浙江師范大學(xué)檔案館易濤同志發(fā)表在《檔案管理》2013年第1期的《〈歸檔文件整理規(guī)則〉在高校的適用范圍研究——兼與卞咸杰同志商榷》（以下簡稱《易文》），對本人發(fā)表在《檔案管理》2010年第1期的《高校各類檔案以件歸檔的實踐——以鹽城師范學(xué)院為例》中關(guān)于《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）（以下簡稱《規(guī)則》）適用于高校各個類別檔案的觀點進(jìn)行質(zhì)疑，認(rèn)為“從《規(guī)則》本身以及檔案自身特點等方面考量，《規(guī)則》不適用于高校非文書類檔案”。[

　　摘要：高校把《歸檔文件整理規(guī)則》的運用擴(kuò)展到非文書檔案中，對高校的科技檔案、專門檔案按“件”歸檔，是對高校檔案整理工作的改革與創(chuàng)新。文章從高校以“件”歸檔適用范圍擴(kuò)大合理性的依據(jù)、以“件”為原則的整理方法適合科技檔案的特點、其他類別檔案“件”的確立標(biāo)準(zhǔn)、減少非文書檔案的整理工作量以及按件整理對統(tǒng)計和檢索的意義等5個方面，論證《歸檔文件整理規(guī)則》適用于高校所有類別的紙質(zhì)檔案。

　　關(guān)鍵詞：高校檔案,文書檔案,科技檔案,歸檔文件,檔案整理

　　本人非常欽佩易濤同志對真理的探索求實精神，對檔案理論研究的認(rèn)真鉆研態(tài)度，但對其關(guān)于《規(guī)則》不適用于高校非文書類檔案的觀點不敢茍同，特撰此文就以下幾個方面求教于易濤同志及各位同行。

　　1高校以“件”歸檔適用范圍擴(kuò)大的合理性缺乏足夠的解釋和論證嗎？

　　《易文》對高校以“件”歸檔范圍的擴(kuò)大進(jìn)行了否定，本人不同意這個觀點�！兑�(guī)則》作為檔案行業(yè)的推薦標(biāo)準(zhǔn)，是檔案行業(yè)科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的總結(jié)，各地、各單位實現(xiàn)形式有5種，一是直接采用《規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)；二是壓縮選用《規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)；三是對《規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容作補(bǔ)充后實施；四是制定并實施配套辦法、細(xì)則；五是制定并實施嚴(yán)于《規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)�！兑�(guī)則》制定時因條件所限，主要針對文書檔案，而科技檔案和專門檔案未能制定與文書檔案配套的實施標(biāo)準(zhǔn)，各地、各單位根據(jù)《規(guī)則》已有的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，自行制定與其配套的標(biāo)準(zhǔn)，以便更全面有效地實施標(biāo)準(zhǔn)。目前，全國內(nèi)地31個省、自治區(qū)和直轄市中，除河北省、吉林省、安徽省、山東省和西藏自治區(qū)外，有26個制定了實施辦法、細(xì)則等。盡管各地的辦法、細(xì)則仍然集中在文書檔案，但這并不妨礙《規(guī)則》在高校擴(kuò)展到其他類別的運用。

　　《規(guī)則》對適用的歸檔文件種類進(jìn)行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料，旨在對文書檔案立卷工作進(jìn)行改革，暫未涉及科技、會計等專門檔案以及聲電子等特殊載體檔案的整理工作，但“與《規(guī)則》精神能兼容的，將在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)，在國家檔案行政管理部門與有關(guān)部門協(xié)商后進(jìn)行修訂，逐步向《規(guī)則》靠攏”。[2]許多高校在文件整理的工作中，已經(jīng)把《規(guī)則》延伸到其他類別，如，合肥工業(yè)大學(xué)、海南大學(xué)、蘭州大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)、山西大同大學(xué)、鹽城師范學(xué)院、鹽城工學(xué)院等許多高校都把“歸檔文件”定義為“本校在各項職能和業(yè)務(wù)活動中形成的、**完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。不僅如此，有些高校還把《規(guī)則》擴(kuò)展到非紙質(zhì)載體，如內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法第二條指出：“本實施辦法適用我校在教學(xué)、科研、行政管理等活動中形成的，已**完畢、作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料及軟盤材料的整理。”

　　任何改革都是對不合時宜的事物進(jìn)行變革和創(chuàng)新，按照《易文》的觀點，《規(guī)則》規(guī)定外的就不能改革，那么，新中國成立以來，文書檔案一直是按立卷的形式進(jìn)行整理的，就不能以“件”歸檔了嗎？要看到幾十年來，立卷的方式有一定可取之處，只是隨著現(xiàn)代技術(shù)尤其是計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與運用，不適應(yīng)形勢發(fā)展需要。事實上，《規(guī)則》從醞釀到頒布經(jīng)歷了4年的時間，同時，在實施《規(guī)則》之前，廣東、福建等省和深圳市以及中國工商銀行總行、國家外匯管理局等機(jī)關(guān)進(jìn)行試點，并在試點地區(qū)和機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)研及綜合各方面的意見修改基礎(chǔ)上，最終被批準(zhǔn)實施的。《規(guī)則》的制定和實施并沒有否定傳統(tǒng)的做法，也不是照搬國外的模式，而是在遵循歸檔文件整理工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)的做法和其他國家的經(jīng)驗進(jìn)行綜合和揚(yáng)棄。同樣，高校對《規(guī)則》的靈活運用并非標(biāo)新立異，而是對《規(guī)則》的完善與發(fā)展。

　　2以“件”為原則的整理方法違背了科技檔案成套性特點嗎？

　　科技檔案是高校檔案中的一大門類，與其他檔案相比，它無論是在內(nèi)容構(gòu)成與形成規(guī)律上，還是在管理與作用特征上，均有自己的特點。其中，成套性是科技檔案最顯著的特點。《易文》以科技檔案的成套性為理由，認(rèn)為以“件”為原則的整理方法違背了科技檔案的成套性特點。事實果真如此嗎？科技檔案的成套性反映了科技檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成的整體特征。高校的科技檔案中主要包括三個方面：科研類、基本建設(shè)類和儀器設(shè)備類。其中，科研檔案的成套特征表現(xiàn)在按課題成套，即圍繞一項課題研究活動中所形成的具有保存價值的文件構(gòu)成一套科研檔案。在內(nèi)容構(gòu)成上有準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果申報、應(yīng)用轉(zhuǎn)化等階段。基本建設(shè)檔案指各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基建項目在規(guī)劃、設(shè)計、施工、使用和維修活動中形成的科技檔案。其成套特征表現(xiàn)在按工程項目成套，圍繞一個工程項目的進(jìn)行，至少會形成工程設(shè)計、施工、竣工和監(jiān)理等四類檔案。在內(nèi)容構(gòu)成上有前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工和竣工等階段。儀器設(shè)備檔案指作為固定資產(chǎn)的各種機(jī)器設(shè)備、儀器儀表、實驗器材等設(shè)備在購置（自制）、使用、維修中形成的科技檔案。成套特征表現(xiàn)在按儀器設(shè)備的類別、型號成套。

　　在上述科技檔案中，成套性的特點非常明顯，但這與以“件”歸檔并不矛盾，相反，本人認(rèn)為，這種成套性的特點更適合于按“件”整理，正如山西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院的蘇文麗所言：“高校不僅文書檔案可采用文件級管理，專業(yè)技術(shù)類檔案也可以按《規(guī)則》的方法進(jìn)行文件級管理。”“文書檔案與專業(yè)技術(shù)檔案，在一個全宗檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號方法、整理原則、保管單位及管理方法都是一致的，在實施《規(guī)則》時專業(yè)技術(shù)類檔案也可以用同一標(biāo)準(zhǔn)采用文件級管理，‘卷’轉(zhuǎn)化為‘件’也同樣可以保持專業(yè)技術(shù)檔案的成套性、系統(tǒng)性和完整性。”[3]成套性是科技檔案的特點，但不是科技檔案的專寵。在文書檔案中，如會議檔案也具有成套性的特點，它是圍繞一次會議所形成的具有保存價值的相互聯(lián)系的文件，如，會議通知、會議日程、會議議程、與會人員名單、報告、討論稿、發(fā)言材料、會議提案、會議記錄和會議紀(jì)要等。難道說，會議檔案是成套的，成套的就不能按“件”整理，那么，會議檔案也就不能按“件”整理了？可見，能否以“件”歸檔整理與檔案的“成套性”并沒有直接的關(guān)聯(lián)性。不僅高校檔案界在嘗試將《規(guī)則》擴(kuò)展到其他類別中，其他行業(yè)也在做這方面的努力，如，中國海洋檔案館的張明和、侯秀生和薛惠芬提出了在科技檔案整理改革中要淡化卷的概念，推行件的操作；江蘇省環(huán)境監(jiān)測中心的黃楨提出計算機(jī)環(huán)境下科技檔案卷、件整理相結(jié)合實踐。此外，干部人事檔案按件整理的呼聲也越來越強(qiáng)烈，如，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院的張瑞菊、四川大學(xué)的陳濤、樂山師范學(xué)院的秦蓉、徐州醫(yī)學(xué)院的呂萍、寧波大學(xué)的葛志媛以及長沙理工大學(xué)的吳小輝、謝荷等學(xué)者均撰文對此進(jìn)行理論探討。尤其是2009年中組部修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》印發(fā)后，許多單位在實踐中，用《規(guī)則》指導(dǎo)干部人事檔案的整理工作。

　　3其他類別檔案“件”的確立缺乏客觀標(biāo)準(zhǔn)嗎？

　　“件”是歸檔文件的整理單位，《規(guī)則》在“件”的確定中，列舉了7種形式，其中“每份文件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可各為一件”這3種形式的件可視為自然件，另外“文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件”這4種形式的件其實是組合件。在地方檔案行政管理部門的實施辦法、細(xì)則中，《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施辦法》關(guān)于“件”的確定形式最多，在《規(guī)則》基礎(chǔ)上擴(kuò)展到13種形式，其中，對《規(guī)則》中的“報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可各為一件”進(jìn)行了完善與補(bǔ)充，增加了“會議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次**的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件”。

　　可以看出，無論是《規(guī)則》，還是地方的辦法、細(xì)則，關(guān)于件的確定，不管是哪一種形式，都是經(jīng)過實踐、反復(fù)推敲而確定的，都是有一定的客觀標(biāo)準(zhǔn)，并非主觀臆斷。西安理工大學(xué)的馮春蓮、張發(fā)亮和劉英則三位同志提出：“對于高校其他各類檔案，雖然它們具有各自的形成規(guī)律和特點，但只要辯證地理解‘件’與‘卷’的概念，《規(guī)則》完全可以推廣應(yīng)用到高校各類檔案管理中去。”[4]揚(yáng)州大學(xué)檔案館黃金國認(rèn)為，“文書檔案與科技檔案和專門檔案……都是本單位工作活動的記錄和產(chǎn)物，它們的本質(zhì)屬性——原始記錄性相同，它們共同遵循文件生命周期理論和文件檔案的自然形成規(guī)律……正確處理好歸檔文件‘件’的界定、實體分類方法的確定與歸檔文件的著錄等諸多重要環(huán)節(jié)工作，整理結(jié)果就會符合《規(guī)則》要求”。[5]

　　高校其他類別檔案“件”的確定，是有一定客觀標(biāo)準(zhǔn)的，這種客觀標(biāo)準(zhǔn)是建立在《規(guī)則》的“整理原則”上，該原則的內(nèi)容“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。[6]這與傳統(tǒng)的立卷原則相比較，兩者的內(nèi)容是完全一致，說明歸檔文件整理的基本規(guī)律是客觀存在的。因此，高校其他類別檔案“件”的確定，不是主觀臆斷，不是對《規(guī)則》中關(guān)于“件”的否定，而是基于《規(guī)則》的關(guān)于“件”的擴(kuò)展與補(bǔ)充。

　　4按件整理不能減少非文書檔案的整理工作量嗎？

　　《易文》肯定《規(guī)則》在文書檔案中，按件整理減少了工作環(huán)節(jié)，但認(rèn)為在非文書檔案領(lǐng)域，“從實際工作情況來看，在檔案實體的裝訂方面，因為裝訂對象由一卷文件細(xì)化至每份文件，按件整理方式中裝訂工作量沒有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩(wěn)定而有效的做法，無疑給具體工作增加了難度”。[7]本人認(rèn)為，按件整理不能減少非文書檔案的整理工作量的觀點不一定成立。

　　裝訂對象由一卷文件細(xì)化至每份文件，工作量到底是減少還是增加，不能一概而論，這要看裝訂的方法如何�！兑�(guī)則》要求歸檔文件應(yīng)按件裝訂，對裝訂材料未作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可，裝訂方法不限于三孔一線。各地方檔案行政管理部門裝訂方法則作了詳細(xì)規(guī)定，如，江蘇省檔案局要求“裝訂方式可采用縫紉機(jī)或江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)�，可保持原貌不變。一個單位的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一，短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變”。[8]江蘇省只是對非短期保存的文件材料更改裝訂方式，且裝訂的方法多樣化，尤其是成冊不易拆釘?shù)模�可保持原貌不變。這對于高校教學(xué)檔案中的招生、學(xué)籍、成績、就業(yè)方案等裝訂成冊的材料而言，大大減少了裝訂的程序，怎能說是增加工作量？除此之外，高校會計檔案中已經(jīng)裝訂成冊的報表、會計憑證，基建檔案中裝訂成冊的招投書，等等，同樣不需要二次裝訂。正如山西農(nóng)業(yè)大學(xué)太原園藝學(xué)院的布建中所言：“各類檔案按《規(guī)則》整理歸檔，不但減少工作量，還解決了原來就有的‘卷’、‘件’共存的情況，統(tǒng)一了檔案的整理。”[9]《易文》舉例說明用縫紉機(jī)線裝的文件在進(jìn)行數(shù)字化掃描時很難拆除后進(jìn)行高速掃描，并以此證明按件整理并沒有減少非文書檔案的整理工作量。難道文書檔案用縫紉機(jī)線裝能減少整理工作量，而非文書檔案就不能？再說用縫紉機(jī)線裝并不是非文書檔案的唯一裝訂方法。不管是文書檔案，還是非文書檔案，在同一個單位，裝訂方法應(yīng)保持統(tǒng)一。裝訂材料的選擇首先要符合檔案保護(hù)的要求，裝訂用具既要考慮降低成本，還要考慮不能影響檔案的使用壽命。從目前各地的裝訂用具來看，主要有三大類，一類是線裝，除傳統(tǒng)的三孔一線外，還有用縫紉機(jī)線裝；一類是粘貼，即用糨糊或膠水粘貼；還有一類是變形材料裝訂，包括塑料制品和鋼釘、不銹鋼夾等。至于在實際工作量中選用哪一類裝訂材料，應(yīng)從實際出發(fā)，如甘肅中醫(yī)學(xué)院在裝訂方式上的做法是“紙質(zhì)在10頁以內(nèi)，采用‘粘貼法’；10頁～20頁，采用‘三孔一線法’；與鋼夾厚度相當(dāng)?shù)牟捎娩搳A夾��；更厚的文件用‘三孔一線法’”。[10]因此，從整體上看，裝訂方法不是劃分文書檔案與非文書檔案工作量增加與否的依據(jù)。5其他類別檔案按件整理對于統(tǒng)計和檢索沒有多大意義嗎？

　　《易文》也承認(rèn)，檔案統(tǒng)計的基本單位由卷與件并存給直觀比較和統(tǒng)計分析館館藏數(shù)量帶來了困難，但又認(rèn)為“如果據(jù)此擴(kuò)展《規(guī)則》的適用范圍則有舍本逐末之嫌”，[11]提出檔案整理方式的選擇要遵循《規(guī)則》的整理原則。本人認(rèn)為《規(guī)則》在高校適用范圍的擴(kuò)展并未違背《規(guī)則》的整理原則，既提高了各類檔案整理的工作效率，又便于高校檔案的各種統(tǒng)計和檢索。檔案統(tǒng)計是檔案事業(yè)一項基礎(chǔ)性工作，是全面了解掌握檔案工作概況及發(fā)展變化的基本手段，也是科學(xué)規(guī)劃檔案事業(yè)發(fā)展藍(lán)圖及有針對性地解決檔案工作難題的重要依據(jù)。不可否認(rèn)，《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)》中檔案統(tǒng)計的單位是卷、件并存。在高校，科技檔案、專門檔案中也有很多文書檔案，如教學(xué)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、財會檔案、出版檔案中的綜合類與非綜合類分別按件、卷歸檔或統(tǒng)一立卷，這就給檔案館藏統(tǒng)計和利用統(tǒng)計帶來了困難。所有類別的檔案以“件”歸檔，在統(tǒng)計上就會減少障礙，便于統(tǒng)一。

　　《易文》認(rèn)為，“在計算機(jī)檢索的情況下，在目錄建設(shè)體系均建立在文件級的基礎(chǔ)上時，按件整理的各種檢索方式和效果會同樣表現(xiàn)在按卷整理的文件檢索中”。[12]這個觀點是正確的，但并不代表高校其他類別檔案按件整理對于檢索就沒有意義。尤其是《易文》還認(rèn)為“‘案卷’作為聯(lián)系文件之間歷史微觀聯(lián)系的作用而存在，……反而給檢索結(jié)果的查全率和查準(zhǔn)率帶來幫助”。[13]這否定按件歸檔的檢索效果是錯誤的。檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)方針是“強(qiáng)化收集，簡化整理，細(xì)化檢索，深化利用”，由此可以看出，“細(xì)化檢索”是《規(guī)則》的一個顯著特征，它推進(jìn)了以計算機(jī)為現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理實現(xiàn)的進(jìn)程，為檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)打下了基礎(chǔ)。應(yīng)該承認(rèn)，傳統(tǒng)的組卷模式是按照“六個特征”相結(jié)合使用的原則進(jìn)行立卷，在歷史上對文件歸檔起到一定的作用，尤其是對文件實體進(jìn)行相對集中并使之系統(tǒng)化，實現(xiàn)了對案卷級、文件級檔案的檢索利用�！兑�(guī)則》提出的文件級整理思路，是基于計算機(jī)技術(shù)的運用，借助其強(qiáng)大的多途徑檢索能力，直接滿足文件級檔案檢索的需要。因此，在高校檔案整理中，把《規(guī)則》擴(kuò)展至非文書檔案，有著重要的意義，能夠進(jìn)一步提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。

　　總之，《規(guī)則》是我國文書檔案立卷改革的一次重大突破，同時也對高校檔案工作簡化工作程序、提高工作效率、文檔一體化管理等起了促進(jìn)作用。從現(xiàn)實情況來看，高校對要不要實施《規(guī)則》、如何實施《規(guī)則》的觀點并不統(tǒng)一，可以說是眾說紛紜，各抒己見。一些學(xué)者和檔案工作者對高校各類檔案全面實施《規(guī)則》進(jìn)行了理論探討，提出了明確的觀點�！兑孜摹氛J(rèn)為，《規(guī)則》在高校適用范圍上不能擴(kuò)展的觀點是可以理解的，但不能完全否定《規(guī)則》在高校其他類別上運用取得的成績。要充分認(rèn)識到《規(guī)則》實施的背景是為適應(yīng)辦公自動化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源。高校檔案管理的現(xiàn)代化程度越來越高，而《規(guī)則》的實施正是建立在計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運用基礎(chǔ)上的，這就為檔案信息資源的開發(fā)利用和館際信息交流提供了便捷的條件。高校在《規(guī)則》適用范圍上先行一步，可以為《規(guī)則》的進(jìn)一步完善與發(fā)展提供實踐經(jīng)驗。

　　注：本文為鹽城師范學(xué)院教育科學(xué)研究項目《檔案管理學(xué)》課程教學(xué)理論與實踐的結(jié)合的階段性研究成果。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1][7][11][12][13]易濤.《歸檔文件整理規(guī)則》在高校的適用范圍研究——兼與卞咸杰同志商榷[J].檔案管理，2013（1）：62～64.

　　[2]郭樹銀.歸檔文件整理工作指南[D].北京：中國大百科全書出版社，2001：34.

　　[3]蘇文麗.高校實施《歸檔文件整理規(guī)則》適用性的研究[J].蘭臺世界，2011（10）：48～49.

　　[4]馮春蓮，張發(fā)亮，劉英則.貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》開創(chuàng)高校檔案管理新局面[J].機(jī)電兵船檔案，2003（5）：11～12.

轉(zhuǎn)載請注明來自：http://www.jinnzone.com/shehuixuelw/25466.html