摘要：檔案是國家和社會的寶貴歷史資源，檔案管理就是要健全檔案管理制度，發(fā)揮檔案功能，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，使檔案能最大限度的服務(wù)于社會。本文通過闡述現(xiàn)代科研院所檔案信息化建設(shè)的意義和優(yōu)勢，提出了檔案信息化建設(shè)的思考。

關(guān)鍵詞：科研所;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著全球社會的突飛猛進(jìn)，各國越來越重視自身的科技發(fā)展，對科技與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展緊密結(jié)合重要性的認(rèn)識越來越深刻。國家“十二五”規(guī)劃將科技創(chuàng)新擺在了非常重要的位置。胡錦濤總書記在2012年全國科技創(chuàng)新大會上強(qiáng)調(diào)，科技是人類智慧的偉大結(jié)晶，創(chuàng)新是文明進(jìn)步的不竭動力。他提出，要以提高自主創(chuàng)新能力為核心，以促進(jìn)科技與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展緊密結(jié)合為重點(diǎn)，進(jìn)一步深化科技體制改革，著力解決制約科技創(chuàng)新的突出問題，充分發(fā)揮科技在轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式和調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中的支撐引領(lǐng)作用，加快建設(shè)國家創(chuàng)新體系，為全面建成小康社會進(jìn)而建設(shè)世界科技強(qiáng)國奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)�？蒲性核�在轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式和調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中發(fā)揮的支撐引領(lǐng)作用日益顯著，任務(wù)更加艱巨，責(zé)任更加重大，要求科研院所必須有更強(qiáng)大的綜合實(shí)力。提升現(xiàn)代科研院所的綜合實(shí)力，需要有現(xiàn)代化的管理模式和管理體系支撐，其中檔案現(xiàn)代化管理發(fā)揮著重要作用�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)的新發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)和深遠(yuǎn)的意義。如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化并使之更好的服務(wù)于科技創(chuàng)新工作，是建設(shè)現(xiàn)代科研院所必須研究的重要課題。

一、檔案信息化管理的意義和優(yōu)勢

檔案信息化管理是一個具有重大戰(zhàn)略意義、體現(xiàn)檔案工作發(fā)展方向和趨勢的重要工作。檔案管理現(xiàn)代化與辦公自動化結(jié)合是提高現(xiàn)代科研院所檔案管理水平的重要途徑，是提高檔案工作效率的有效手段。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案信息化逐步凸顯其強(qiáng)大的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理已經(jīng)成為可能，并且是當(dāng)前和今后一段時期檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫而重要的任務(wù)。

(一)建立檔案信息化管理體系的意義。檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的需要,是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇,是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路，也是檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向和必然趨勢。檔案信息化在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化和網(wǎng)絡(luò)化給檔案管理帶來了顯而易見的效果。一是管理更加省時省力。檔案管理中工作人員手工收集、整編、管理、查找利用，工作量大、效率低，且需要多種工具。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時化。數(shù)據(jù)只需一次錄入即可以反復(fù)利用，可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高利用率和工作效率。二是檢索查詢更加便捷。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員要從一本一本的目錄中找出所需的檔案名稱，然后根據(jù)記錄到庫房中查找檔案，費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，簡化查詢程序，提高查詢效率，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。三是大幅提高工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，檔案管理員從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員、搬運(yùn)工，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，鉆研業(yè)務(wù)技能，提高職能部門的管理水平和工作效率。四是提供高效的服務(wù)。通過檔案信息化加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用，豐富服務(wù)內(nèi)容和手段，進(jìn)一步拓展服務(wù)空間，促進(jìn)服務(wù)水平的提高，滿足多元化利用需求。在保證檔案信息安全的前提下，把開發(fā)出來的信息資源及時傳遞，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，便于檔案的二次利用和開發(fā)，提高了研究所整體工作效率和競爭力。檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是內(nèi)部的信息中心和交流平臺，使檔案信息最大程度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。

(二)檔案信息化管理的優(yōu)勢。1. 空間優(yōu)勢。當(dāng)代科研院所科技業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，在科研開發(fā)過程中形成的科技檔案數(shù)量迅猛增加, 需要較大的空間存放。檔案信息化主要借助于硬盤、光盤等存儲介質(zhì)來實(shí)現(xiàn)檔案的保存。 這些存儲介質(zhì)體積小、容量大, 僅需要少量專用設(shè)備存放即可。檔案信息化在空間上的優(yōu)勢是顯而易見的。2. 維護(hù)優(yōu)勢。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境的安全性，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，需要投入大量人力物力。而紙質(zhì)檔案在反復(fù)查閱的過程中不可避免會造成檔案受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來很大的困擾。檔案信息化能有效促進(jìn)檔案管理效率的提高，通過檔案管理的自動化，從而實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理的簡化，同時可以減少檔案原件的查閱，使珍貴歷史檔案原件得到更好地保護(hù)。硬盤、光盤等存儲介質(zhì)比起紙質(zhì)檔案更易維護(hù)。3. 應(yīng)用優(yōu)勢。在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案利用、管理和保護(hù)帶來諸多不便，效率也很低。而檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，使檢索、查詢信息更加方便迅捷，甚至可以“足不出戶”在辦公室就可查閱檔案。

二、當(dāng)前科研院所檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

檔案信息化是一個動態(tài)的概念，是以信息技術(shù)應(yīng)用為前提的一個多要素綜合作用的過程。雖然檔案信息化有著不可替代的優(yōu)勢，但是要建立完善的檔案信息化系統(tǒng)需要有大量人力、物力、資金的支撐和更多高新技術(shù)的開發(fā)維護(hù)。目前,我國檔案信息化建設(shè)還處在探索階段，存在許多問題和困難需要探討和解決。同時,在發(fā)展的過程中也將會遇到新的問題和困難。

(一)重視不足意識不強(qiáng)。當(dāng)前，科研院所部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不足，存在不太重視檔案工作的情況，沒有認(rèn)識到檔案材料是單位的重要信息資源，檔案管理也是單位管理中非�；�礎(chǔ)極為重要的一環(huán)。少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無的事，與己無關(guān)，思想認(rèn)識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合，疏于協(xié)助。許多單位的檔案部門只設(shè)置兼職檔案員，而且大多仍采用傳統(tǒng)的工作方法，影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。很多單位存在組織不健全，人員配備不足，經(jīng)費(fèi)投入少以及制度不健全等問題，更遑論有建設(shè)思路和發(fā)展規(guī)劃，直接影響了檔案信息化建設(shè)。

(二)理念滯后模式脫節(jié)。目前許多單位檔案管理的理念是，檔案有地方存放，有人存入借出，將檔案保管好即可。因此檔案管理雖有一定規(guī)模，但內(nèi)部管理與單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門。有些單位雖然設(shè)立了綜合檔案室，把各種檔案集中存放，但是檔案的管理權(quán)還是在各職能部門手上，這樣就造成了檔案管理在整體上處于零散無序的狀態(tài)，使各種檔案得不到整合利用。由于檔案材料的不統(tǒng)一、不全面，不能客觀地反映檔案信息的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對降低。沒有統(tǒng)一的管理，沒有專人負(fù)責(zé)，人員不到位，責(zé)任不落實(shí)，檔案管理易發(fā)生管理混亂、丟失和損壞等重大問題。沒有深入思考檔案如何為研究所中心工作服務(wù)，檔案怎樣才能在研究所的發(fā)展，在社會服務(wù)中發(fā)揮更大的作用。

(三)人才缺乏管理落后。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要有掌握現(xiàn)代技術(shù)的人才，檔案管理人員既要有現(xiàn)代檔案信息相關(guān)的知識，又要有一定的管理水平和技能，還必須與時俱進(jìn)不斷更新相關(guān)知識。這就要求檔案人員既能夠掌握新的專業(yè)知識和技術(shù)，熟悉不斷推陳出新的設(shè)備使用、維護(hù)和更新技能。同時，須具有先進(jìn)的管理理念和方法。從目前人員現(xiàn)狀來看，大多數(shù)檔案管理仍停留在文件收發(fā)、檔案查找的階段，管理員缺乏現(xiàn)代化檔案管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化檔案信息設(shè)備的操作技能，許多科研院所的檔案管理人員都是兼職的，沒有配備專業(yè)人才。雖然個別單位引進(jìn)了現(xiàn)代化管理設(shè)備，硬件設(shè)施不錯卻如同擺設(shè)，不能充分發(fā)揮其作用，沒能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

(四)設(shè)施不足水平不高。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電算化、電子文件、電子影像文檔、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案來源多樣化，檔案信息量與日俱增，檔案形成方式和儲存方式發(fā)生很大變化。因此，如何保存、管理和使用這些檔案信息，對檔案管理工作來說任重而道遠(yuǎn)。檔案管理必須與時俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和模式，現(xiàn)代知識和技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。目前，大部分科研院所在檔案管理方面的技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理信息化水平偏低。檔案室雖然擁有臺式計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品，但網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的擁有率和使用率很低，相當(dāng)多檔案室的電腦仍然停留在簡單的數(shù)據(jù)處理上，甚至有的電腦是科研和辦公更新設(shè)備時淘汰下來的�？蒲性核�在檔案管理方面，無論是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度都偏低。

(五)一潭死水利用率低�？蒲性核�的檔案信息積淀厚重，資源非常豐富，但由于受到多種主客觀因素的制約，大部分檔案信息利用率偏低。如前所述，目前的檔案信息多數(shù)沉淀在檔案室里，猶如一潭死水，很少發(fā)揮應(yīng)有的作用。究其原因，主要是檔案管理未能與時俱進(jìn)，管理理念未能跟上形勢的發(fā)展，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理發(fā)展緩慢，傳統(tǒng)的、滯后的檔案管理模式仍占主導(dǎo)地位;多數(shù)檔案室采取被動上門的服務(wù)方式，對自身宣傳力度不夠;檔案人員只進(jìn)行收集、整理、保管和保護(hù)等基本工作，而對檔案信息利用這一重要工作卻沒有應(yīng)有的認(rèn)識，多數(shù)寶貴的科技檔案置之高閣，沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值�？蒲腥藛T不能及時了解檔案信息中有哪些資料可供自身使用，進(jìn)行二次開發(fā)。再者沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，因而使用者難以方便、快捷地利用檔案信息。科研院所的檔案信息躺在檔案室里，大量寶貴的資源沒有得到利用是極大的浪費(fèi)。

三、推進(jìn)現(xiàn)代科研院所檔案信息化建設(shè)的思考

隨著國家經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的發(fā)展，科技創(chuàng)新工作作為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要支撐，科研院所的檔案信息無疑是科技創(chuàng)新工作不可或缺的重要部分。國家的建設(shè)和發(fā)展對檔案信息管理提出了新的要求，賦予了更重要的使命，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)勢在必行。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)方面，我們應(yīng)結(jié)合實(shí)際，立足當(dāng)前，考慮長遠(yuǎn)，既要踏踏實(shí)實(shí)，又要高瞻遠(yuǎn)矚，努力建設(shè)好檔案信息化這一具有時代意義的系統(tǒng)工程。

(一)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，主要指檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。因此，各科研院所首先要配備數(shù)字化設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案室信息化設(shè)施的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平;其次要建設(shè)和完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

(二)抓好檔案信息化建設(shè)的三大發(fā)展主線。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)上，主要抓好三大發(fā)展主線，即建立電子文件管理系統(tǒng)、室藏檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。1.建立電子文件管理系統(tǒng)。做好科研院所檔案信息化建設(shè)，首先要做好電子文件管理的工作，建立起電子文件管理系統(tǒng)。在添置基本的硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)的制定管理規(guī)章制度和操作流程。嚴(yán)格遵照制度和程序認(rèn)真做好電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性。要研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實(shí)時化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。必須注意的是，按照目前檔案的有關(guān)規(guī)定，檔案管理除了做好電子文件歸檔和管理外，在今后相當(dāng)一個時期內(nèi)，具有重要保存價(jià)值的電子文件，一定要有相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)文件歸檔保存，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制。2. 室藏檔案數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)室藏檔案的數(shù)字化，必須積極探索電子檔案接收方式和保管、保護(hù)、利用等辦法。各科研院所要重視室藏檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)室藏檔案的種類、數(shù)量和內(nèi)容，有計(jì)劃地加快檔案數(shù)字化步伐和范圍，加強(qiáng)室藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。每年在文件歸檔時必須進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的采集和錄入，對目前室藏檔案尚未進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和錄入的，要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行補(bǔ)錄，有些沒有電子版的文件需要掃描后錄入。要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和電子檔案的管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和現(xiàn)有室藏檔案的數(shù)字化建設(shè)。3.加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。檔案信息網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)的一個重要組成部分，是開發(fā)檔案信息資源、面向社會服務(wù)的一個重要窗口。檔案信息網(wǎng)站建設(shè)必須堅(jiān)持建設(shè)與管理并重的原則�？蒲性核�各檔案管理部門，要不斷完善網(wǎng)站功能，適時與國家、省、市檔案信息網(wǎng)和政府門戶網(wǎng)站鏈接，使檔案網(wǎng)站成為政務(wù)信息公開、檔案工作宣傳、開展檔案信息服務(wù)的窗口，成為檔案信息交流、查閱利用的工具。

(三)制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。在信息化條件下的檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型�？蒲性核�在檔案信息化建設(shè)工作中要先建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，實(shí)行科學(xué)管理，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案用語，建立一個完善的檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量，更好地指導(dǎo)和服務(wù)于科研業(yè)務(wù)的開展。

(四)培養(yǎng)專業(yè)人才提高管理水平提升社會服務(wù)能力。大力抓好檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，打造一支適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的人才隊(duì)伍。信息化建設(shè)的人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律。要培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案、信息處理復(fù)合型人才。因此要充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，加強(qiáng)檔案從業(yè)人員培訓(xùn)工作，普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等專業(yè)基礎(chǔ)知識，提高人員的綜合素質(zhì)，從而提升檔案信息管理水平和提升社會服務(wù)能力。安排具有一定專業(yè)知識并通過專業(yè)培訓(xùn)獲得上崗證的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。為科研院所發(fā)展服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)。

檔案信息化勢在必行，對檔案信息化的要求不斷更新，如何加快推進(jìn)檔案的信息化工作，是檔案部門面臨的新的共同課題。作為以科學(xué)研究事業(yè)為主的現(xiàn)代科研院所應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息化工作，必須認(rèn)真規(guī)劃，制定強(qiáng)有力的措施努力推進(jìn)研究所檔案信息化管理工作，使檔案管理水平邁上一個新臺階，以檔案管理信息化促進(jìn)研究所管理的高效化，使檔案信息資源為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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