本文以該項(xiàng)目中作者參與的部分為例，主要說明的問題為在本項(xiàng)目研究開發(fā)過程中遇到的溝通、管理問題，主要包括：通過多種溝通、交流方式的實(shí)施，與項(xiàng)目組成員進(jìn)行直截了當(dāng)?shù)纳钊霚贤�，避開中間瑣碎的環(huán)節(jié)，達(dá)到及時(shí)、迅速、高效的交流目的；發(fā)揮、思考良好的溝通技巧；靈活地運(yùn)用傾聽和反饋措施；通過定期召開高效項(xiàng)目會議等舉措實(shí)時(shí)的、靈活的有效溝通管理。我們參照UML的方法分析項(xiàng)目活動(dòng)過程，建立有效的信息管理機(jī)制，加強(qiáng)信息溝通和信息交流。

　　摘要：2010年10月至2011年6月我所在的單位組織研發(fā)《船閘運(yùn)行質(zhì)量管理系統(tǒng)》，該文作者作為業(yè)主方參與的項(xiàng)目為研發(fā)信息系統(tǒng)部分。在研發(fā)本信息系統(tǒng)的過程中作者深切的認(rèn)為使項(xiàng)目得以順利完成的關(guān)鍵在于良好的溝通和管理，方能達(dá)到預(yù)定的質(zhì)量和進(jìn)度要求的保障。

　　關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)工程,組織協(xié)調(diào),UML,溝通管理

　　本文所介紹軟件根據(jù)實(shí)際船閘在運(yùn)行和管理中的需求，設(shè)置了以下九個(gè)模塊：安全生產(chǎn)管理、運(yùn)行秩序管理、船舶信息管理、船舶調(diào)度管理、船舶登記管理、系統(tǒng)設(shè)置、船舶收費(fèi)管理、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表、船舶過閘管理，這九個(gè)模塊可以實(shí)現(xiàn)已下7大功能：

　　1）為提高船舶實(shí)際運(yùn)行中的規(guī)范化、科學(xué)化水平，本軟件依靠在網(wǎng)絡(luò)條件，可以實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)船舶的排檔、調(diào)度的智能化，并在調(diào)度、過閘等操作環(huán)節(jié)中同步顯示該船舶的實(shí)時(shí)檔位圖；

　　2）可以實(shí)現(xiàn)在船舶運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，如過閘登記、售票、調(diào)度、過閘確認(rèn)等步驟中實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，有利于船舶運(yùn)行調(diào)度管理過程的透明化、公開化；

　　3）在研發(fā)信息系統(tǒng)的過程中為深入貫徹落實(shí)《蘇北運(yùn)河船閘運(yùn)行管進(jìn)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控手冊》中規(guī)定的要求，本系統(tǒng)中已設(shè)置有可自動(dòng)生成從船舶登記開始到過閘確認(rèn)結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的所有操作人員所做工作記錄備份，因而可以實(shí)現(xiàn)對操作人員工作質(zhì)量的全程追溯；

　　4）本信息系統(tǒng)中通過對用戶的采用權(quán)限進(jìn)行管理，根據(jù)對不同人員角色進(jìn)行劃分，分別授予的權(quán)限也不同。與此同時(shí)，本系統(tǒng)通過具體的細(xì)致劃分各不同功能模塊的操作行為特征和及各模塊的工作要求，已達(dá)到減少或杜絕實(shí)際運(yùn)行過程中有可能會發(fā)生的各種管理上的漏洞或者盲區(qū)。

　　5）為貫徹落實(shí)相關(guān)船舶安全管理體系的要求，具體針對不同崗位的職責(zé)要求不同，在本系統(tǒng)中設(shè)置了對各自崗位需要實(shí)施的安全內(nèi)容采取自評、檢查、評價(jià)等方式；

　　6）在本系統(tǒng)中通過設(shè)置IP現(xiàn)崗位計(jì)算機(jī)綁定促使，可使船舶從登記、售票、調(diào)度、過閘確認(rèn)等環(huán)節(jié)及日常維護(hù)、安全巡查等環(huán)節(jié)必須到有工作人員到指定崗位進(jìn)行操作，因而確保了各個(gè)崗位職責(zé)的要求切實(shí)得到有效貫徹。

　　7）在本系統(tǒng)通過特殊設(shè)計(jì)使得其可以自動(dòng)連續(xù)的完成統(tǒng)計(jì)船閘運(yùn)行閘次、通過數(shù)量、過閘費(fèi)、物種，流向的功能。

　　在系統(tǒng)的研發(fā)過程中，該文作者主要運(yùn)用的輔助溝通工具是microsoftproject2003，運(yùn)用該輔助工具建立了一個(gè)相關(guān)的項(xiàng)目管理網(wǎng)站，以該網(wǎng)站作為一個(gè)信息通信和資源共享的平臺，通過該平臺及時(shí)的發(fā)布消息，讓研發(fā)團(tuán)隊(duì)各成員實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，以此增進(jìn)各方的溝通交流。正是因?yàn)楸疚淖髡咴陧?xiàng)目的初期階段（即啟動(dòng)階段）就深刻的認(rèn)識到在完成本項(xiàng)目的過程中組織、協(xié)調(diào)的關(guān)鍵行左右，因此作者一開始就通過多種溝通、交流方式的實(shí)施，為避開中間瑣碎的環(huán)節(jié)，選擇與項(xiàng)目組成員進(jìn)行直截了當(dāng)?shù)纳钊霚贤ǎ�以達(dá)到及時(shí)、迅速、高效的交流目的，發(fā)揮、思考良好的溝通技巧，靈活地運(yùn)用傾聽和反饋的措施；通過定期召開高效項(xiàng)目會議等舉措實(shí)時(shí)的、靈活的進(jìn)行有效溝通管理。

　　1靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目各方溝通，避免中間環(huán)節(jié)

　　溝通交流的方式多種多樣，具體來說，主要分為電子郵件溝通、電話溝通和經(jīng)理信息系統(tǒng)溝通三種。在這三種方式中只有善于靈活應(yīng)用才會達(dá)到良好溝通的效果。具體針對本項(xiàng)目而言，采用的溝通形式主要由三種：一、每周一次進(jìn)度評審。在完成項(xiàng)目過程中，項(xiàng)目組每周都會組織一次進(jìn)度評審，而在達(dá)到一個(gè)里程碑式的階段時(shí)，項(xiàng)目組都會通過舉行正式進(jìn)度評審會，對之前已完成的工作進(jìn)行總結(jié)并對規(guī)劃下一步工作。二、搭建開放式論壇。為更好的方便項(xiàng)目組成員能隨時(shí)的暢所欲言，該文作者專為項(xiàng)目組搭建了一個(gè)開放式論壇，各成員可以隨時(shí)留言，而后大家共同討論。三、公布各成員電子信箱。通過公布各成員電子信箱，各成員間可私下大膽地交流實(shí)際中遇到的問題，相互間提供建議和參考。作者通過公布信箱，收集到了很多信息可運(yùn)用與決策過程中，同時(shí)作者回答的一些普適性的問題對其他成員也有較大的借鑒意義。

　　2發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋

　　良好的溝通是成功的開始，在項(xiàng)目組成員間討論時(shí)，作者就恰如其分的注意了這一點(diǎn)。具體來說，如交流過程中對方說話時(shí)不隨意打斷，整個(gè)交流過程中保持心平氣和的語氣，當(dāng)遇到困難或者問題時(shí)，從不同角度、不同方向思考解決的方案，當(dāng)成員間迷惑時(shí)，運(yùn)用一些通俗易懂的實(shí)例予以說明。在溝通氣氛緊張時(shí)，作者能用詼諧幽默的語言緩解緊張的氣氛，整個(gè)過程中做到能贊美、能變通、能幽默。同時(shí)，良好的傾聽素質(zhì)也是必要的，這可以通過恰當(dāng)肯定的面部表情體現(xiàn)出來，當(dāng)然，溝通過程中適當(dāng)?shù)姆答佉驳谋夭豢缮俚�，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，該文作者特別注意了反饋談訪的內(nèi)容與書面考評意見的一致，不避重就輕，從而達(dá)到良好溝通效果。

　　3召開高效的項(xiàng)目會議

　　項(xiàng)目會議是為確保項(xiàng)目信息的有效溝通、跟蹤項(xiàng)目研究進(jìn)展、制定下階段項(xiàng)目計(jì)劃、解決當(dāng)前面臨的問題、最終確保項(xiàng)目按計(jì)劃完成而進(jìn)行的一種有效手段。本項(xiàng)目中，主要召開的項(xiàng)目會議主要由：一、項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會，參會人員為項(xiàng)目當(dāng)事人，會議目的為鼓舞士氣、明確目標(biāo)、統(tǒng)一思想。二、每周一次項(xiàng)目例會，參會人員為項(xiàng)目各方負(fù)責(zé)人，會議目的為檢查項(xiàng)目進(jìn)度、查找問題并針對各問題制定相應(yīng)解決措施。三、每月一次項(xiàng)目評審會，會議目的為總結(jié)本月工作完成情況，制定下一月工作計(jì)劃。四、項(xiàng)目總結(jié)大會，項(xiàng)目組全體成員參加，會議目的為總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，完成項(xiàng)目功勞分配。五、項(xiàng)目后評價(jià)會議，參會人員為各方專家，會議目的為學(xué)習(xí)和反饋，對整個(gè)研究過程進(jìn)行總結(jié)。當(dāng)然，高效會議的召開其前期工作也是必不可少的，如確定會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等。為讓項(xiàng)目組成員間建立一個(gè)共同的項(xiàng)目目標(biāo)和協(xié)調(diào)一致的行為準(zhǔn)則，該文作者通過對本項(xiàng)目的管理及實(shí)施過程的詳細(xì)分析，制定了一套適合本項(xiàng)目活動(dòng)過程的模型，該模型最基本的要求是要能讓項(xiàng)目各方都能充分的理解模型所表達(dá)的內(nèi)涵，從而使得項(xiàng)目各方都能理解自己在項(xiàng)目中與各成員間的相互關(guān)系，然后認(rèn)可并接受這種關(guān)系。作者參照UML的分析和表達(dá)方法，設(shè)計(jì)了一個(gè)項(xiàng)目管理模型，該模型中項(xiàng)目成員間消息傳遞的順序和關(guān)系通過使用順序圖和協(xié)作圖來表示，項(xiàng)目成員間的聯(lián)系和流程通過使用一系列帶泳道的活動(dòng)圖來表示；最后，定義了一個(gè)針對GIS工程的技術(shù)、管理文檔的屬性、功能要求的信息和文檔管理模型。通過對上述項(xiàng)目管理模型分析的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目組得以在具體實(shí)施計(jì)劃中制定具體的信息管理、信息通信、配置管理、組織協(xié)調(diào)的有效機(jī)制。

　　4建立有效的信息管理機(jī)制

　　有效的信息管理機(jī)制是保證項(xiàng)目管理UML模型能夠?qū)崿F(xiàn)的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，本項(xiàng)目組即規(guī)定所有參研人員都要求按照UML模型標(biāo)準(zhǔn)編制文檔，并將文檔交于信息管理員統(tǒng)一歸檔。項(xiàng)目組同時(shí)規(guī)定，每一階段的項(xiàng)目驗(yàn)收或者里程碑階段的驗(yàn)收皆以是否及時(shí)完成文檔編制為第一評判標(biāo)準(zhǔn)，未按標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)完成文檔編制的不予簽署意見。此外，信息管理員也應(yīng)及時(shí)將監(jiān)理專題報(bào)告、監(jiān)理周報(bào)、會議紀(jì)要、項(xiàng)目變更文件等文檔及時(shí)分發(fā)給。三方的聯(lián)系人

　　本軟件自投入運(yùn)行以來，規(guī)范了船閘工作人員的工作行為，確保了船舶過閘的秩序最大限度實(shí)現(xiàn)公開、公平、公正，同時(shí)系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)擋檔功能，一系列措施的實(shí)施提高了閘室空間利用率和船閘運(yùn)行效率，大大降低船閘的運(yùn)行成本，從而從根本上減少了船舶待閘的時(shí)間，減少了各閘船之間的矛盾，因?yàn)榈玫搅藦V大船員的一致好評。

　　在該信息系統(tǒng)項(xiàng)目研發(fā)中，由于采用了以上的方法，使參建各方形成了較好的合作關(guān)系，使項(xiàng)目得以順利完成，并且達(dá)到預(yù)定的質(zhì)量和進(jìn)度要求，重新回顧該項(xiàng)目開發(fā)過程，項(xiàng)目的成功離不開良好的溝通管理。

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