檔案數(shù)字化論文高校教學檔案數(shù)字化建設中的問題
檔案數(shù)字化如今已經(jīng)成為檔案管理中的一個趨勢，更方便了管理。本文是一篇檔案數(shù)字化的論文范文，選自期刊《北京檔案》是創(chuàng)于1984年的檔案專業(yè)月刊，它主要宣傳檔案工作的重要意義，研究、探討檔案學理論與技術。它的內(nèi)容涉及檔案學、文秘學等方面，傳播檔案學、文書學知識，報道北京檔案工作動態(tài)，開展學術研究。它的閱讀群主要面向檔案、文秘和史學工作者。該刊有英文目次和提要。
【摘要】文章分析了教學檔案數(shù)字數(shù)字化建設的涵義，教學檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點以及存在的問題，并針對性提出解決對策。
【關鍵詞】高校,教學檔案,數(shù)字化
教學工作是高校的中心工作，教學檔案是教學工作成果的重要載體，教學檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。目前高校傳統(tǒng)的教學檔案工作以紙質文件材料為主要工作對象,紙質檔案的管理工作已有一套比較完善的完整工作流程、管理方法和規(guī)章制度。
隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡信息化的快速推進，傳統(tǒng)檔案管理工作的手工管理方式已不能滿足信息化時代的要求,越來越多的教學檔案將以電子文件出現(xiàn),但卻沒有對應的系統(tǒng)的管理制度,教學檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、標準化和規(guī)范化建設迫在眉睫。
一、教學檔案數(shù)字化建設的涵義
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，通過互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作。
二、教學檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點
1．便捷實現(xiàn)多種媒體信息存儲和傳遞
電子檔案可同時將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存,并可借助計算機實現(xiàn)任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性,豐富了檔案的內(nèi)容。
2．信息存儲容量大
電子檔案體積小但存儲容量大。一張CD－ROM光盤可存儲650Mb，相當于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張A4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。
3．便捷實現(xiàn)檢索瀏覽
電子文獻由于具有全文數(shù)據(jù)庫的結構和相應的按自身邏輯關系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結構，通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料,大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。在教學檔案管理網(wǎng)絡平臺上，檔案管理人員還可通過網(wǎng)絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠程訪問檔案材料,網(wǎng)上下載檔案信息,或遠距離、高速度的傳輸，真正實現(xiàn)了信息資源的共享。
4．提高了教學檔案的利用率
在網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務,大大提高了檔案的利用率。
三、教學檔案數(shù)字化建設中存在的主要問題
1.缺乏信息化環(huán)境下教學檔案工作的復合型人才
信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業(yè)務管理，又掌握自動化、網(wǎng)絡化技術等現(xiàn)代信息技術的復合型人才。受高�，F(xiàn)行人事制度的影響，目前檔案隊伍整體素質仍普遍較低，年齡偏大，計算機操作能力一般，習慣于傳統(tǒng)的紙質檔案編研模式。而在信息社會,檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展,一些必備的技能如數(shù)據(jù)存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等還不為多數(shù)人熟練應用，更不用說網(wǎng)絡環(huán)境下教學檔案的安全性問題了。
2.缺少工作標準、工作制度和工作規(guī)范
檔案材料的標準化、制度化和規(guī)范化是教學檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數(shù)據(jù)的“機械性”對教學檔案電子化建設的標準和規(guī)范提出了更高要求。但目前高校的教務工作更多受制于購買的教學管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實際管理情況，因此個性化修改之后軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，再加上計算機軟件及其有關設備硬件差異，這些不足和差異都影響著電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
四、加強檔案數(shù)字化建設水平的對策
1.加強人員的技能培訓
教學檔案管理人員是檔案工作的主體,人員的專業(yè)素質直接影響教學檔案信息化的進程。因此,學校要加強教學檔案管理隊伍建設,培養(yǎng)一批有豐富檔案專業(yè)知識,有熟練的計算機應用能力的人來從事教學檔案管理。
2.開發(fā)教務檔案管理平臺系統(tǒng)，實施教學檔案管理的標準化建設工程
加強歸檔的標準化建設是目前高校教學檔案管理最有效的方法。近年來各高校都建立了完善的校園網(wǎng)絡，并實現(xiàn)了教學管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網(wǎng)絡建設提供了一個強有力的支撐平臺；教學軟件和數(shù)據(jù)庫的應用提供了大量的“標準化”電子數(shù)據(jù)和材料，這為教學檔案的標準化建設打下良好的數(shù)字基礎，便于實現(xiàn)密集存儲和快速檢索；以網(wǎng)絡技術為主體的信息技術的應用又為教學檔案的網(wǎng)內(nèi)和網(wǎng)際共享、傳遞打下了良好的交流基礎，這些都為教學檔案的維護、網(wǎng)內(nèi)共享、公開和查詢，特別是數(shù)據(jù)進一步發(fā)掘提供了最大的便利條件。
3.盡快完善規(guī)章制度和工作標準，加強檔案安全管理
在數(shù)字化背景下，教學檔案管理工作的規(guī)范和標準尤為重要。校檔案館和教務處等職能部門，要結合《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，盡快出臺數(shù)字化背景下教學檔案管理的各項工作標準和規(guī)章，特別是網(wǎng)站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范、紙質檔案的數(shù)字化標準等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對教學檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。
數(shù)字化檔案給教學檔案的安全管理提出了更高要求，除了要補充相關的安全保密制度、建立嚴格的監(jiān)控機制、強化從業(yè)人員的安全保密意識外，還要加大設備和技術投入，結合存貯介質使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、可控性,以及網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫和應用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性
4．加強數(shù)字化檔案的工作質量檢查
《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定:“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網(wǎng)絡平臺和工作規(guī)范建立起來以后，高校應根據(jù)積極實施管理糾偏。并且基于網(wǎng)絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據(jù)管理權限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。
五、結語
教學檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技術力量，數(shù)字化教學檔案建立起來以后，可以通過對立檔單位工作流程在線監(jiān)督進一步提高原始數(shù)據(jù)歸檔質量，便捷實現(xiàn)檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務和保障教學工作。
參考文獻：
[1]張照余.檔案信息網(wǎng)絡化建設[M].中國檔案出版社.2001:94-99
[2]《高等學校檔案管理辦法》(教育部、國家檔案局令[2008]第27號)
