本文以該項目中作者參與的部分為例，主要說明的問題為在本項目研究開發(fā)過程中遇到的溝通、管理問題，主要包括：通過多種溝通、交流方式的實施，與項目組成員進行直截了當(dāng)?shù)纳钊霚贤ǎ�避開中間瑣碎的環(huán)節(jié)，達到及時、迅速、高效的交流目的；發(fā)揮、思考良好的溝通技巧；靈活地運用傾聽和反饋措施；通過定期召開高效項目會議等舉措實時的、靈活的有效溝通管理。我們參照UML的方法分析項目活動過程，建立有效的信息管理機制，加強信息溝通和信息交流。

　　摘要：2010年10月至2011年6月我所在的單位組織研發(fā)《船閘運行質(zhì)量管理系統(tǒng)》，該文作者作為業(yè)主方參與的項目為研發(fā)信息系統(tǒng)部分。在研發(fā)本信息系統(tǒng)的過程中作者深切的認為使項目得以順利完成的關(guān)鍵在于良好的溝通和管理，方能達到預(yù)定的質(zhì)量和進度要求的保障。

　　關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)工程,組織協(xié)調(diào),UML,溝通管理

　　本文所介紹軟件根據(jù)實際船閘在運行和管理中的需求，設(shè)置了以下九個模塊：安全生產(chǎn)管理、運行秩序管理、船舶信息管理、船舶調(diào)度管理、船舶登記管理、系統(tǒng)設(shè)置、船舶收費管理、統(tǒng)計分析報表、船舶過閘管理，這九個模塊可以實現(xiàn)已下7大功能：

　　1）為提高船舶實際運行中的規(guī)范化、科學(xué)化水平，本軟件依靠在網(wǎng)絡(luò)條件，可以實時實現(xiàn)船舶的排檔、調(diào)度的智能化，并在調(diào)度、過閘等操作環(huán)節(jié)中同步顯示該船舶的實時檔位圖；

　　2）可以實現(xiàn)在船舶運行的各個環(huán)節(jié)，如過閘登記、售票、調(diào)度、過閘確認等步驟中實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，有利于船舶運行調(diào)度管理過程的透明化、公開化；

　　3）在研發(fā)信息系統(tǒng)的過程中為深入貫徹落實《蘇北運河船閘運行管進廉政風(fēng)險防控手冊》中規(guī)定的要求，本系統(tǒng)中已設(shè)置有可自動生成從船舶登記開始到過閘確認結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的所有操作人員所做工作記錄備份，因而可以實現(xiàn)對操作人員工作質(zhì)量的全程追溯；

　　4）本信息系統(tǒng)中通過對用戶的采用權(quán)限進行管理，根據(jù)對不同人員角色進行劃分，分別授予的權(quán)限也不同。與此同時，本系統(tǒng)通過具體的細致劃分各不同功能模塊的操作行為特征和及各模塊的工作要求，已達到減少或杜絕實際運行過程中有可能會發(fā)生的各種管理上的漏洞或者盲區(qū)。

　　5）為貫徹落實相關(guān)船舶安全管理體系的要求，具體針對不同崗位的職責(zé)要求不同，在本系統(tǒng)中設(shè)置了對各自崗位需要實施的安全內(nèi)容采取自評、檢查、評價等方式；

　　6）在本系統(tǒng)中通過設(shè)置IP現(xiàn)崗位計算機綁定促使，可使船舶從登記、售票、調(diào)度、過閘確認等環(huán)節(jié)及日常維護、安全巡查等環(huán)節(jié)必須到有工作人員到指定崗位進行操作，因而確保了各個崗位職責(zé)的要求切實得到有效貫徹。

　　7）在本系統(tǒng)通過特殊設(shè)計使得其可以自動連續(xù)的完成統(tǒng)計船閘運行閘次、通過數(shù)量、過閘費、物種，流向的功能。

　　在系統(tǒng)的研發(fā)過程中，該文作者主要運用的輔助溝通工具是microsoftproject2003，運用該輔助工具建立了一個相關(guān)的項目管理網(wǎng)站，以該網(wǎng)站作為一個信息通信和資源共享的平臺，通過該平臺及時的發(fā)布消息，讓研發(fā)團隊各成員實時了解項目進展情況，以此增進各方的溝通交流。正是因為本文作者在項目的初期階段（即啟動階段）就深刻的認識到在完成本項目的過程中組織、協(xié)調(diào)的關(guān)鍵行左右，因此作者一開始就通過多種溝通、交流方式的實施，為避開中間瑣碎的環(huán)節(jié)，選擇與項目組成員進行直截了當(dāng)?shù)纳钊霚贤ǎ�以達到及時、迅速、高效的交流目的，發(fā)揮、思考良好的溝通技巧，靈活地運用傾聽和反饋的措施；通過定期召開高效項目會議等舉措實時的、靈活的進行有效溝通管理。

　　1靈活運用多種溝通方式，直接與項目各方溝通，避免中間環(huán)節(jié)

　　溝通交流的方式多種多樣，具體來說，主要分為電子郵件溝通、電話溝通和經(jīng)理信息系統(tǒng)溝通三種。在這三種方式中只有善于靈活應(yīng)用才會達到良好溝通的效果。具體針對本項目而言，采用的溝通形式主要由三種：一、每周一次進度評審。在完成項目過程中，項目組每周都會組織一次進度評審，而在達到一個里程碑式的階段時，項目組都會通過舉行正式進度評審會，對之前已完成的工作進行總結(jié)并對規(guī)劃下一步工作。二、搭建開放式論壇。為更好的方便項目組成員能隨時的暢所欲言，該文作者專為項目組搭建了一個開放式論壇，各成員可以隨時留言，而后大家共同討論。三、公布各成員電子信箱。通過公布各成員電子信箱，各成員間可私下大膽地交流實際中遇到的問題，相互間提供建議和參考。作者通過公布信箱，收集到了很多信息可運用與決策過程中，同時作者回答的一些普適性的問題對其他成員也有較大的借鑒意義。

　　2發(fā)展良好的溝通技能，善于運用傾聽和反饋

　　良好的溝通是成功的開始，在項目組成員間討論時，作者就恰如其分的注意了這一點。具體來說，如交流過程中對方說話時不隨意打斷，整個交流過程中保持心平氣和的語氣，當(dāng)遇到困難或者問題時，從不同角度、不同方向思考解決的方案，當(dāng)成員間迷惑時，運用一些通俗易懂的實例予以說明。在溝通氣氛緊張時，作者能用詼諧幽默的語言緩解緊張的氣氛，整個過程中做到能贊美、能變通、能幽默。同時，良好的傾聽素質(zhì)也是必要的，這可以通過恰當(dāng)肯定的面部表情體現(xiàn)出來，當(dāng)然，溝通過程中適當(dāng)?shù)姆答佉驳谋夭豢缮俚模�在適當(dāng)?shù)臅r候，該文作者特別注意了反饋談訪的內(nèi)容與書面考評意見的一致，不避重就輕，從而達到良好溝通效果。

　　3召開高效的項目會議

　　項目會議是為確保項目信息的有效溝通、跟蹤項目研究進展、制定下階段項目計劃、解決當(dāng)前面臨的問題、最終確保項目按計劃完成而進行的一種有效手段。本項目中，主要召開的項目會議主要由：一、項目啟動動員大會，參會人員為項目當(dāng)事人，會議目的為鼓舞士氣、明確目標、統(tǒng)一思想。二、每周一次項目例會，參會人員為項目各方負責(zé)人，會議目的為檢查項目進度、查找問題并針對各問題制定相應(yīng)解決措施。三、每月一次項目評審會，會議目的為總結(jié)本月工作完成情況，制定下一月工作計劃。四、項目總結(jié)大會，項目組全體成員參加，會議目的為總結(jié)工作經(jīng)驗，完成項目功勞分配。五、項目后評價會議，參會人員為各方專家，會議目的為學(xué)習(xí)和反饋，對整個研究過程進行總結(jié)。當(dāng)然，高效會議的召開其前期工作也是必不可少的，如確定會議時間、地點、參會人員等。為讓項目組成員間建立一個共同的項目目標和協(xié)調(diào)一致的行為準則，該文作者通過對本項目的管理及實施過程的詳細分析，制定了一套適合本項目活動過程的模型，該模型最基本的要求是要能讓項目各方都能充分的理解模型所表達的內(nèi)涵，從而使得項目各方都能理解自己在項目中與各成員間的相互關(guān)系，然后認可并接受這種關(guān)系。作者參照UML的分析和表達方法，設(shè)計了一個項目管理模型，該模型中項目成員間消息傳遞的順序和關(guān)系通過使用順序圖和協(xié)作圖來表示，項目成員間的聯(lián)系和流程通過使用一系列帶泳道的活動圖來表示；最后，定義了一個針對GIS工程的技術(shù)、管理文檔的屬性、功能要求的信息和文檔管理模型。通過對上述項目管理模型分析的基礎(chǔ)上，項目組得以在具體實施計劃中制定具體的信息管理、信息通信、配置管理、組織協(xié)調(diào)的有效機制。

　　4建立有效的信息管理機制

　　有效的信息管理機制是保證項目管理UML模型能夠?qū)崿F(xiàn)的基礎(chǔ)。在項目啟動初期，本項目組即規(guī)定所有參研人員都要求按照UML模型標準編制文檔，并將文檔交于信息管理員統(tǒng)一歸檔。項目組同時規(guī)定，每一階段的項目驗收或者里程碑階段的驗收皆以是否及時完成文檔編制為第一評判標準，未按標準及時完成文檔編制的不予簽署意見。此外，信息管理員也應(yīng)及時將監(jiān)理專題報告、監(jiān)理周報、會議紀要、項目變更文件等文檔及時分發(fā)給。三方的聯(lián)系人

　　本軟件自投入運行以來，規(guī)范了船閘工作人員的工作行為，確保了船舶過閘的秩序最大限度實現(xiàn)公開、公平、公正，同時系統(tǒng)能實現(xiàn)自動擋檔功能，一系列措施的實施提高了閘室空間利用率和船閘運行效率，大大降低船閘的運行成本，從而從根本上減少了船舶待閘的時間，減少了各閘船之間的矛盾，因為得到了廣大船員的一致好評。

　　在該信息系統(tǒng)項目研發(fā)中，由于采用了以上的方法，使參建各方形成了較好的合作關(guān)系，使項目得以順利完成，并且達到預(yù)定的質(zhì)量和進度要求，重新回顧該項目開發(fā)過程，項目的成功離不開良好的溝通管理。

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