談房產(chǎn)檔案管理中存在的問題及對策

　　顧世梅

　　浙江省寧波市北侖區(qū)房管處(浙江寧波)315800

　　摘要：做好房產(chǎn)檔案管理，既能為社會公眾提供產(chǎn)權(quán)歸屬查詢，又能為政府部門提供研究房產(chǎn)政策、解決民事糾紛、規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，談?wù)劮慨a(chǎn)檔案管理中存在的問題和對策。

　　關(guān)鍵詞：房產(chǎn);檔案;管理;對策

　　一、房產(chǎn)檔案工作的特點

　　1.法律性。房產(chǎn)檔案是除房產(chǎn)權(quán)屬證書和房屋登記簿外法律認可的，是確認房產(chǎn)權(quán)利歸屬，鑒證房產(chǎn)權(quán)屬處置的最有效原始證明。隨著房地產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，涉及到房地產(chǎn)的經(jīng)濟行為日益增多。對于房產(chǎn)交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，房產(chǎn)檔案都可成為法院裁決中的重要法律依據(jù)。

　　2.區(qū)域壟斷性。房產(chǎn)管理部門都是本地區(qū)房產(chǎn)唯一管理部門，處于對本地區(qū)房產(chǎn)檔案的獨占和壟斷地位，如果基礎(chǔ)管理差、開發(fā)利用工作不到位，將直接導(dǎo)致本地區(qū)房產(chǎn)市場的混亂、產(chǎn)權(quán)管理的無序和房產(chǎn)信息的匱乏。

　　3.社會性。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，社會經(jīng)濟生活將全面走向信息化。房產(chǎn)檔案作為一種真實的記錄，客觀地反映了房地產(chǎn)經(jīng)濟運行的真相，記錄了一個個房地產(chǎn)項目建設(shè)的過程。它所承載的信息記錄著房地產(chǎn)經(jīng)濟的成功與失敗，是推廣應(yīng)用各項房地產(chǎn)科技成果，并進行再次深人開發(fā)研究的基礎(chǔ)性資料。因而新時期的房產(chǎn)檔案已不再是傳統(tǒng)意義上的檔案，它已成為社會信息資源的重要組成部分。

　　4.動態(tài)性。房產(chǎn)檔案形成后，房產(chǎn)權(quán)屬和房產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌，城市的建設(shè)發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房屋的買賣、交換、繼承、贈與、析產(chǎn)等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生，房產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，這樣房產(chǎn)權(quán)屬衍生的房產(chǎn)檔案也不斷隨之而變化。

　　5.網(wǎng)絡(luò)性。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以使檔案一經(jīng)產(chǎn)生就能馬上在網(wǎng)上綜合利用，省卻了傳統(tǒng)意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，確保了信息價值最充分的利用，也可利用計算機進行日常的統(tǒng)計、檢索等工作。通過網(wǎng)絡(luò)將產(chǎn)權(quán)管理、產(chǎn)籍(檔案)管理、圖形管理幾部分有機結(jié)合起來，所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都在計算機網(wǎng)絡(luò)里完成，有利于快捷方便地完成產(chǎn)籍登記、修改、統(tǒng)計、編目、查詢、打印等程序，顯著提高檔案管理工作的效率。

　　二、房產(chǎn)檔案管理過程中遇到的一些問題

　　(一)、責(zé)任權(quán)力不清，職能擴大化

　　房產(chǎn)檔案工作職能的擴大化，有兩點原因：一是對房產(chǎn)檔案管理職能的認識不清。隨著工作量的不斷增大，房產(chǎn)管理部門內(nèi)部職能也不斷細分，各個職能不斷強化。但是，在不斷細化和強化過程中，房產(chǎn)檔案管理部門由于對新環(huán)境下檔案機構(gòu)的職能尺度把握不準(zhǔn)、定位認識不清，以為檔案管理部門承接的業(yè)務(wù)越多越能體現(xiàn)機構(gòu)的價值，造成檔案工作職能擴大化的假象。二是房產(chǎn)檔案管理部門的不獨立性。不獨立性是指很多房產(chǎn)檔案管理部門附屬其于房產(chǎn)登記部門或交易部門，就象一個單位的檔案室，其與正規(guī)的檔案館還有相當(dāng)距離。由于機構(gòu)的不獨立性，其在職能強化、社會分工細化的情況下，登記管理部門等上級業(yè)務(wù)部門迫于業(yè)務(wù)量大的壓力，向檔案管理部門轉(zhuǎn)移了一些與檔案管理無關(guān)的業(yè)務(wù)職能。

　　(二)、重視窗口服務(wù)，輕視檔案管理

　　由于房產(chǎn)交易市場的活躍，社會對房產(chǎn)檔案查詢需求很大，許多房產(chǎn)檔案管理部門強調(diào)對外提供窗口查檔服務(wù)，因此占用了絕大部分工作時間，從而疏于對檔案的日常管理。這是舍本逐末的做法，不是作為整個工作的目的，而是作為整個工作的基礎(chǔ)。

　　(三)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在引進和應(yīng)用時的導(dǎo)向錯誤

　　信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在引進和應(yīng)用過程中，由于沒有結(jié)合本部門的實際情況，過分強調(diào)信息技術(shù)單獨使用作用，而忽視了對房產(chǎn)檔案管理部門管理制度的改革和完善，造成信息技術(shù)和管理制度的發(fā)展不一致的結(jié)果。在信息技術(shù)的引進過程中，由于系統(tǒng)升級或是系統(tǒng)變更，很容易造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)不兼容和信息檢索率較差的情況，給工作帶來了許多不便;另外，信息系統(tǒng)的信息網(wǎng)絡(luò)，只是在檔案管理部門的內(nèi)部，并沒有擴大到整個房產(chǎn)管理系統(tǒng)中，這將不利于檔案信息的共享和監(jiān)督。

　　(四)、房產(chǎn)檔案脹庫嚴(yán)重的問題

　　房產(chǎn)檔案的膨脹問題，一方面由于房產(chǎn)市場交易的增多，房產(chǎn)檔案也隨著增多，另一方面則是房產(chǎn)檔案管理部門對業(yè)務(wù)部門移交的檔案不檢查，疏于管理，造成檔案的劇增。因此，做好檔案鑒定和分類工作。對各種類型檔案區(qū)分管理，根據(jù)不同特點進行鑒定。

　　三、加強房產(chǎn)檔案管理的對策

　　(一)、加強房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

　　1.做好房產(chǎn)檔案的收集工作。收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案來源分散，渠道多元，要求房產(chǎn)檔案管理部門必須及時廣泛地收集房產(chǎn)文件材料。首先，要制定房產(chǎn)文件材料歸檔范圍及分類方案，制定房產(chǎn)檔案歸檔制度及檔案人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制。其次，要選派業(yè)務(wù)能力好的同志，深入到基層單位進行立卷業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保房產(chǎn)文件材料收集得齊全完整，并協(xié)商有關(guān)房產(chǎn)檔案的移交問題。再次，在收集房產(chǎn)檔案時要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，認真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量，對于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范的堅決退回，要求重新整理，力求做到歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

　　2.做好房產(chǎn)檔案的整理工作。房產(chǎn)檔案的整理工作就是將收集來的房產(chǎn)材料進一步條理化、系統(tǒng)化，進行基本的分類、歸檔形成有序體系的過程。首先，房產(chǎn)檔案管理部門必須對所收集的檔案資料進行篩選整理，嚴(yán)格把關(guān)，并對重要的材料進行正確的保護管理。其次，必須嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)則，對所收集的檔案材料科學(xué)分類，合理排列，整齊裝訂。另外，為了使房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實、更直觀地表現(xiàn)出來，房產(chǎn)檔案中最好附有房產(chǎn)照片，與原房產(chǎn)材料一并保存。

　　(二)、加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進程

　　1.提高對房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認識。以計算機及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)管理房產(chǎn)檔案，必將極大地提高房產(chǎn)檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平提高。

　　2.推進房產(chǎn)檔案數(shù)字化進程。實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。完善的數(shù)字房產(chǎn)檔案可充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。要注意的是，對于檔案開放范圍和權(quán)限問題應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過內(nèi)部局域網(wǎng)進行查詢利用。

　　3.完善房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，一方面要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息;另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索等功能建立起完整準(zhǔn)確的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。

　　(三)、強化房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用工作

　　1.樹立為大眾服務(wù)的思想。所謂大眾不僅包括房產(chǎn)管理內(nèi)部機構(gòu)和有關(guān)政府部門的利用者，同時也包括需要了解房產(chǎn)檔案信息的所有人群。要建立檔案用戶信息資料，對一些重要的單位和個人定期收集，建立廣泛的房產(chǎn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，隨時掌握房產(chǎn)檔案利用者的動態(tài)。

　　2.積極開發(fā)房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容。檔案信息的真實性和服務(wù)內(nèi)容的有效性是提高房產(chǎn)檔案利用質(zhì)量的核心。傳統(tǒng)的檔案管理只注意檔案信息的原始收集、整理、檢索等工作，不重視檔案信息的開發(fā)利用，致使檔案利用率下降。

　　3.完善房產(chǎn)檔案信息管理。首先是管理機制上的完善，引入目標(biāo)管理。其次是管理內(nèi)容上的完善，將管理重點放在加強房產(chǎn)檔案信息的征集、保管和開發(fā)利用上。第三是管理系統(tǒng)流程的完善，房產(chǎn)檔案從收集、整理、鑒定、保管到利用等全過程，都要有一套緊密相連的流程。

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