摘要：隨著企業(yè)的發(fā)展，新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域所形成的文件資料源源不斷，傳統(tǒng)的觀念和歸檔文件范圍劃分方法已不能適應(yīng)新的形勢和要求。因此，檔案管理必須根據(jù)不斷發(fā)展變化的形勢和要求。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。

　　關(guān)鍵詞：科技文件材料,工程歸檔,檔案管理

　　前言

　　工程檔案同樣又是一種信息資源，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分。工程檔案是歷史的真實記錄和客觀再現(xiàn)。一方面它全過程記錄了工程建設(shè)；另一方面，通過工程檔案資源的開發(fā)和共享，又客觀公正地反映了其價值。是一個單位綜合管理和基礎(chǔ)管理工作中不可缺少的重要組成部份；是體現(xiàn)一個單位基礎(chǔ)管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準化、系統(tǒng)化的重要標(biāo)志；是一個單位政策、措施、辦法、規(guī)定等基礎(chǔ)資料的活字典。

　　1材料歸檔范圍現(xiàn)狀

　　市場經(jīng)濟的發(fā)展、經(jīng)營理念的不斷更新以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，使得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)領(lǐng)域及范圍不斷拓展。同時，工程咨詢、工程監(jiān)理、工程總承包等業(yè)務(wù)延伸領(lǐng)域的項目也出現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢。伴隨著新興業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展，大量科技檔案材料應(yīng)運而生。反映這些新內(nèi)容的各類文件資料、圖紙不論是種類還是內(nèi)容都發(fā)生了新的變化。以前的《科技檔案管理辦法》已無法全面涉及和涵蓋這些新領(lǐng)域所產(chǎn)生的科技檔案材料。源源不斷產(chǎn)生的各種資料哪些應(yīng)該歸檔、應(yīng)如何進行科學(xué)的分類編目等問題都是現(xiàn)實而急迫需要研究解決的問題。

　　2歸檔范圍界定的必要性

　　檔案是國家的寶貴財富，具體到一份文件，一張圖紙，一卷檔案，其保存價值是不同的。做好科技文件材料歸檔范圍的界定工作，重點保護具有永久和長期保存價值的檔案，是檔案管理者的一項重要內(nèi)容。應(yīng)該說，接收進館檔案數(shù)量的多少并不是我們工作追求的目標(biāo)。我們在指導(dǎo)思想上、在制度建設(shè)上以及接收歸檔和管理工作中，有一些方面是值得進一步研究和改進的。因此，積極有效地開展科技文件材料歸檔前的界定工作，顯得越來越迫切和重要。

　　在實際工作中。確定好文件的歸檔范圍，并按此范圍做好文件接收鑒定工作，不僅從源頭上保證了檔案的質(zhì)量。使檔案資源得以優(yōu)化，而且減輕了以后存毀鑒定的負擔(dān)，有利于減輕日后檔案的整理、保管、利用等一系列工作的壓力，提高工作效率，有利于檔案科學(xué)規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平的提高，使檔案工作更加健康地發(fā)展。

　　3歸檔界定工作的內(nèi)容

　　3．1完整性鑒定

　　歸檔資料的完整性是指歸檔范圍的要求，從整個工程項目來說，歸檔的文件材料不能缺項。從具體項目來說，每套科技文件材料不能缺少各個組成部分。缺少任何一部分，都會給日后的生產(chǎn)建設(shè)帶來不利影響。完整性是科技文件材料鑒定工作的基本內(nèi)容，也是首先要解決的問題。無論是什么項目，確定歸檔范圍都要齊全、完整、成套。

　　3．2準確性鑒定

　　歸檔材料的準確性。是指檔案的內(nèi)容真實地反映工程項目的實際情況和建設(shè)過程。歸檔的電子文件與紙質(zhì)一致。底圖和藍圖相符，帳圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備。因此科技文件材料的準確性的鑒定至關(guān)重要。

　　3．3系統(tǒng)性鑒定

　　歸檔材料的系統(tǒng)性是指遵循科技文件材料之間的有機聯(lián)系。進行科學(xué)地分類和系統(tǒng)地排列。便于保管利用。鑒于企業(yè)常以客體事物(工程項目)為利用檔案的特點，凡是圍繞工程形成的各類檔案均應(yīng)作為該工程檔案的組成部分進行系統(tǒng)化管理。

　　4歸檔界定的原則和基本框架

　　4．1原則

　　4．1．1思想性。從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案價值。這條原則指明了在文件材料的歸檔范圍界定過

　　程中在思想、觀點方面所要遵循的準則。

　　4．1．2效用性。文件是否有用?有效使用時間有多長?效用有多大?在什么范圍內(nèi)使用?“效用”是確定文件取舍的準繩，也是劃定檔案保管期限的依據(jù)。這個原則指明了歸檔范圍界定過程的總要求，反映了歸檔界定行為的共性和特色，揭示了文件材料歸檔范圍界定實踐活動的規(guī)律。

　　4．1．3質(zhì)量性。各類文件材料特別是科技文件，在形成過程中都有國家、行業(yè)或企業(yè)規(guī)定的文件組成內(nèi)容和質(zhì)量標(biāo)準。

　　4．1．4連續(xù)性。對于同一項目，在不同時期和階段可能會形成不同內(nèi)容的文件材料；每個項目又可能派生出與原項目密切相關(guān)的其他工作。對于此類項目所形成的文件材料。在界定歸檔范圍時，應(yīng)充分考慮項目本身的內(nèi)在聯(lián)系和因果關(guān)系，通過歸檔的文件材料反映出項目的全貌。

　　4．1．5整體性。在界定歸檔文件材料范圍時。應(yīng)把工程項目作為一個整體．凡屬于該項目的文件材料，不論是哪個單位完成的，均應(yīng)納入歸檔的范圍。

　　4．2基本框架

　　在確定歸檔范闈界定原則的基礎(chǔ)上，界定文件材料歸檔范圍時應(yīng)從幾個方面加以考慮：①國家、行業(yè)或本單位有明確規(guī)定的。這是歸檔范圍界定中應(yīng)遵循的基本標(biāo)準；②反映生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟建設(shè)和科技創(chuàng)新等具有查考價值的最終的成果性檔案；③在生產(chǎn)、科研和管理過程中形成的具有查考利用價值的過程性或階段性成果的檔案；④在生產(chǎn)、科研等工作中的外部接口文件。主要包括任務(wù)書、委托書(函)、中標(biāo)通知書、合同書、甲乙方之間技術(shù)業(yè)務(wù)往來文字材料等開展工作的依據(jù)性文件材料：⑤中外合資建設(shè)工程檔案；⑥境外工程項目檔案。

　　歸檔范圍框定得過寬或過窄都是不利的。過寬，必然把本來不應(yīng)歸檔保存的科技文件材料劃入歸檔范圍，造成科技檔案的臃腫龐雜，帶來人、財物的浪費；歸檔范圍劃定過小，必然把本來應(yīng)該歸檔保存的科技文件材料排斥在歸檔范圍之外，造成科技檔案的殘缺不全，給科技檔案的利用帶來困難，破壞了科技檔案的完整性。

　　5企業(yè)積累技術(shù)與經(jīng)驗的重要手段

　　工程檔案是工程建設(shè)企業(yè)在道路、港口、橋梁、建筑等城市活動的產(chǎn)物，工程建設(shè)的成果主要體現(xiàn)在兩方面：一是工程實體、二是工程檔案。工程檔案是對工程建設(shè)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營狀況的直接記錄與真實反映，記載了企業(yè)生產(chǎn)活動的過程與結(jié)果、工程技術(shù)、工程經(jīng)驗等。工程檔案作為工程建設(shè)成果的直接載體，已成為積累并儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的重要工具與手段。

　　由上可見，工程檔案是一項持之以恒的工作，認識到工程檔案在工程建設(shè)中的重要性，加強規(guī)范化管理，是防患于未然的必要手段。工程檔案涉及到諸多專業(yè)知識，具有信息量大、工作量大、范圍廣等特點，這也對工程檔案技術(shù)人員提出了更高的要求。只有不斷加強工程檔案的建設(shè)工作，才能進一步提高工程建設(shè)的效率與質(zhì)量，促進經(jīng)濟效益與社會效益穩(wěn)步上升。

　　6結(jié)束語

　　企業(yè)信息化是一個長期而又復(fù)雜的工程，不可能一蹴而就，一勞永逸，必須在充分論證與準備的基礎(chǔ)上緩步推進。作為企業(yè)信息化工程一部分的檔案信息化建設(shè)自然也不能脫離實際，盲目推進，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟基礎(chǔ)協(xié)調(diào)，與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)，與信息技術(shù)相協(xié)調(diào)，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。檔案行政管理部門應(yīng)綜合考慮各方面的因素，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極聯(lián)合其他政府部門、工商聯(lián)、行業(yè)協(xié)會、商會等各個方面的力量加強論證和宣傳，培育企業(yè)檔案信息化建設(shè)的氛圍，把阻力轉(zhuǎn)化為開拓創(chuàng)新的能力和動力。

　　參考文獻：

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