政工雜志推薦《桂海論叢》以宣傳黨的路線、方針、政策，推進(jìn)改革，研究建設(shè)具有中國特色的社會(huì)主義問題，繁榮社會(huì)科學(xué)理論為宗旨;以研究的現(xiàn)實(shí)性、理論性、探討性、實(shí)踐性、地 方性為辦刊特色。讀者為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、大專院校、各公共圖書館、黨校干校圖書館、教研室、社會(huì)科學(xué)研究團(tuán)體及個(gè)人。
　　【摘要】作為國企基層單位的秘書，公文寫作是最重要的一項(xiàng)實(shí)務(wù)工作，也是一個(gè)優(yōu)秀秘書的能力體現(xiàn)和立身之本。本文參考秘書學(xué)理論知識(shí)，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，由繁入簡、舉重若輕地介紹了部署性工作會(huì)議講話的寫作前期準(zhǔn)備，希望能給新秘書或希望進(jìn)入秘書行列的同志一點(diǎn)啟發(fā)，加快公文寫作的入門速度，同時(shí)與各位企業(yè)秘書同仁交流，進(jìn)一步提升公文寫作水平。

　　【關(guān)鍵詞】秘書,公文寫作,工作報(bào)告,實(shí)例

　　國企主要負(fù)責(zé)人每年的部署性講話――即總經(jīng)理工作報(bào)告――是向職工代表大會(huì)匯報(bào)全年工作的重要形式，全面總結(jié)上年度各項(xiàng)工作，深入分析本年度的工作形勢，明確提出下一年度的工作目標(biāo)和重要舉措，是開展全年工作的動(dòng)員令，也是全體員工工作方向的指南針，意義重大。針對(duì)國企大部分員工對(duì)寫作不感興趣，摸不著門，卻又對(duì)領(lǐng)導(dǎo)秘書這個(gè)崗位心懷憧憬，倍感好奇的現(xiàn)狀，本人在這篇文章中用自身寫作經(jīng)驗(yàn)告訴大家，公文寫作也是一項(xiàng)事務(wù)性工作，必定有規(guī)律可循、有方法可找。不論是工科生、文科生，不論有沒有文學(xué)寫作基礎(chǔ)，只要肯學(xué)習(xí)、下苦功，做好以下三點(diǎn)，并在不斷實(shí)踐的過程中勤于思考、善于總結(jié)，都可以成長為一名合格的文字秘書，寫好公司負(fù)責(zé)人年度工作報(bào)告。

　　磨刀不誤砍柴工。起草一年一度的總經(jīng)理工作報(bào)告要做很多準(zhǔn)備：在心理素質(zhì)上，要有堅(jiān)韌不拔的毅力、超于常人的責(zé)任心、健壯的體魄和良好的心態(tài);在業(yè)務(wù)能力上，要有公文寫作的基本概念，了解本單位全局業(yè)務(wù)，熟悉工作報(bào)告的結(jié)構(gòu)和特點(diǎn);在政治覺悟上，要有對(duì)本單位各項(xiàng)決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖高度認(rèn)可、不打折扣貫徹執(zhí)行的勇氣和信心。

　　一、秘書寫作具備實(shí)踐性、長期性、綜合性的客觀要求

　　(一)良好的心態(tài)和健康的身體是基礎(chǔ)。公文寫作是一項(xiàng)復(fù)雜的腦力勞動(dòng)過程，是一個(gè)生產(chǎn)精神產(chǎn)品的過程。公文寫作中最累、最復(fù)雜、最鍛煉思維、最體現(xiàn)智慧的工作就是寫領(lǐng)導(dǎo)講話，而反復(fù)修改、反復(fù)重寫、反復(fù)被批評(píng)，這是常有之事，更別提文章要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人習(xí)慣和語言風(fēng)格，還要具備能啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的思想深度。特別是寫年度工作報(bào)告，就像魔鬼訓(xùn)練，過程艱苦、壓力很大，只有意志堅(jiān)強(qiáng)的人，才能挺過去。只要能挺過去，你就將脫胎換骨，在能力和見識(shí)上得到迅速成長，在短時(shí)間內(nèi)脫穎而出。沒有良好的心理素質(zhì)、堅(jiān)強(qiáng)的身體素質(zhì)，很難經(jīng)受住這樣的嚴(yán)峻考驗(yàn)。這就要求秘書要注重身體鍛煉，增長生活智慧和領(lǐng)悟能力，逐漸讓自己具有歷史觀和發(fā)展觀，具備平和的心態(tài)。

　　(二)提升綜合素質(zhì)非一日之功。公文是按照本單位領(lǐng)導(dǎo)的授命，由秘書撰擬而成的。這就決定了撰寫工作報(bào)告是“受領(lǐng)導(dǎo)之命，代單位立言”的特性。這種文體規(guī)范性極強(qiáng)，目的是為企業(yè)管理服務(wù)，要真實(shí)地反映事實(shí)，具有規(guī)范體式和格式標(biāo)準(zhǔn)，而且要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。這就要求秘書具備認(rèn)識(shí)能力、分析能力、政策水平、理論修養(yǎng)、閱歷深度、文字功力等多方面綜合因素，才能構(gòu)成一篇基本的工作報(bào)告。每一篇講話稿，是作者的理論水平、辭章修養(yǎng)及閱歷深度的反映。所以，秘書平時(shí)要注重業(yè)務(wù)知識(shí)的積累，更要通過對(duì)日常事務(wù)的思考總結(jié)，提升思維的邏輯性;學(xué)習(xí)歷史，以古鑒今，增強(qiáng)對(duì)事物發(fā)展規(guī)律的判斷能力。有位資深秘書告訴我，越是公文寫作高手，花在閱讀資料的時(shí)間就越多，寫作前的分析思考就越長。

　　本人在剛剛調(diào)任秘書崗位時(shí)，連消息都不會(huì)寫，更不懂什么是工作報(bào)告，接到的第一個(gè)任務(wù)就是寫一年一度的總經(jīng)理工作報(bào)告，時(shí)間緊、任務(wù)重，領(lǐng)導(dǎo)的信任和高度關(guān)注造成我精神壓力極大，完全不知道從何下手。那半個(gè)月的時(shí)間，先是精神緊張?jiān)斐蓢?yán)重失眠、脫發(fā)，后來干脆連睡覺的時(shí)間都沒有，平均一個(gè)禮拜睡眠時(shí)間不到40個(gè)小時(shí)。在這樣的工作強(qiáng)度下，和辦公室主任一起起草了一個(gè)初稿，經(jīng)過班子開會(huì)討論，又征求各部門的意見，再在總經(jīng)理提出修改意見后絞盡腦汁，在修改過至少10個(gè)小版本、4個(gè)大版本之后，初稿的影子都不見了，標(biāo)滿了修改意見的紙質(zhì)版本兩個(gè)文件盒都裝不下。這個(gè)過程中，精神上受到了極大煎熬，工科的思維方式亟須轉(zhuǎn)型，之前的自信、自我認(rèn)知都改變了，做夢都在琢磨形勢分析的思路。最終的工作報(bào)告雖然只剩下“同志們”沒有修改過，但是最終聽取總經(jīng)理在職代會(huì)上作報(bào)告的那種緊張和興奮，歷經(jīng)磨難后的成功，挑戰(zhàn)極限的喜悅，感到自己強(qiáng)大之后的欣慰，都讓我終生難忘。

　　二、一個(gè)合格的秘書應(yīng)該具有規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓�文表達(dá)能力

　　關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)的公文格式和范文有很多，無法在此詳細(xì)敘述。但首先要樹立一個(gè)概念，公文語言要求的是規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，是代表一個(gè)部門、公司在說話，用來**公務(wù)，而不是用來體現(xiàn)個(gè)人風(fēng)格的，不能自成體系、標(biāo)新立異。簡單來說，就是在寫文章成文時(shí)想一下，領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)念這篇稿子是否嚴(yán)肅、正式，換一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)念的話會(huì)不會(huì)不倫不類，啼笑皆非。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，公文以外的所有文體都不適用于工作報(bào)告這種公文格式，當(dāng)然，在結(jié)尾偶爾引用一句詩詞抒發(fā)情感除外。

　　(一)避免一些常見的寫作錯(cuò)誤。首先，從句子的角度來說，是短句能說清楚的，絕不用長句;必須用長句的，分為兩句話或者并列、排比句式。越是簡單句式，越容易看明白、說清楚。畢竟，工作報(bào)告用于解決的是實(shí)際問題，閱讀者學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)各不相同，直觀明白自己要做什么比分析句式、尋找重點(diǎn)更容易貫徹落實(shí)。這種例子不勝枚舉，簡單的檢驗(yàn)方法就是每寫完一句話大聲給別人朗誦一下，對(duì)方聽不懂、自己念不爽的馬上改掉。其次，在一句話里，要保持句式的統(tǒng)一完整。將長句變?yōu)槎叹浜�，不可�?dòng)賓結(jié)構(gòu)、主謂結(jié)構(gòu)同時(shí)出現(xiàn);也不可一會(huì)兒某個(gè)語素(如數(shù)據(jù))在前、一會(huì)兒在后;同時(shí)要注意動(dòng)詞、副詞搭配，否則會(huì)影響朗誦的力度和效果。公文中描述工作舉措時(shí)，常用句式例如“加強(qiáng)……管理”“加大……力度”“加快……進(jìn)度” “不斷完善……機(jī)制”等等。當(dāng)工作舉措說完了，一般要用一句描述工作成效的話收尾，其格式一般是“動(dòng)詞+賓語”“主語+謂語”“主語+主語補(bǔ)足語”，例如“提高了……能力”“增強(qiáng)了……凝聚力”“安全生產(chǎn)管理邁上新臺(tái)階”等等。動(dòng)詞副詞搭配固定的有“深入推進(jìn)、大力實(shí)施、嚴(yán)格落實(shí)、扎實(shí)開展、始終堅(jiān)持、廣泛開展、積極探索、全面推廣”等等，這個(gè)不可隨意亂用，否則會(huì)出笑話;還要注意分寸，比如“穩(wěn)步推進(jìn)”不可以說“全面完成”，一定要與實(shí)際工作相符，為了突出工作亮點(diǎn)，在文字上求快新是非常不嚴(yán)肅的。這個(gè)階段看起來難，我在剛寫段落時(shí)總被批評(píng)動(dòng)副詞搭配錯(cuò)誤，句式不整齊，不上口，賣弄文字，不懂裝懂。后來我通過兩種做法很快上手了：一是收集足夠多的“動(dòng)詞、副詞”表，解決了單位常見業(yè)務(wù)可能涉及的所有詞匯，拿不準(zhǔn)搭配時(shí)一查便知。二是模仿往年的工作報(bào)告材料，寫到同一項(xiàng)業(yè)務(wù)的時(shí)候，能用過去的句式就堅(jiān)決沿用。最后，也是最重要的一點(diǎn)，千萬不要做材料的“二傳手”。收集材料是起草工作報(bào)告的第一個(gè)環(huán)節(jié)，中小企業(yè)麻雀雖小、五臟俱全，作為新手不可能對(duì)所有部門的業(yè)務(wù)全部了解，很多時(shí)候初稿的起草過程是對(duì)別人的或過去材料簡單的復(fù)制粘貼。但是別忘了，起草報(bào)告、交給領(lǐng)導(dǎo)審閱的是你，代表的是辦公室的水平，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)認(rèn)為是你消化過的材料。當(dāng)出現(xiàn)表述不準(zhǔn)、前后矛盾、前后重復(fù)等問題時(shí)，向其他部門推卸責(zé)任是不智的，也是不利于個(gè)人職業(yè)形象的。當(dāng)然，必須承認(rèn)許多工作專業(yè)性很強(qiáng)，需要有關(guān)部門提供基礎(chǔ)材料，但是這不是放棄獨(dú)立思考、推卸責(zé)任的理由和借口。這點(diǎn)太重要了。秘書負(fù)責(zé)匯編材料，就有義務(wù)了解業(yè)務(wù)、有責(zé)任保證材料的準(zhǔn)確性。抓住機(jī)會(huì)，還是推卸責(zé)任，取決于我們的工作態(tài)度，決定著我們的工作成效，這也是增長知識(shí)、積累經(jīng)驗(yàn)的好機(jī)會(huì)。秘書一定要堅(jiān)持獨(dú)立思考，尤其領(lǐng)導(dǎo)秘書、文字秘書，要想贏得別人的尊重，就不能只是對(duì)材料進(jìn)行復(fù)制粘貼，對(duì)待別人提供的材料，要始終保持存疑的態(tài)度，不懼上問、不恥下問，把一些不明白的問題搞清楚，對(duì)自己交出去的材料的每一個(gè)字都負(fù)責(zé)任，這是最基本的要求。“凡事靠自己”“絕不輕信”，不光文字工作，這兩句話應(yīng)該根植于每一個(gè)秘書的內(nèi)心，成為做人和做事的信條。 　　(二)秘書要培養(yǎng)獨(dú)立見解。秘書的職責(zé)和定位是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在職責(zé)上是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，就是說寫工作匯報(bào)的人，基本上都不是念工作匯報(bào)的人。所以，大家在寫工作匯報(bào)時(shí)，一定要學(xué)會(huì)站在念工作匯報(bào)人的角度，以他的身份去思考，用他的口氣去說。

　　這與獨(dú)立思考并不矛盾。我們站在講話者的角度思考，是為了打開寫作思路，學(xué)會(huì)從全局的角度看待工作;培養(yǎng)獨(dú)立見解，是為了在紛繁復(fù)雜的各類素材中，抽絲剝繭、歸納總結(jié)、理出頭緒、提煉要點(diǎn)，學(xué)會(huì)從全局的角度辨析問題、思考問題、解決問題[2]。助手是工作角色的一種表現(xiàn)形式，獨(dú)立思考才是高質(zhì)量完成各項(xiàng)任務(wù)的核心，尤其在思想、心態(tài)和見識(shí)上都成長為成熟的秘書之后，秘書的獨(dú)立思考就顯得更為重要。要做到有獨(dú)立見解，可不是件容易的事。需要寫作者對(duì)各項(xiàng)工作有著較為全面的掌握，對(duì)工作特點(diǎn)進(jìn)行深入細(xì)致的思考。一個(gè)匯報(bào)的水平高下，主要就體現(xiàn)在這里。這種獨(dú)立思考的習(xí)慣也是我調(diào)到其他崗位后，自己認(rèn)為秘書這幾年經(jīng)驗(yàn)帶給我的最大收獲，這是后話。

　　三、收集素材庫是提升文章完整性的小訣竅

　　我在度過了最初的工作報(bào)告魔鬼訓(xùn)練之后，深知6年的工科高等教育已經(jīng)語言能力荒廢，遣詞造句的思維方式、基本的詞組搭配習(xí)慣、段落層次的鋪陳方法都是一片空白。已經(jīng)調(diào)離單位的老秘書給我找了兩大盒子的上級(jí)單位材料讓我閱讀。起初我并不明白這件事的意義，而且覺得公文報(bào)告千篇一律，令人昏昏欲睡。強(qiáng)迫自己開始閱讀之后，第一次寫工作報(bào)告的經(jīng)歷讓這些材料一下不再死板，每一段落的層次能看懂，每一句話背后的深意也清晰可見，特別是形勢和問題分析的論述部分，每篇報(bào)告都意義深遠(yuǎn)、直達(dá)要害、各有千秋。我忽然領(lǐng)悟到，一篇一篇的工作報(bào)告就是每個(gè)秘書寫作班子的思想結(jié)晶，體現(xiàn)著單位主要負(fù)責(zé)人的思想精華和工作綱領(lǐng)，每一句話都值得背誦、分門別類地統(tǒng)計(jì)。特別是其他國企系統(tǒng)的材料，工作方法和論述方式更是讓人耳目一新。

　　從此，我養(yǎng)成了看材料就收集素材的習(xí)慣。一是文學(xué)類素材，分為常用的公文成語、古詩詞;表彰類和結(jié)束語的抒情句式、動(dòng)副詞搭配;論述部分的定義都是思想精華，必須收藏;四庫全書中比較偏重人文類的常用古語我也做了摘抄，以備不時(shí)之需。二是政策性素材，上級(jí)單位重要會(huì)議報(bào)告的主旨和常用縮略語是肯定需要的，萬萬不可引用錯(cuò)，這要不就是政治性錯(cuò)誤、后果嚴(yán)重，要不就是鬧笑話、很不嚴(yán)肅。三是業(yè)務(wù)類素材，除了上級(jí)單位下發(fā)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件，其他國企集團(tuán)的類似專業(yè)也會(huì)很多，而且同一業(yè)務(wù)方法論的東西大同小異，直接消化不會(huì)有原則性問題。四是訂閱一些工作方法的雜志和書籍，學(xué)習(xí)各類公文寫作經(jīng)驗(yàn)，能形成文章的必是精華，吸收一點(diǎn)是一點(diǎn)。最后也是最重要的，我做秘書期間的三屆總經(jīng)理，每個(gè)人的風(fēng)格都不一樣、對(duì)材料的要求更不一樣，我都分別對(duì)其紙質(zhì)批示版作了總結(jié)，并用于每次的材料寫作中，這也是體現(xiàn)秘書細(xì)心和忠誠的一大法寶。

　　收集素材的好處是顯而易見的。基層國企秘書職責(zé)多，每天經(jīng)手的事情非常繁雜，撰寫工作報(bào)告只是每年中重要的任務(wù)之一，但頻率最少，只有一年兩次、最多也不過五六次，如果沒有大量經(jīng)過分類的素材庫給自己一些安全感，起草報(bào)告的時(shí)間和心理壓力就會(huì)很大，畢竟撰寫工作報(bào)告是一個(gè)系統(tǒng)性工程，只懂業(yè)務(wù)，是寫不出一篇漂亮、完整的報(bào)告的。一方面，把文章的基礎(chǔ)素材收集整齊，多留些時(shí)間深入思考形勢、分析問題、尋找措施，才能寫出有深度、夠水平、準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的報(bào)告，建立每篇報(bào)告的思想脈絡(luò)，進(jìn)而為每屆總經(jīng)理建立自己的思想核心。另一方面，我每次起草的工作報(bào)告總會(huì)有一些“新詞”“新句式”，讓領(lǐng)導(dǎo)班子審閱初稿的時(shí)候時(shí)不時(shí)有點(diǎn)“新感覺”，覺得我用了心，有新意。雖然最終稿大部分“新詞”會(huì)在數(shù)易其稿的過程中被“無情的”刪去，但是哪怕只有一句話是我原創(chuàng)的，都會(huì)覺得特有成就感，這可能屬于文字工作者的小幸福吧。

　　其實(shí)總結(jié)起來，會(huì)寫工作報(bào)告就一個(gè)技巧，就是大量閱讀甚至背誦公文，達(dá)到梳理提綱、熟悉工作、規(guī)范語言的目的。近朱者赤、近墨者黑，多看多學(xué)優(yōu)秀的文章，站在巨人的肩膀上，事半功倍。至于積累素材只是學(xué)習(xí)的一個(gè)方法，學(xué)習(xí)方法因人而異。如果大家覺得積累太麻煩，自己記性很好的話，不妨背幾篇本單位或者上級(jí)單位的工作報(bào)告，詞匯和層次問題就都解決了，過渡和結(jié)束語照搬也肯定不會(huì)有錯(cuò)，“照貓畫虎”，初學(xué)者即使畫不成“虎”，至少也能有模有樣。

　　辦公室的工作急、多、細(xì)、雜，只有優(yōu)秀的秘書，才會(huì)被賦予寫領(lǐng)導(dǎo)講話的重任，被賦予這項(xiàng)任務(wù)也代表著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的高度信任和對(duì)秘書個(gè)人能力、政治覺悟、綜合素質(zhì)的認(rèn)可。作為秘書，自己起草、融合獨(dú)到見解的講話稿由企業(yè)最高負(fù)責(zé)人朗誦出來，讓全公司貫徹執(zhí)行的成就感是其他崗位的員工沒有機(jī)會(huì)體會(huì)的。希望本文能夠給各位新秘書一些實(shí)質(zhì)的啟發(fā)，做到了這些，就能在起草公文的時(shí)候“一揮而就”。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]施新.秘書寫作[M].浙江大學(xué)出版社，2010.

　　[2]譚臻.公文寫作一本通――電力企業(yè)公文寫作使用手冊(cè)[M].中國電力出版社，2014.

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