通常在收到論文審稿的審稿意見時往往會包含一些具體條目，在上傳修改稿時，一般需要給每位審稿人(如審稿人n)寫一份修稿答復函(Reply to Referee n)。在答復中，針對每條意見 (point n)有一個回應。按某種標準方式書寫答復函，一方面可以幫助更好地修改論文，另一方面可以讓審稿人在接下來的審稿中減輕負擔。

　　由此，標準的審稿意見一般有三個部分：概述，具體意見，推薦意見。與此相對應，建議答復函分解成一般性答復(general reply)和具體答復(specific reply)兩部分。在具體意見中，每一條意見的回應可采取三段結(jié)構(gòu)，分別包含審稿人具體意見、答復和如何修改的。

　　一、一般性答復部分

　　一般性答復應對應審稿意見中的概述和推薦意見，以及權(quán)衡所有審稿人的意見。一般性答復應放在答復函中的第一段，使用標題General Reply。一般性答復可以包含如下內(nèi)容：

　　1)對審稿人進行必要的致謝，哪怕審稿人的意見是負面的。在致謝中感謝審稿人付出的工作并對本文修改提出了寶貴意見。

　　2)指出是否按要求修改了論文。

　　3)聲明在上傳的修改稿中對修改之處進行了標亮。

　　4)是否進行了重大修改，例如：添加了圖形、補充了實驗、拓展了研究范圍、得到了新的結(jié)果等。

　　一般性意見可以統(tǒng)一寫給所有審稿人，以便所有人都知曉論文有什么大的修改和調(diào)整。對于不同審稿人的意見有沖突的情況，可以在這里說明一下是如何權(quán)衡的。

　　二、具體答復部分

　　具體答復是寫給其中一位審稿人看的(期刊一般要求給每位審稿人單獨寫一份答復函)，可以使用標題Specific Reply to each comment。具體審稿意見會以以下三種形式之一給出：

　　1)排列成若干條目：point 1, point 2，...;

　　2)分成主要意見(major points)和次要意見(minor points)兩部分，各自給出若干條目;

　　3) 分成幾段給出意見，不列條目。

　　對于第1種和第2種情況，可以逐條答復。對于第3種情況，以及前兩種中那些沒有寫成條目的段落，可以逐段答復，自己給各段的答復編號。對于每一條或者每一段，也可以視情況將其分解成若干條或若干段，但標注序號時，應能讓審稿人能區(qū)分原屬于第幾條或第幾段。對于原有或人為分解出來的每一條意見，建議按以下三段結(jié)構(gòu)答復。首先是給出編號，如意見1、意見2、...意見n。

　　接著分成三段：原有意見、你對意見的回應以及你是如何修改的，分別使用起始語“審稿人”、“回應”和“修改”：

　　意見(Point n)

　　審稿人(Referee)：將第n條審稿意見拷在這里。字體可以使用意大利體。

　　回應(Reply)：申明你是否認同審稿人的這條意見或評論。如果認同，簡要指出你將如何做(例如，將對其進行修改、補充、改正等等)。如果不認同，說明你的理由。字體可以用黑體。

　　修改(Change, How the paper is modified)：如果你認同審稿人的要求修改的意見，那么在這里指出你在論文中如何進行了修改，包括指出修改內(nèi)容出現(xiàn)的位置，以及是否有其它相應的調(diào)整。如果添加、更正的內(nèi)容較短，可以拷貝在這里。如果太長，則可摘錄一些修改內(nèi)容放在這里。字體可以使用正體，拷到這里的內(nèi)容建議放在引號里。

　　三段結(jié)構(gòu)舉例：

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