高職院校實驗實習(xí)技術(shù)檔案管理芻議

周宗相

 

摘要：提出了高職院校實驗實習(xí)技術(shù)檔案管理的必要性、管理范疇，提出了一套規(guī)范化、科學(xué)化和行之有效、切實可行的高職院校實驗實習(xí)技術(shù)檔案管理的管理方法和措施。

關(guān)鍵詞：高職院校；實驗；實習(xí)；檔案管理

教育論文,教育論文發(fā)表,教育職稱論文,教育論文網(wǎng)

1 實驗實習(xí)技術(shù)檔案的管理的必要性

高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的實驗室與實習(xí)場地，是培養(yǎng)學(xué)生動手能力、造就高素質(zhì)人才的必要條件。隨著教學(xué)改革的深入和實驗技術(shù)的飛速發(fā)展與對實驗設(shè)備、實驗手段和實習(xí)操作的更高要求，實驗室和實習(xí)工廠等場地所承擔(dān)的教學(xué)、科研任務(wù)越來越多，實驗室的設(shè)備檔次不斷地提高、數(shù)量也不斷地增加。如我校僅從2007年以來，先后投入了約6000萬元購置實驗、實習(xí)設(shè)備，更新了大批的計算機(jī)，補充和更新了網(wǎng)絡(luò)、基礎(chǔ)實驗設(shè)備和實習(xí)裝備，給實驗實習(xí)的工作注入了新的活力，促進(jìn)了教學(xué)和科研工作。但是隨著各種高新技術(shù)在實驗儀器和設(shè)備中的廣泛應(yīng)用，各種實驗技術(shù)問題和設(shè)備使用中的技術(shù)問題大量涌現(xiàn)。由于實驗實習(xí)設(shè)施、設(shè)備種類繁多，生產(chǎn)廠家各不相同，制造技術(shù)和制造工藝參差不齊，加上使用人員的變更，使得實驗實習(xí)設(shè)備在選型、采購、驗收、使用、維修、改造、報廢及殘值利用等構(gòu)成的整個運行過程中，造成對技術(shù)信息的依賴增加。因此，重視實驗實習(xí)技術(shù)資料的收集和整理工作，建立一個切實可靠、詳細(xì)全面、范圍廣泛、使用方便的實驗實習(xí)技術(shù)檔案已經(jīng)非常必要。

2 實驗實習(xí)技術(shù)檔案的管理范疇

2.1 基本設(shè)施、設(shè)備技術(shù)檔案

主要包括：實驗實習(xí)用房數(shù)量、面積、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量等資料；實驗室臺、凳、柜等設(shè)備配備情況賬、冊、表；實驗室和實習(xí)場地的上下水、電、通風(fēng)、采光、遮光、防盜、防火等設(shè)施配備情況；儀器配備和設(shè)備設(shè)施狀況的賬、冊、表及達(dá)標(biāo)情況；儀器設(shè)備工作檔案主要包括入庫驗收、試運行、入賬、正常運行、維護(hù)保養(yǎng)、技術(shù)革新、維修、報廢銷賬等各環(huán)節(jié)中所形成的資料；實驗實習(xí)設(shè)備訂貨合同、合格證、裝箱單、最終驗收證明和使用說明書；儀器設(shè)備配套情況表，用以記錄儀器設(shè)備主件、附件名稱及數(shù)量、附件示意圖等。

2.2 資金投入檔案

主要包括：實驗實習(xí)用房、配套設(shè)備設(shè)施的投資情況；儀器投資情況；維修、改建情況記載；日常實驗實習(xí)經(jīng)費開支情況；財務(wù)資料的管理：它是學(xué)校實驗實習(xí)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，實驗實習(xí)的儀器，種類繁多，價值大，是實驗實習(xí)教學(xué)的物質(zhì)保障，是學(xué)校的重要資產(chǎn)，賬目要每學(xué)期進(jìn)行核對，要做到物物有賬，賬物相符，對報損的儀器也要及時銷賬報廢，賬目要清晰，整潔；另外，儀器應(yīng)科學(xué)存放，教學(xué)儀器應(yīng)分類編號，每柜有柜卡，柜卡填寫規(guī)范，貼放整潔合理，定期核對，做到賬、物、柜卡三統(tǒng)一。

2.3 實驗實習(xí)人員檔案

包括實驗實習(xí)指導(dǎo)教師、研究人員、工程技術(shù)人員、實驗技術(shù)人員、管理人員和技工等，他們的檔案資料主要包括：人員姓名、性別、工作時間、教(工)齡、專業(yè)、學(xué)歷、培訓(xùn)、進(jìn)修、職稱、專(兼)職、獎懲、勞保等。

2.4 實驗實習(xí)管理檔案

主要包括：實驗實習(xí)工作規(guī)劃、計劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定及要求；實驗室建設(shè)及儀器、設(shè)備裝備標(biāo)準(zhǔn)；各項規(guī)章制度、人員職責(zé)；實驗室設(shè)施、設(shè)備及儀器的進(jìn)貨單、驗收入庫單、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、借用登記冊、丟失報損賠償單、盤點表；實驗實習(xí)工作報告、統(tǒng)計報表；儀器、設(shè)施、設(shè)備的利用、完好、事故、差錯情況；實驗實習(xí)工作檢查、考核、評估、總結(jié)、獎懲情況；利用房屋、設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行科研、教改、開放實驗實習(xí)場所、開展科技服務(wù)、取得效益等情況記載；有關(guān)實驗實習(xí)工作的會議記錄及其他資料；實驗實習(xí)管理文件材料檔案，主要包括國家有關(guān)的行政法規(guī)、管理條例、規(guī)定、辦法和實施細(xì)則等；實驗實習(xí)資產(chǎn)，要建立儀器設(shè)備變動賬、實驗實習(xí)用房變動表、低值耐用品變動賬、儀器設(shè)備更新率統(tǒng)計表、資產(chǎn)原值變動表等用以反映實驗實習(xí)資產(chǎn)情況的歷史與現(xiàn)狀，這方面的檔案資料應(yīng)該長期保存；另外，還應(yīng)建立易耗品變動賬，但不必長期保存。

2.5 實驗實習(xí)教學(xué)檔案

主要包括：實驗實習(xí)教學(xué)規(guī)劃、計劃、教研計劃；各專業(yè)、年級教學(xué)大綱、演示和分組實驗實習(xí)目錄；各專業(yè)、年級實驗實習(xí)課時數(shù)、實驗實習(xí)人數(shù)、開出率、成功率；實驗實習(xí)記錄、通知單、學(xué)生實驗、實習(xí)報告冊；實驗實習(xí)操作規(guī)程；實驗實習(xí)公開課、觀摩課、教研、典型教案、論文發(fā)表、參與上級部門組織的有關(guān)活動等情況；各專業(yè)、年級實驗實習(xí)競賽、期末考試等成績統(tǒng)計表；校領(lǐng)導(dǎo)聽課、評課記錄；自制教具、課外實驗實習(xí)、科技創(chuàng)新活動等資料；實驗實習(xí)教學(xué)檔案，主要包括實驗實習(xí)課程教學(xué)大綱、實驗實習(xí)教材或指導(dǎo)書、實驗項目卡；實驗實習(xí)課程計劃申請表，實驗實習(xí)教學(xué)任務(wù)書、實驗實習(xí)安排表、實驗實習(xí)報告樣本、實驗實習(xí)考試考核試卷和分析記錄及成績單；教學(xué)、科研實驗和社會服務(wù)記錄資料等。

2.6 其他資料檔案

主要包括：上級下發(fā)的有關(guān)文件、批復(fù)；實驗實習(xí)工作訂閱的報刊、雜志、參考書等；實驗實習(xí)工作的圖片、錄像資料等；外地、本校實驗室、實驗教學(xué)和實習(xí)工作經(jīng)驗材料。

3 加強(qiáng)高職院校實驗實習(xí)技術(shù)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理

3.1 理順管理體制， 完善現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)，建立有效運行機(jī)制

高職院校實驗實習(xí)技術(shù)檔案現(xiàn)代化管理體制是指高職院校檔案現(xiàn)代化管理工作的隸屬關(guān)系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職權(quán)范圍等組織制度。實驗實習(xí)技術(shù)檔案現(xiàn)代化管理的核心問題是明確實驗實習(xí)技術(shù)檔案的主管部門，建立有效運行的現(xiàn)代化機(jī)制。實驗實習(xí)技術(shù)檔案作為高職院校全部檔案的一部分， 納入高職綜合檔案管理部門統(tǒng)一管理。但這并不意味著所有工作由檔案部門來做，檔案部門的職責(zé)是管理檔案實體，對全校的檔案工作實施監(jiān)督和指導(dǎo)。因此，必須建立與此相適應(yīng)的現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)和有效運行現(xiàn)代化機(jī)制，應(yīng)該由學(xué)院辦公室、教務(wù)處、各系室、國資處、后勤等部門合作、協(xié)調(diào)，實施組織保障，將實驗實習(xí)技術(shù)檔案的收集整理列入實驗實習(xí)人員的工作職責(zé)。

3.2 加強(qiáng)實驗實習(xí)技術(shù)工作與檔案工作的銜接，確保實驗實習(xí)技術(shù)檔案有效管理和良好利用

實驗實習(xí)教學(xué)人員和檔案人員應(yīng)從全局出發(fā)，互相配合，共同搞好檔案管理的銜接工作。實驗實習(xí)教學(xué)管理人員要充分認(rèn)識到實驗實習(xí)技術(shù)檔案工作是實驗實習(xí)現(xiàn)代化管理工作的一個組成部分，不斷增強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理意識，把實驗實習(xí)技術(shù)檔案現(xiàn)代化管理工作納入實驗實習(xí)教學(xué)管理工作的范疇，建立健全實驗實習(xí)技術(shù)檔案現(xiàn)代化管理工作制度，做到實驗實習(xí)技術(shù)工作和檔案工作“三同時”, 即實驗實習(xí)管理人員在制定實驗實習(xí)計劃的同時，布置實驗實習(xí)文件材料收集；在檢查實驗實習(xí)計劃執(zhí)行情況時，同時有檔案人員一起參與檢查實驗實習(xí)文件材料積累情況，了解是否符合要求，以便糾正和完善；在實驗實習(xí)項目結(jié)束時，同時要審理實驗實習(xí)技術(shù)檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使實驗實習(xí)技術(shù)檔案的質(zhì)量得到保障。其次，檔案人員指導(dǎo)立卷工作是搞好銜接工作的關(guān)鍵，其業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須做到把“規(guī)范化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”要求貫穿于實驗實習(xí)技術(shù)立卷工作的全過程，使檔案現(xiàn)代化管理不間斷，實驗實習(xí)技術(shù)檔案得到充實和完善。

3.3 建立實驗實習(xí)技術(shù)檔案科學(xué)的、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，提高檔案的利用率

實驗實習(xí)技術(shù)檔案管理必須實現(xiàn)管理的科學(xué)化，管理技術(shù)先進(jìn)化，及時引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，充分利用現(xiàn)代手段進(jìn)行管理、開發(fā)和利用。管理系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)同各實驗實習(xí)技術(shù)部門的聯(lián)系，架起檔案部門和各實驗實習(xí)技術(shù)部門之間的橋梁。重視檔案現(xiàn)代化管理反饋系統(tǒng)，宣傳國家相關(guān)的法規(guī)政策，收集各實驗實習(xí)技術(shù)部門的有關(guān)數(shù)據(jù)并加以整理，撰寫利用效率的分析報告，為檔案利用決策提供咨詢服務(wù)，處理檔案利用活動中的善后問題。要設(shè)置使用者登記簿，定期或不定期向他們發(fā)放實驗實習(xí)技術(shù)檔案利用調(diào)查卡等，收集或登記對實驗實習(xí)技術(shù)檔案利用工作的意見和建議，以及取得經(jīng)濟(jì)效益或社會效益情況。通過信息反饋，適時調(diào)整實驗實習(xí)技術(shù)檔案利用工作的策略，使實驗實習(xí)技術(shù)檔案管理工作逐步走出一條自我約束、自我完善、自我發(fā)展的新路子。

 

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：周宗相，男，1971年1月生，2006年畢業(yè)于西南科技大學(xué)法律本科，現(xiàn)工作于四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室。

聯(lián)系方式：

四川省遂寧市河?xùn)|新區(qū)學(xué)府路1號 四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室 郵編：629000

聯(lián)系電話：13882577685

Experimental Practice in Higher Vocational Colleges Technical File Management Discussion

Zhou Zong-xiang

（Sichuan Vocational and Technical College Suining Sichuan 629000）

Abstract: Experimental practice in vocational and technical colleges need for file management, management areas, a set of standardized, scientific and effective, practical experiments and practice of technical vocational colleges archives management methods and measures .

Keywords: Vocational and Technical College; experiment; practice; file management

 

 

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