，現(xiàn)場(chǎng)審核是整個(gè)內(nèi)部審核中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核的控制以及審核技巧的應(yīng)用，就成為審核成功的關(guān)鍵。
3.3審核報(bào)告
審核報(bào)告是審核組結(jié)束審核工作后必須編制的一份文件，它是對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題(不符合項(xiàng))做出的統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)。報(bào)告應(yīng)規(guī)范、定量、具體，要統(tǒng)計(jì)分析不符合項(xiàng)，對(duì)審核對(duì)象的質(zhì)量活動(dòng)及結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并與其共同制定糾正措施和實(shí)施要求。提交審核報(bào)告前，審核組應(yīng)與審核對(duì)象負(fù)責(zé)人協(xié)商交底，核實(shí)修正報(bào)告內(nèi)容，在雙方原則上同意后，由審核組長(zhǎng)在規(guī)定期限內(nèi)以正式文件的方式，提交給實(shí)驗(yàn)室最高管理者和管理者代表審查批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)的審核報(bào)告應(yīng)分送有關(guān)部門(mén)和人員。審核報(bào)告提交后，審核工作即告結(jié)束。
3.4跟蹤審核
跟蹤審核(驗(yàn)證)是審核活動(dòng)的一部分，是內(nèi)審的延伸；同時(shí)也是對(duì)內(nèi)部審核中雙方采取的糾正措施進(jìn)行驗(yàn)證，并對(duì)糾正結(jié)果進(jìn)行判斷和記錄的一系列活動(dòng)。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)指定一名或幾名內(nèi)審員，對(duì)不符合項(xiàng)的糾正及糾正措施的有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，在確認(rèn)完成及合格后，做好跟蹤驗(yàn)證記錄，將驗(yàn)證記錄等材料整理歸檔；在下一次審核時(shí)，要對(duì)措施的實(shí)施情況及效果進(jìn)行復(fù)查評(píng)價(jià)，寫(xiě)入報(bào)告，實(shí)現(xiàn)審核閉環(huán)管理，以推動(dòng)連續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)。審核跟蹤可促使實(shí)驗(yàn)室各職能部門(mén)考慮和實(shí)施有效的糾正、預(yù)防措施，防止不符合項(xiàng)再次發(fā)生，以利于實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系的不斷完善。
3.5內(nèi)審總結(jié)
年度的內(nèi)審全部完成后，質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)對(duì)全年的內(nèi)審工作進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)，內(nèi)容包括年計(jì)劃是否周詳、組織是否得力、內(nèi)審人員是否適應(yīng)工作需要以及今后的打算等。
總之，做好內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核工作需要得到實(shí)驗(yàn)室最高管理者的重視和支持，需要實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門(mén)的精心策劃與組織實(shí)施，需要制定一套規(guī)范、完善的程序和辦法，還需要一批合格、稱(chēng)職的內(nèi)審員全力投入，只有這樣才能充分發(fā)揮這個(gè)重要管理手段的作用，使實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系得到保持和改進(jìn)。