淺談如何做好火力發(fā)電廠工程檔案管理

建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。一份真實、完整的工程檔案是一個工程全過程的反映,是一項可以利用的寶貴資源。而我所從事的工程檔案的工作則是相當基礎(chǔ)性的工作,必須扎扎實實地從一點一滴做起,以求真務(wù)實的工作作風(fēng),與檔案管理的其它方面一起同步推進。
一、組織管理
1、工程檔案管理原則。
按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好基本建設(shè)項目的檔案文件，確保檔案文件的完整、準確、安全和有效利用。認真執(zhí)行《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T 28-2002文件，并按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2000方法組卷，根據(jù)有關(guān)條款貫徹措施和要求，進行項目檔案管理。
2、工程檔案建設(shè)。
工程檔案與工程建設(shè)進度同步進行，有序開展各項工作。首先制定工程檔案檢查制度和工程檔案資料管理辦法，其次成立工程檔案管理組織機構(gòu)，組建項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。項目文件在形成、積累、管理過程中，列入相關(guān)部門的職責(zé)范圍、責(zé)任到人，并制定工作標準，確保“有主管，有檢查有負責(zé)”。
3、工程檔案管理要求。
在工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理、設(shè)計單位簽訂有關(guān)合同時，就制訂有關(guān)檔案移交及違約處罰的條款，以提高施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性，保證按規(guī)定向建設(shè)單位移交檔案。提高檔案業(yè)務(wù)水平。對檢查中發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的檔案，及時通知責(zé)任單位按要求定期整改。
二、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性
1、文件的形成。
檔案管理職責(zé)中，做到早期介入，中間檢查。制定工程檔案現(xiàn)場檢查制度和工程檔案資料管理辦法。本著“誰施工誰負責(zé)編制”的原則，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)各自承包的工作內(nèi)容、范圍和職責(zé)，盡早分別進行歸檔范圍規(guī)定的文件材料和圖紙的收集、分類、整理組卷。
2、文件的收集。
一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等許多部門。
建設(shè)單位主要負責(zé)根據(jù)上級文件精神，制定本項目文件材料歸檔制度；收集、整理在項目管理中設(shè)備材料的招、投標文件、訂貨合同及變更、協(xié)調(diào)、索賠等文件材料；收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。
項目監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況；審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
施工單位負責(zé)收集、積累、整理各承包工程范圍內(nèi)的檔案文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)向建設(shè)單位移交。
3、項目文件整理與歸檔。
根據(jù)文件的形成階段規(guī)律和查找規(guī)律分別組卷，管理性文件按問題、時間組卷，圖紙按單位工程或者專業(yè)組卷；綜合性文件主要是指在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，立卷應(yīng)按問題前后時間的順序進行；施工文件的組卷要符合各自的形成規(guī)律，一般來說，原材料、構(gòu)件的出廠證明是按批量形成，試驗報告按結(jié)構(gòu)形成，質(zhì)量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。照片檔案的整理中，單張照片說明的填寫順序格式，如題名、文字說明、人物、時間、地點、攝影者等。
4、竣工文件編制要求。
竣工文件編制。項目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實際情況按國家和行業(yè)標準以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。結(jié)合建設(shè)項目實際情況，對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應(yīng)的文件上。
竣工圖的編制。項目竣工圖完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況�？⒐�圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。所有竣工圖由編制單位逐張加蓋簽署竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容填寫齊全、清楚�？⒐�圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準確或短缺時及時修改和補齊。
三、實施過程中的幾點體會
在管理工程檔案過程中，我深深感到，檔案的整理工作不但繁瑣，而且重復(fù)勞動多，勞動強度大，所以要用科學(xué)方法手段實施且持之以恒才能順利完成。
1、加強監(jiān)督檢查工作。
堅持“以監(jiān)督為中心，監(jiān)、促相結(jié)合”的工作方針，盡量減少不必要的重復(fù)工作。根據(jù)工程進度情況定期對施工單位進行資料檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題能當場處理就立即處理，不能協(xié)調(diào)解決的就提出存在問題和協(xié)調(diào)意見，問題較多時就召開工程檔案協(xié)調(diào)會議解決落實。
2、行事以智，重在增知識。
檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。實踐使我體會到，要做好檢查、監(jiān)督參建單位工程檔案管理工作，首先要熟悉文件、精通業(yè)務(wù)，認真掌握上級文件規(guī)定，結(jié)合檔案整理的要求，才能指導(dǎo)參建單位的檔案管理工作；其次要積極參加基建工程檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)，帶著問題去學(xué)習(xí)，利用所學(xué)的專業(yè)知識，結(jié)合實際運用于工作；第三要善于總結(jié)經(jīng)驗，從實際經(jīng)驗中獲得啟示，實現(xiàn)工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化，以學(xué)促用，學(xué)用相長。這樣，能力增強的同時不斷提高了工程檔案管理的專業(yè)水平。
3、移交的檔案按檔案要求檢查。
用嚴謹態(tài)度對待工作，運用制度管理和科學(xué)精神處理工作，認真核查施工單位移交來的竣工檔案。雖然在平時的工作中我常去施工單位指導(dǎo)檔案工作，但由于施工單位的工作人員專業(yè)知識有一定的差異，給指導(dǎo)工作帶來一定的難度。因此我注重細節(jié)，做細小事，精益求精。
4、檔案實際利用。
全力做好檔案管理工作，把“死”檔案變成“活”檔案，方便提供檔案的利用，促進檔案事業(yè)的由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變、發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案的作用。
總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理要持之以恒和與時俱進，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但是我作為檔案管理工作者的本職工作，而且還可以為企業(yè)和國家經(jīng)濟發(fā)展作出不小貢獻，促進社會進步。

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