基于知識管理的企業(yè)檔案管理建設(shè)
　　江蘇省鎮(zhèn)江市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理處萬遲
　　【摘要】檔案管理與知識管理存在密切的關(guān)系，檔案管理屬于知識管理的范疇或重要內(nèi)容。本文闡述了檔案管理與知識管理的關(guān)系，就基于知識管理的檔案信息化建設(shè)工作，提出了知識經(jīng)濟(jì)時揮檔案知識的作用的觀點。
　　【關(guān)鍵詞】知識企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
　　一、檔案管理與知識管理的關(guān)系
　　檔案學(xué)者一般認(rèn)為，檔案管理與知識管理存在密切的關(guān)系，檔案管理屬于知識管理的范疇或重要內(nèi)容。美國馬里蘭大學(xué)教授布魯斯.W•德爾斯泰恩認(rèn)為:“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識管理非常相似—都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”
　�。ㄒ唬�、兩者管理目的相近
　　檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為組織各項活動提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理的根本目的，也是檔案管理的出發(fā)點和落腳點。知識管理的最終目標(biāo)是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹�識在最恰當(dāng)?shù)臅r間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜�，以便使他們能夠做出最好的決策。檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案或知識的價值，作為其最終目的。都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。
　�。ǘ�）、兩者管理流程類似
　　長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個環(huán)節(jié)”:檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計和利用服務(wù)。實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當(dāng)類似:都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化;然后對其進(jìn)行加工、整理，使之有序化;接著對其進(jìn)行鑒定、評價，使之優(yōu)化;最后將其提供利用，使之實現(xiàn)價值;而在利用過程中又會產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，需要對其進(jìn)行收集、存儲。
　�。ㄈ�）、兩者管理技術(shù)相同
　　在數(shù)字化環(huán)境下，文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動—文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實現(xiàn)離不開計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術(shù)等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術(shù)支撐—現(xiàn)代信息技術(shù)。介于兩者在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)的相似和相同之處，實行基于知識管理的檔案管理信息化具有其合理性和可能性。
　　二、基于知識管理的檔案信息化建設(shè)
　　這個時代，處處體現(xiàn)知識的主要價值。而知識從產(chǎn)生到應(yīng)用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識的價值，就必須進(jìn)行知識管理。企業(yè)檔案，特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識的一大類，如何在知識經(jīng)濟(jì)時揮檔案知識的作用，這是我們要探討的問題。
　　（一）、知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理就是知識資源管理
　　企業(yè)知識管理一方面是管理企業(yè)知識，即知識的管理，它通過一定手段把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高，進(jìn)而取得利潤。所以說企業(yè)知識是企業(yè)利潤的核心來源，知識管理實際也就是企業(yè)核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹�識，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的知識管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實感到是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質(zhì)是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。
　�。ǘ�）、檔案知識管理必然上升到知識資源管理
　　檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號)的顯性知識，當(dāng)然也是知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。
　　1、檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的
　　因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。
　　2、檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的
　　因為通過上升，檔案知識不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。
　　3、知識資源管理還將給企業(yè)帶來新的價值
　　(l)、知識資源管理將提高決策質(zhì)量和決策效率
　　企業(yè)決策者的決策質(zhì)量和決策效率，取決于他是否充分擁有企業(yè)內(nèi)外的知識和信息和在他決策中是否具備決策的方法或能力。而這些企業(yè)內(nèi)外的知識與信息、決策的方法大都在企業(yè)檔案知識與信息中。如果我們按照知識資源的管理方法，及時地把相關(guān)的知識信息配置在決策的各個環(huán)節(jié)，讓決策者很快、很及時地得到它們，那么決策的質(zhì)量就可以保障，決策效率也有了保障。
　　(2)、知識資源管理將提高員工學(xué)習(xí)效率、工作效率。
　　降低人力資源成本，衡量員工的學(xué)習(xí)效率，主要看他是否快速的進(jìn)入工作角色，并確保工作質(zhì)量。做到這一點，最主要的學(xué)習(xí)是對崗位經(jīng)驗(過去的工作記錄，過去的工作成果，過去的工作資料)的學(xué)習(xí)，而這些崗位經(jīng)驗大多都在檔案中。員工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗技能知識對他的支持。所以，搞好知識資源管理，把崗位經(jīng)驗技能知識準(zhǔn)確地配置在工作崗位上，那么員工的學(xué)習(xí)效率、工作效率就會提高。這種提高，實際上意味著一個人能盡快進(jìn)入角色，可以一個人頂幾個人做工作，或一天的工作頂幾天的工作，當(dāng)然也就降低了人力資源成本。
　　(3)、知識資源管理更將穩(wěn)固企業(yè)的素質(zhì)水平，強(qiáng)化企業(yè)的競爭能力
　　企業(yè)的素質(zhì)水平，競爭能力，不僅在于擁有知識，而且還在于讓知識被企業(yè)工作者、管理者都掌握和應(yīng)用。我們以往的檔案知識管理已經(jīng)使我們擁有了知識，但知識資源管理通過知識的“沉淀”“規(guī)范”使企業(yè)的素質(zhì)水平有了穩(wěn)固的基礎(chǔ)，再通過“應(yīng)用”，使企業(yè)具有能力，通過“創(chuàng)新”使企業(yè)具有核心競爭力。
　　三、知識經(jīng)濟(jì)和檔案管理的相互促進(jìn)
　�。ㄒ唬�、知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域
　　傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書情報等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實工作服務(wù)，脫離于企業(yè)價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系。知識管理強(qiáng)

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