1、前言
　　工程檔案是工程建設(shè)的一個重要組成部分，是工程建設(shè)項目的歷史記錄，也是工程項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改建、擴建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。在工程建設(shè)過程中，及時收集檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，保持工程檔案的完整和系統(tǒng)，不僅是為在建工程做好當(dāng)前服務(wù)的需要，也是為工程項目投產(chǎn)后開展各項工作做好服務(wù)的需要。工程檔案收集和整理的制度化、規(guī)范化管理是項目管理的基礎(chǔ)工作，是實現(xiàn)項目目標(biāo)控制的保證。一個項目工程要保證一流的工程質(zhì)量，其內(nèi)涵也包括一流的檔案資料質(zhì)量，而檔案資料的形成質(zhì)量又直接受到項目管理水平高低直接或間接的影響。
　　2、歸檔保存的文件資料
　　2.1項目申請文件：項目建議書與批復(fù)；
　　2.2可行性研究立項文件：可行性研究報告與批復(fù)；規(guī)劃意見書等；
　　2.3列入年度計劃文件：年度計劃表；
　　2.4**征地手續(xù)文件：建設(shè)用地規(guī)劃許可證；城鎮(zhèn)建設(shè)用地批準(zhǔn)書；用地申請；選址報告；用地批準(zhǔn)文件；規(guī)劃意見書；
　　2.5測量、勘察文件：撥地測量及測量報告；工程地質(zhì)勘察合同；地質(zhì)勘察報告；建筑用地釘樁通知章等；
　　2.6設(shè)計招投標(biāo)文件：規(guī)劃意見書；審定設(shè)計方案通知書；設(shè)計合同、設(shè)計概算；初步設(shè)計；
　　2.7設(shè)計文件：施工圖設(shè)計及說明；設(shè)計計算書；
　　2.8建設(shè)規(guī)劃申請文件：建設(shè)工程規(guī)劃許可證；
　　2.9施工圖報審文件：消防設(shè)計審核意見；施工圖設(shè)計文件審查通知書；施工圖審查報告；
　　2.10施工監(jiān)理招投標(biāo)文件：監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理合同；施工招投標(biāo)文件、施工合同；
　　2.11**開工手續(xù)文件：建設(shè)工程開工審查表；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)；建設(shè)工程施工許可證；
　　2.12施工文件：工程項目開工報告；分項、分部工程和單位工程技術(shù)人員名單；圖紙會審和設(shè)計交底記錄；設(shè)計變更通知單；技術(shù)變更核實單；工程質(zhì)量事故發(fā)生后調(diào)查和處理資料；水準(zhǔn)點位置、定位測量記錄、沉降及位移觀測記錄；材料、設(shè)備、構(gòu)件的質(zhì)量合格證明資料；試驗、檢驗報告；隱蔽驗收記錄及施工日志；質(zhì)量檢驗評定資料；工程竣工驗收及資料；建設(shè)單位采購物資的質(zhì)量證明文件及報驗文件；
　　2.13工程報竣文件：工程竣工報告（施工單位）；竣工圖；工程竣工驗收及資料；
　　2.14工程質(zhì)量檢查文件：單位工程竣工預(yù)驗收報驗表（A8監(jiān)）；工程質(zhì)量評估報告（監(jiān)理單位）；工程質(zhì)量評估報告（監(jiān)理單位）；工程質(zhì)量檢查報告（勘察單位）；工程質(zhì)量檢查報告（設(shè)計單位）；
　　2.15規(guī)劃驗收文件：建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格文件（建設(shè)工程規(guī)劃許可證附件上加蓋規(guī)劃驗收章）；
　　2.16工程竣工驗收文件：工程竣工驗收報告（建設(shè)單位）；單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄；規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用文件；
　　2.17列入城建檔案館接收工程文件：工程檔案預(yù)驗收；建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見（城建檔案館）；
　　2.18工程接收文件：竣工移交證書（B8監(jiān)）（監(jiān)理單位）；房屋建筑工程質(zhì)量保修書；
　　2.19工程竣工備案文件：建設(shè)工程竣工驗收備案表等備案文件；
　　3、資料管理措施
　　3.1建立健全資料管理制度是做好檔案資料的工作基礎(chǔ)
　　建設(shè)施工單位、監(jiān)理單位來自全國各地，他們大都按照各自長期形成的習(xí)慣進行工程管理，對資料管理也都按習(xí)慣做法立卷歸檔。而作為一個項目工程，則要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點。因此，項目管理部門在工程建設(shè)初期（而不是中后期）就應(yīng)結(jié)合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點的檔案資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作。這樣才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。
　　3.2從工程項目管理初期就應(yīng)做好工程資料的收集和整理
　　目前，工程建設(shè)項目大多實行項目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項目法人既然對整個項目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對項目的工程資料負(fù)責(zé)，從工程項目立項開始就設(shè)立工程項目資料管理機構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項目資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對各參建單位資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。針對建設(shè)工程項目規(guī)模大，周期長，監(jiān)理及施工單位多等特點，工程資料編制工作實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與資料收集同步；工程施工過程與資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程項目管理的全過程。
　　3.3加強過程控制是保證檔案資料真實有效的手段
　　工程項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進行檢查，建立過程控制獎懲制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
　　3.4運用合同法律手段是做好檔案資料工作的重要保證
　　真實性是做好過程技術(shù)資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法。工程建設(shè)實行全國招投標(biāo)制度、工程建設(shè)實行全國招投標(biāo)制度、工程監(jiān)理制度，這為工程資料的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程項目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有力條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項重要內(nèi)容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。只有這樣，工程資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮工程監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。
　　3.5重視檔案知識宣傳教育是確保檔案資料質(zhì)量的有力措施
　　工程管理人員、監(jiān)理工程師、承包商等來自全國各地，對工程資料的重要性認(rèn)識參差不齊，因此在項目開工后，工程項目管理單位就應(yīng)高度重視和加強檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進行檔案基礎(chǔ)知識和施工中原始資料簽證操作方法及本項目對檔案資料整理編制、工程項目驗收的基本要求進行培訓(xùn)。使工程項目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。杜絕施工過程中不規(guī)范的原始資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的檔案資料質(zhì)量。
　　3.6檔案文件整編列入進度計劃是“同步”完成項目檔案的有效措施
　　各施工單位，在制定工程進度計劃時，應(yīng)將每個分部、分項工程文件質(zhì)量檢查工作列入到該項工程單位工程進度計劃中，并作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點來完成。對在整編資料中出現(xiàn)的“原件不齊全”“簽證資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問題，要及時研究予以解決。為防止再出現(xiàn)此類問題，要加強監(jiān)督檢查。各建設(shè)單位要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料要拒收，從源頭保證交工資料的質(zhì)量。
　　3.7、嚴(yán)格把住

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