隨著人類文明和技術(shù)的進(jìn)步，不同于紙質(zhì)檔案的特殊載體檔案種類不斷豐富。通常特殊載體檔案是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實(shí)物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。

　　摘要：高校作為文化傳承、科技創(chuàng)新、服務(wù)社會(huì)的基地，日常工作中會(huì)產(chǎn)生多種不同載體的檔案。為管理好這些特殊載體檔案，本文通過對(duì)部分在京高校特殊載體檔案進(jìn)行調(diào)研，提出了管理策略。

　　關(guān)鍵詞：特殊載體檔案管理高等學(xué)校

　　一、高校特殊載體檔案的概念和研究必要性

　　相比紙質(zhì)檔案，它記錄信息更立體、直觀、生動(dòng)，在還原事件和現(xiàn)場(chǎng)細(xì)節(jié)上具有獨(dú)特作用，在辦展、編研中尤顯突出，能提升檔案產(chǎn)品的文化性、趣味性，宣傳、教育作用強(qiáng)。本文所研究的高校特殊載體檔案是指高校所保存的除了紙質(zhì)檔案之外的其他各種載體檔案的總稱。特殊載體檔案在校園文化傳播、校史校志展陳、國(guó)內(nèi)外交流、學(xué)生德育教育、學(xué)校信息資源產(chǎn)品開發(fā)中發(fā)揮的作用越來越重要。因此各高校檔案部門有必要加強(qiáng)對(duì)特殊載體檔案的管理。

　　二、高校特殊載體檔案管理現(xiàn)狀

　　高校特殊載體檔案主要集中在影音聲像檔案、縮微膠片、印章、獎(jiǎng)杯、錦旗、標(biāo)牌、對(duì)外交流中的紀(jì)念品、校友捐贈(zèng)物品、書畫作品、教學(xué)或科研標(biāo)本及電子檔案等。2013年筆者對(duì)20家在京高校進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示，85%的高校檔案機(jī)構(gòu)館藏中涉及特殊載體檔案，其中75%的高校涉及聲像檔案，85%涉及到各類實(shí)物檔案。但管理現(xiàn)狀不容樂觀，具體表現(xiàn)在以下4個(gè)方面：

　　(一)保管分散、檔案完整性差

　　特殊載體檔案的完整性包括兩層含義：一是數(shù)量齊全，二是每一份檔案的實(shí)體和元數(shù)據(jù)等背景信息完整。調(diào)查顯示，高校特殊載體檔案完整性差，如有的重大活動(dòng)產(chǎn)生了很多特殊載體檔案，但是歸檔的僅為其中的少部分，很多分散保存在不同的部門、不同的人員手中;有的僅重視紙質(zhì)文件的管理，根本沒有對(duì)特殊載體進(jìn)行歸檔管理，導(dǎo)致缺少相應(yīng)的特殊載體檔案;還有的特殊載體檔案僅僅歸檔了內(nèi)容本身，沒對(duì)相關(guān)的背景信息、結(jié)構(gòu)信息等元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔;絕大多數(shù)依然按照紙質(zhì)檔案的歸檔方式，被動(dòng)的接收檔案，等到需歸檔時(shí)，很多特殊載體檔案早已無從找起。這些管理現(xiàn)狀導(dǎo)致高校特殊載體檔案的完整性差。

　　(二)保管條件不好，檔案安全無保障

　　特殊載體檔案的安全包括實(shí)體的安全和內(nèi)容的安全。各類特殊載體檔案由于其載體的特殊性，如記錄圖像信息的照片，記錄聲音信息的唱片、錄音磁帶，同時(shí)記錄聲音和圖像信息的膠片、錄像磁帶等，尤其是隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用，開始大量產(chǎn)生使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)作為存儲(chǔ)載體的新信息，對(duì)保管條件有更嚴(yán)格的特殊要求。中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》GB/ T11821-89規(guī)定保存膠片的適宜溫濕度為：溫度13℃～15℃，相對(duì)濕度35%～45%;保存照片的適宜溫濕度為：溫度14℃～24℃，相對(duì)濕度45%～60%。庫房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不能大于±5%;實(shí)物檔案形態(tài)各異、尺寸不一，保管條件要因質(zhì)地不同而需區(qū)別對(duì)待。同時(shí)，保存環(huán)境還應(yīng)該保持空氣清潔、防光、防塵、防霉、防火等。但調(diào)查顯示僅有10%的高校設(shè)有特殊載體檔案的專門庫房，大多數(shù)高校由于經(jīng)費(fèi)不足、重視度不夠等原因根本沒有提供保存特殊載體檔案的條件，無法保證特殊載體檔案的實(shí)體安全。據(jù)調(diào)查30%的高校有校史館，15%的高校辦展時(shí)由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)實(shí)施，但檔案人員并沒有充分利用這一機(jī)會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取支持。從內(nèi)容安全看，還應(yīng)該有備份(包括異地備份)措施，但從調(diào)查數(shù)據(jù)看，特殊載體檔案年均數(shù)字化存儲(chǔ)量500-1000G的占10%，但80%無備份標(biāo)準(zhǔn)、備份工作未正常開展，更無異地備份。一旦因病毒、誤操作、災(zāi)難等損毀檔案，將造成無法彌補(bǔ)的損失。

　　(三)可讀性差，利用受限

　　由于載體特殊、種類繁多，特殊載體檔案經(jīng)常需要借助特定軟硬件才能閱讀利用，管理和傳播的成本相對(duì)較高;雖然國(guó)家檔案局2011年第9號(hào)令《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中提出：“檔案館在收集檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。”但調(diào)查顯示，實(shí)際工作中大部分高校專用設(shè)備接收長(zhǎng)期沒被列入收集計(jì)劃，也沒有對(duì)相關(guān)設(shè)備的情況、檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)同時(shí)歸檔，更沒有轉(zhuǎn)化成歸檔管理通用軟件可接收、閱讀的格式，從而導(dǎo)致可讀性差;還有一些檔案，由于特殊載體容易損壞，沒有保管好，導(dǎo)致無法閱讀。可讀性差，影響了特殊載體檔案更好地提供利用、發(fā)揮功效。

　　(四)制度落實(shí)不到位，人員檔案素養(yǎng)不夠，管理不規(guī)范

　　特殊載體檔案是新技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，雖然國(guó)家及各行業(yè)已經(jīng)有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894—2002)、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T 15-95)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T 17678.1-1999)，但由于各高校檔案人員在特殊載體檔案管理方面的技術(shù)等跟不上時(shí)展的需要，如無法指導(dǎo)相關(guān)人員對(duì)特殊載體檔案開展歸檔工作;無法或者沒有意識(shí)對(duì)特殊載體檔案在歸檔時(shí)進(jìn)行可讀性、完整性、病毒等方面的檢測(cè);在保存管理中，無法按規(guī)定每隔一段時(shí)間對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行檢測(cè)。調(diào)查對(duì)象中，高校檔案機(jī)構(gòu)管理特殊載體檔案的工作人員45%為檔案專業(yè)畢業(yè)，但只有10%接受過特殊載體檔案管理的專門培訓(xùn);45%的高校在進(jìn)行數(shù)字化備份時(shí)，出于技術(shù)、設(shè)備、人員等綜合因素，會(huì)選擇外包;檔案產(chǎn)生人員檔案意識(shí)薄弱，有些部門或個(gè)人出于競(jìng)爭(zhēng)、評(píng)獎(jiǎng)等私心，將特殊載體檔案據(jù)為己有;領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此重視不夠，支持力度不夠;缺乏有效的監(jiān)督和保障措施。這些使得特殊載體檔案相關(guān)管理制度落實(shí)不到位，管理不規(guī)范。

　　閱讀期刊：《歷史檔案》

　　《歷史檔案》(季刊)創(chuàng)刊于1981年，是中國(guó)第一歷史檔案館主辦的學(xué)術(shù)季刊，全國(guó)歷史類中文核心期刊，是全國(guó)首家刊布?xì)v史檔案的刊物。以公布明清時(shí)期檔案史料為主，適當(dāng)公布1949年以前其他歷史時(shí)期的檔案，同時(shí)，刊載利用檔案、資料撰寫的學(xué)術(shù)論文。集資料性、學(xué)術(shù)性于一身，兼及知識(shí)性。多年來，一直在檔案界、史學(xué)界及廣大文史愛好者中享有良好的聲譽(yù)。

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