學(xué)籍如同學(xué)生的“***”，學(xué)籍檔案儲(chǔ)存著學(xué)生的個(gè)人信息。學(xué)籍管理的過程實(shí)際上就是建立、使用、開發(fā)學(xué)籍檔案的過程。本文是一篇教育與職業(yè)雜志社投稿的論文范文，主要論述了對加強(qiáng)職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的思考。
　　摘 要：本文針對目前職業(yè)院校學(xué)籍管理存在的主要問題，探討了加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的具體措施和途徑。

　　關(guān)鍵詞：職業(yè)院校,學(xué)籍檔案,管理

　　怎樣做好職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學(xué)、科研、就業(yè)及學(xué)生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對一個(gè)新問題。

　　一、學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

　　學(xué)籍檔案是學(xué)生通過在校期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的，對個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)具有證明、保存、使用價(jià)值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績、品行、獎(jiǎng)懲、組織能力、活動(dòng)能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評價(jià)。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點(diǎn)。學(xué)籍檔案自身的特殊性，要求學(xué)籍檔案管理人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，以高度的責(zé)任心做好平時(shí)的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

　　二、學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

　　1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

　　檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時(shí)間編排混亂、編目不清。有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學(xué)院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，出現(xiàn)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證書多年積壓、無人領(lǐng)取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問題的主要原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白;二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施;三是指導(dǎo)培訓(xùn)不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

　　2、學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

　　目前，職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格;收集過程中紙張大小不統(tǒng)一;檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂;現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

　　3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

　　隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，各院校檔案管理也在逐步進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機(jī)械地保管。從這一點(diǎn)說，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前職業(yè)院校學(xué)籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，沒有學(xué)過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平提高。

　　三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)措施

　　1、強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

　　學(xué)籍檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的主要原因是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對學(xué)籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定科學(xué)的檔案管理方法，便于學(xué)籍檔案的及時(shí)歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

　　2、加強(qiáng)制度建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的水平

　　職業(yè)院校要建立健全完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學(xué)院應(yīng)建立完善學(xué)籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞等制度。及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善學(xué)籍檔案材料， 對那些地點(diǎn)分散、成分復(fù)雜、時(shí)間跨度較大的學(xué)籍檔案，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，做到學(xué)籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，努力提高學(xué)籍檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類準(zhǔn)確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

　　3、合理配備檔案管理人員，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化

　　隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，原來小型數(shù)據(jù)庫、半手工操作的學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新的形勢。因此，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，配備結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員，增加資金投入，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，已成為當(dāng)務(wù)之急。實(shí)踐證明，只有建立穩(wěn)定的學(xué)籍檔案工作網(wǎng)絡(luò)，采取科學(xué)的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，才能調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提高學(xué)籍檔案管理工作的水平。
　　相關(guān)期刊簡介：《教育與職業(yè)》雜志是我國著名教育家黃炎培先生于1917年創(chuàng)辦，中共中央統(tǒng)戰(zhàn)部主管，中華職業(yè)教育社主辦，在目前中國近萬種期刊中創(chuàng)辦較早、刊史較長，是全國中文核心期刊，覆蓋全國各省市及港澳臺(tái)、東南亞等地區(qū)，至今已有90年的歷史。

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