關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 企業(yè) 管理

　　摘要：在開放、多元化的國際融資環(huán)境中，一系列的舞弊丑聞讓投資者和公眾對于上市公司審計報告的公信力產(chǎn)生懷疑，《薩班斯-奧克斯利法案》應(yīng)運而生，并且成為懸在內(nèi)部治理環(huán)境尚不完善、公司管理水平有待提高的中國海外上市公司頭上的一把利劍。能否通過每年的內(nèi)控評估，獲取一份由獨立審計師出具的干凈、無保留意見的內(nèi)控評估報告成為這些公司年終盤點的首要大事。

　　前言：由于財務(wù)報告產(chǎn)生的整個流程依靠各類信息系統(tǒng)，如果沒有可靠的信息系統(tǒng)和有效的IT控制，則無法產(chǎn)生準確可信的財務(wù)報告。因此要落實薩班斯法案，不但會促使財務(wù)管理機制的變革，還將引發(fā)企業(yè)從業(yè)務(wù)流程到技術(shù)架構(gòu)的一系列變革。公司需要具備有效的工具和系統(tǒng)，重新理解和分析現(xiàn)有財務(wù)報告流程及其內(nèi)部控制系統(tǒng)，以促進溝通、增強內(nèi)部控制架構(gòu)與流線型的財務(wù)和會計行為，并監(jiān)控企業(yè)績效，實現(xiàn)公司風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的有效性。在這種情況下，通過ERP系統(tǒng)理順企業(yè)內(nèi)部控制流程，防范風(fēng)險，提高財務(wù)信息的可靠性成為企業(yè)，尤其是集團式管理的大型上市公司的不二之選。

　　一、ERP基本概念和特點

　　ERP(Enterprise Resource Planning)企業(yè)資源計劃，是一種可以實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。一個強大的ERP系統(tǒng)能夠使財務(wù)的管理控制真正和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系在一起，從而使計劃、預(yù)算、控制、分析的觸角延伸到企業(yè)各個業(yè)務(wù)管理的最末端，為企業(yè)的運作提供決策支持。

　　ERP特點一：是一個業(yè)務(wù)集成的系統(tǒng)，其財務(wù)控制是貫穿整個業(yè)務(wù)流程的，而不只是在記賬時進行事后的核算。特點二：是一個標準化的系統(tǒng)。雖然不同的行業(yè)、不同的業(yè)務(wù)類型、不同的規(guī)模、不同的企業(yè)特點的排列組合會使ERP使用者的需求千變?nèi)f化，但兩個原則可以實現(xiàn)用一個標準化的系統(tǒng)來滿足層出不窮的管理需求——首先，系統(tǒng)可配置，即通過靈活的配置實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)需求，其次，系統(tǒng)立足于最佳業(yè)務(wù)實踐，即把各個行業(yè)先進的管理思想和最佳的業(yè)務(wù)處理模式兼收并蓄到系統(tǒng)中來。

　　二、ERP系統(tǒng)在管理中的初步優(yōu)勢

　　1、完善基礎(chǔ)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程

　　ERP作為公司資源管理信息系統(tǒng)，并非專為財務(wù)所做的會計核算軟件，它的一項重要作用是通過IT系統(tǒng)控制，統(tǒng)一、優(yōu)化、固化整個集團在投資、采購、付款、收入等環(huán)節(jié)的流程，保證各項業(yè)務(wù)得到規(guī)范處理，提高和完善企業(yè)基礎(chǔ)管理。

　　2、規(guī)范細化對供應(yīng)商的管理

　　只有符合招投標管理辦法規(guī)定、簽訂購銷合同的供應(yīng)商才能夠進入ERP系統(tǒng)，規(guī)范了采購行為，防止向無資質(zhì)、未經(jīng)批準的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，同時將每筆合同、每筆訂單的執(zhí)行情況在系統(tǒng)中得到完整的體現(xiàn)，并與實際到貨情況進行匹配，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的異常情況，強化公司采購管理。

　　3、推動業(yè)會合攏，提高財務(wù)信息可信度

　　以往的財務(wù)核算軟件，都是獨立于公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，也就是財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相分離，財務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)均是由財務(wù)人員根據(jù)紙制原始單據(jù)直接錄入到系統(tǒng)中，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)缺乏有效核對，容易造成財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)脫節(jié)。最常見的問題如工程管理方面，業(yè)務(wù)部門已經(jīng)立項，與設(shè)備供應(yīng)商、工程設(shè)計單位和施工單位簽訂了供貨合同，并已經(jīng)開始施工，但財務(wù)部門一直沒有收到業(yè)務(wù)部門傳遞來的原始憑證，該工程項目在財務(wù)賬面沒有得到任何體現(xiàn)。造成財務(wù)部門數(shù)據(jù)失真，財務(wù)報告信息不準確。

　　ERP系統(tǒng)可以通過采購、庫存、工程項目等子模塊，將企業(yè)的采購需求、采購訂單、設(shè)備到貨驗收等環(huán)節(jié)均在同一系統(tǒng)內(nèi)反映，業(yè)務(wù)部門按照業(yè)務(wù)性質(zhì)在前端錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)錄入后，可以由多部門、多人員使用。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的規(guī)則，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為財務(wù)數(shù)據(jù)，改變了原來財務(wù)人員直接錄入會計憑證的方式。保證業(yè)務(wù)部門的信息及時反映到財務(wù)賬面，使財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，提高財務(wù)報告信息質(zhì)量。

　　同時，由于財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在一個綜合系統(tǒng)中，提高了財務(wù)數(shù)據(jù)的共享性。經(jīng)過授權(quán)，其他部門可以了解與本部門有關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，從而提高財務(wù)信息使用的效果，更好的為企業(yè)管理發(fā)揮作用。

　　4、細化會計核算，為成本效益分析和管理決策提供豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

　　ERP系統(tǒng)可以將成本費用明細核算到公司管理的最末端，可以加強末端之間的成本費用對比分析，為成本費用分析和管理決策提供了更廣闊的空間，同時也為逐級預(yù)算管理、分析、控制提供了依據(jù)。

　　ERP系統(tǒng)中會計科目可以區(qū)分為多個段值，通過設(shè)置規(guī)則，將成本費用按產(chǎn)品(收入類別)進行細分，在系統(tǒng)中將每筆費用支出細化到產(chǎn)品，從而實現(xiàn)對每項產(chǎn)品進行投入產(chǎn)出分析，推動公司成本費用定額測算工作。

　　三、ERP系統(tǒng)潛力巨大，逐步挖掘可有效提高管理水平

　　基于ERP系統(tǒng)，提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強對數(shù)據(jù)的挖掘、整理、分析及與內(nèi)控項目之間的協(xié)調(diào)，將系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮，將有效提高企業(yè)精細化管理水平。

　　1、加強供應(yīng)商的管理

　　ERP系統(tǒng)提供的一個重要功能就是對供應(yīng)商和采購行為進行管理。通過匯總系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對每個供應(yīng)商的供貨量等進行統(tǒng)計分析，考察不同供應(yīng)商的采購量和采購品種、采購單價。對于企業(yè)主要原材料，確定合理數(shù)量的主供應(yīng)商，既要避免供應(yīng)商過多，無法形成規(guī)模采購，又要避免供貨過度依賴某一供應(yīng)商，一旦該供應(yīng)商出現(xiàn)供給不足情況，企業(yè)無法及時從其他供應(yīng)商處取得所需的貨物。同時，公司輔以在ERP系統(tǒng)外對每個供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時性和售后服務(wù)進行評價，調(diào)整供應(yīng)商的采購量，以期獲得最佳的采購效果。

　　完善系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商信息，實現(xiàn)對供應(yīng)商的全面了解和掌握。通過將供應(yīng)商名稱、開戶行、銀行帳戶、地點、聯(lián)系人、法人代表、稅務(wù)登記和工商登記代碼等信息納入ERP系統(tǒng)，可以加強對供應(yīng)商資質(zhì)和付款的管理。例如：建立在ERP系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商信息準確、信息傳遞安全的基礎(chǔ)上，付款時檢索系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商的帳戶、開戶行等信息，自動生成網(wǎng)銀支付信息，導(dǎo)入到網(wǎng)銀支付界面，提高付款的準確性和及時性。

　　2、資金管理精細化

　　通過ERP系統(tǒng)，將公司對外承擔(dān)的負債，細化到每個供應(yīng)商和每個合同形成的單張發(fā)票，將債務(wù)管理的精細化水平上一個臺階。

　　(1)、為資金預(yù)測提供了依據(jù)

　　ERP系統(tǒng)中每筆負債都有到期時限。這樣，可以匯總統(tǒng)計在某個特定時間段內(nèi)企業(yè)即將到期的債務(wù)，公司可以根據(jù)到期債務(wù)，做好現(xiàn)金流量測算，及時安排資金，保證償還到期債務(wù)。

　　可以對每個供應(yīng)商的欠款情況進行統(tǒng)計分析�？梢苑治鰧γ總�供應(yīng)商的帳齡，根據(jù)欠款時間長短，綜合平衡，合理安排償付資金，做到先欠的款，先償還。

　　方便與供應(yīng)商之間的對帳�？梢蚤_發(fā)供應(yīng)商對帳單，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)，自動生成與供應(yīng)商的對帳單，提高對對帳的工作效率和準確性，也增強了內(nèi)控制度的可執(zhí)行性。

　　(2)、加強對收入資金的監(jiān)控水平

　　ERP系統(tǒng)可以對公司每個點(可根據(jù)管理需要細化到收入來源的最末端)的收入款項進行管理，便于統(tǒng)計各點收入資金的應(yīng)交、實交、結(jié)存數(shù)額。如果公司建成收入稽核業(yè)會平臺，可以實現(xiàn)每日向ERP系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換收款情況，與財務(wù)部門實際收款情況進行核對，實現(xiàn)對交款的實時跟蹤檢查，提高資金周轉(zhuǎn)效率，降低企業(yè)資金風(fēng)險。

　　(3)、加強對企業(yè)帳面資金收付的分析

　　ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)可以不斷向前端追索，從而對企業(yè)資金收付的最終來源和最終去向進行分析。在收款方面，可以每月分析各收入點資金上劃是否及時;在付款方面，可以分析支付款項的性質(zhì)。例如：對每個工程建設(shè)項目，在按照權(quán)責(zé)發(fā)生制統(tǒng)計資本性支出的同時，還可以按照付現(xiàn)的口徑統(tǒng)計付現(xiàn)資本性支出，滿足對付現(xiàn)資本性支出分析、控制的要求。可以按照現(xiàn)金流量表的口徑，統(tǒng)計各類付現(xiàn)支出。

　　3、充分利用ERP系統(tǒng)的開放式接口，將其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)中

　　ERP系統(tǒng)是一個開放的系統(tǒng)，通過標準的接口，可以將其他系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)中，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，提高準確性和時效。

　　例如：資金結(jié)算人員根據(jù)銀行帳戶資金情況，確定付款銀行，并通過網(wǎng)銀支付，審批后形成的付款單通過接口程序自動轉(zhuǎn)化成會計憑證。

　　更多的發(fā)現(xiàn)和尋找這種機會，通過數(shù)據(jù)的電子式流動，提高ERP系統(tǒng)的綜合處理能力。

　　4、關(guān)聯(lián)交易管理的自動對帳

　　ERP系統(tǒng)中，可以通過會計科目的某個特定段值，將與關(guān)聯(lián)單位之間的交易每筆在系統(tǒng)內(nèi)得到反映，從而為關(guān)聯(lián)交易自動對賬打下基礎(chǔ)。再輔以開發(fā)建立關(guān)聯(lián)交易管理平臺，將ERP中關(guān)聯(lián)交易的信息提取到平臺上，關(guān)聯(lián)單位每月也統(tǒng)計關(guān)聯(lián)交易情況，上傳到關(guān)聯(lián)交易平臺中，實現(xiàn)關(guān)聯(lián)交易按照交易時間、金額、發(fā)票等信息自動對賬。

　　另外，還可以將關(guān)聯(lián)交易的信息自動生成關(guān)聯(lián)交易抵消分錄，生成關(guān)聯(lián)交易合并差額表，減少年末合并會計報表的工作量。

　　5、充分挖掘預(yù)算管理功能

　　對預(yù)算控制，ERP系統(tǒng)可采用以下幾種方式實現(xiàn)：一是系統(tǒng)內(nèi)的審批控制。在ERP系統(tǒng)中錄入采購定單，必須經(jīng)過有權(quán)審批人審批同意�？梢宰龅皆诓少徯袨榘l(fā)生前，對采購行為進行事前控制。對超出預(yù)算的采購不予批準，防止預(yù)算外事項發(fā)生。二是分科目預(yù)算控制。在總帳、應(yīng)付模塊分別設(shè)置資金檢查環(huán)節(jié)，預(yù)算按照控制嚴格程度可分為建議、絕對、無三個級別，分月、分科目、分成本中心錄入預(yù)算控制標準。對于一定不能突破的預(yù)算，可以設(shè)置為絕對控制，一旦突破了預(yù)算，系統(tǒng)將不允許錄入新的數(shù)據(jù)。對于一般的預(yù)算項目，可以設(shè)置建議預(yù)算金額，用于日常預(yù)算分析、比較。三是能夠根據(jù)系統(tǒng)中已簽定但未執(zhí)行的合同，計算預(yù)算保留資金。這樣在進行預(yù)算分析的時候，根據(jù)預(yù)算總額、已完成的預(yù)算、預(yù)算保留三部分計算尚可使用的預(yù)算額度，提高預(yù)算控制能力。

　　四、ERP需要后續(xù)管理

　　當(dāng)然，任何系統(tǒng)都是由人來進行操作的，如果主觀上帶有舞弊的意圖和動機，僅靠系統(tǒng)來控制也是難以實現(xiàn)的。例如，如果主觀上不想將企業(yè)通過“借貨”形成的實物資產(chǎn)在會計賬面反映，可以不將相關(guān)訂單在ERP系統(tǒng)中進行反映，或不做設(shè)備入庫或出庫等手續(xù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)失真，以達到粉飾財務(wù)報告的目的。

　　因此企業(yè)不是上線ERP系統(tǒng)后就萬事大吉了，還應(yīng)從建立崗位分工和內(nèi)部制衡約束機制，強化每位員工的規(guī)范管理、風(fēng)險防范意識，完善公司內(nèi)控流程，加強內(nèi)部審計監(jiān)管等方面與ERP系統(tǒng)結(jié)合構(gòu)筑綜合管理體系，才能真正提高管理層次。

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