摘要：工程檔案是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實記錄，是工程驗收、使用及維護(hù)、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù),也是落實項目工程質(zhì)量責(zé)任制的重要憑證。工程檔案的管理是企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。本文在此從檔案管理的問題出發(fā)，提出了幾點加強(qiáng)工程檔案管理的改善措施。

　　關(guān)鍵詞：工程檔案,管理,問題

　　前言：隨著高新技術(shù)、新材使用的程度越來越高，再加上自動化技術(shù)的普遍應(yīng)用，工程建設(shè)項目檔案管理對建筑項目管理的作用越來越大，與此不相適應(yīng)的是建筑項目管理對建設(shè)工程檔案的重視程度及管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后新形勢的需要。在新形勢下，必須加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案的管理力度，確保工程檔案資料的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性，使建設(shè)工程檔案更好地為建設(shè)工程的高效管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　一、建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

　　1、對建設(shè)工程檔案管理的重視程度不夠

　　雖然建設(shè)工程檔案對整個建設(shè)工程的管理具有全程、系統(tǒng)、真實記錄的作用，用好建設(shè)工程檔案對提高建設(shè)工程管理的整體水平有著重要的影響，但是，在實際工作中，由于建設(shè)工程檔案管理不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此，管理層對建設(shè)工程檔案管理的重視程度不高，甚至有些單位沒有專職的檔案管理人員，直接導(dǎo)致建設(shè)工程檔案管理的失位。這種輕視檔案管理的做法，也導(dǎo)致了建設(shè)工程檔案在收集、整理、歸檔、使用等各個環(huán)節(jié)混亂，檔案丟失、破損、無序管理的現(xiàn)象時有發(fā)生，既不利于單位的科學(xué)發(fā)展，又嚴(yán)重制約了建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。

　　2、建設(shè)工程檔案管理隊伍整體水平不能適應(yīng)新形勢的需要

　　現(xiàn)有的建設(shè)工程檔案管理隊伍的整體水平參差不齊，影響檔案管理工作的整體推進(jìn)。具體表現(xiàn)在：首先，部分檔案管理人員不能按時搜集、整理、歸檔建設(shè)工程檔案，對如何管理工程檔案業(yè)務(wù)不熟練、無從下手；其次，部分檔案管理人員對需要進(jìn)行登記的檔案心中無數(shù)，不能主動同有關(guān)部門取得聯(lián)系，及時上報審查，結(jié)果造成不必要的重復(fù)勞動；第三，部分檔案管理人員在建設(shè)工程檔案歸檔不規(guī)范，甚至遺漏一些至關(guān)重要的資料，如隱蔽工程的質(zhì)量檢驗記錄等。

　　3、建設(shè)工程檔案管理不能適應(yīng)信息化的要求

　　現(xiàn)代化管理技能是建設(shè)工程檔案管理人員必備的一項技能，特別是熟練操作計算機(jī)的技能和軟件運(yùn)用和管理技能決定著檔案管理人員能否緊跟時代步伐，推動檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。但是，在建設(shè)工程檔案管理的實踐中，部分管理人員不能適應(yīng)信息化給建設(shè)工程檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，不能熟練實現(xiàn)檔案的信息化管理，不能根據(jù)建設(shè)工程的實際情況，并結(jié)合整個單位的信息化管理進(jìn)程使用好、管理好檔案管理軟件。這個問題的存在，阻礙了建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

　　二、健全制度，領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好建設(shè)項目檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵

　　重點建設(shè)項目施工單位多，對檔案管理的要求不盡統(tǒng)一，所以只有按照上級部門的有關(guān)規(guī)定，制定統(tǒng)一的管理制度，才能使重點建設(shè)項目檔案管理工作有法可依。我們要從國家發(fā)布的有關(guān)檔案的法律法規(guī)入手，加強(qiáng)對這些規(guī)章制度的宣傳，自上而下，增強(qiáng)企業(yè)的全員檔案意識。檔案人員應(yīng)深入一線，指導(dǎo)項目部的檔案人員平時的檔案工作。針對施工企業(yè)點多分散的特點，加強(qiáng)組織對企業(yè)檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要從人力、物力、財力各方面全力支持企業(yè)的檔案工作。對檔案實際統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，建立公司的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，成立綜合檔案室，設(shè)立專業(yè)檔案員和項目部的兼職檔案員，持證上崗，由兼職檔案員負(fù)責(zé)平時項目的文件資料收集工作。

　　任何一項工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和強(qiáng)有力的支持，是很難做好的，重點建設(shè)項目的檔案管理工作也是樣。因此，作為檔案人員，在日常工作中要經(jīng)常通過各種方式向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作的重要性和相關(guān)的法規(guī)、條例，使檔案工作是一項缺之不可的重要工作的思想注入領(lǐng)導(dǎo)心中，使領(lǐng)導(dǎo)成為做好檔案工作的堅強(qiáng)后盾。例如，某些單位領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，在重點工程立項之初，就成立了重點工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和授權(quán)下，檔案人員及時組織本單位和施工單位相關(guān)人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)還將重點建設(shè)項目檔案管理工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、科室和人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核，使各項制度落到實處。

　　三、轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理

　　從實際情況看，建筑工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型建筑工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成；臨時機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解建筑工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：

　　1、追蹤收集適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程

　　檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。

　　2、分階段收集

　　適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型建筑工程及某些跨年度的建筑工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

　　3、強(qiáng)制性收集

　　適用于對某些人員分散、臨時機(jī)構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項建筑工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

　　四、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　在新形勢下，要想將建筑企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊伍。要對他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來提高檔案工作人員的素質(zhì)呢？其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場培訓(xùn)是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實際操作結(jié)合起來，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢下建筑企業(yè)檔案管理工作的需要。

　　五、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

　　隨著計算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國建筑檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰�通過借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使建筑企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認(rèn)識到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進(jìn)而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同建筑企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的建筑企業(yè)，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設(shè)。而對于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實施、逐步推進(jìn)的方式。

　　六、總結(jié)

　　綜上所述，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時機(jī)，認(rèn)真分析工作中所出現(xiàn)的一些問題，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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